如何利用工作流自动化软件最大限度地提高效率

工作流自动化加速了业务交流和流程。

大多数企业都希望在降低运营成本的同时提高投资回报率(ROI)。工作流自动化软件为各种规模的企业提供了许多自动化关键业务任务的可能性，并节省了员工在重复工作上的时间。

根据您自动化的任务，工作流自动化工具可以显著地影响日常流程的许多重要方面。

这篇博客深入挖掘了工作流自动化软件，它的好处，以及如何将它实现到您的业务中。让我们从工作流自动化的基础开始。

大多数工作流自动化平台都提供了直观的用户界面(UI)，使得非技术用户可以轻松地在他们的系统中管理和实现工作流。这些平台还支持广泛的第三方应用程序，所以你可以集成你所选择的应用程序，并在一个地方管理你的所有工作。

为什么工作流自动化很重要?

手工工作流程占用的时间可以更好地花在关键任务上。持续的人工干预使流程更慢，更容易出错。

这里有一些你应该放弃手工工作流程并将其自动化的原因。

1.更多的错误

手工任务容易出错。即使是一个微小的错误也会造成严重的后果。财务损失，不精确的策略，以及由于错误造成的额外成本会对您的业务产生负面影响。自动化完成同样的任务，几乎没有出错的机会。

2.劳动力成本增加

管理复杂的手工任务需要一个熟练的劳动力，获得和维护成本很高。想想要花费多少时间和资源来雇佣合适的技能，让他们在相同的重复任务上工作，而不是重要的业务方面。手工工作会导致劳动力成本增加，没有创新和增长的空间。

那么自动化是如何提供帮助的呢?

自动化通过消除雇佣更多人员的手工流程来降低劳动力成本，因此您可以轻松地与一个紧凑的、熟练的团队一起工作。

3.员工满意度下降

几乎没有人喜欢每天做同样的工作。太多重复的手工任务会让你的员工感到厌烦，降低积极性，导致生产力和效率的降低。有限的职业发展可能会迫使他们寻找其他机会。

自动化你的工作流程是让你的团队专注于更重要的任务，提高员工士气和满意度的最佳方式。

4.慢的过程

更多地依赖手工流程的最大缺点之一是向前推进所花费的时间。审批过程非常缓慢，而且需要在部门之间不断地来回审批。这部分是因为移动纸质文档需要时间、精力和精力。离线提醒也不能很好地工作，导致进一步的延迟。

缓慢的流程可能会严重阻碍业务增长和扩张，因为通过供应满足需求或仅仅满足目标成为一个问题。向网上审批的转变可能会缓解许多这些问题。

5.客户满意度降低

客户忠诚源于卓越客户体验．如果你的客户支持没有达到标准，你的客户可能会不满意。延迟的人工流程会导致更长的等待时间和不满的客户，他们不害怕在网上表达他们的抱怨和担忧。

自动化您的工作流可以加快流程并提高响应性。这会增加客户满意度，创造更快乐的客户，并提高你的声誉。

工作流自动化软件的好处

使用工作流自动化软件，您不必关注小细节或通过堆积如山的文书工作。你有更多的时间来规划未来，实现更好的业务增长。它还有什么其他好处?让我们来看看。

提高任务效率

您可以将多个应用程序与工作流自动化软件集成，以促进自动化数据共享。这样可以节省每次创建任务时手动输入数据的时间;用触发器和动作设置一个自动化的工作流程来自动化你的任务，节省时间和精力。

高效的管理

切换到自动在线审批系统可以帮助您有效地管理审批。数字文件和文件比纸质文件更容易传输。文件可以通过电子邮件或链接共享，这取决于所使用的应用程序，即时在线提醒确保在截止日期前完成。

将整个流程在线化也有利于高级管理人员，使他们能够通过全企业范围的绩效跟踪更密切地监控运营。

降低成本

转向软件自动化是有前期成本的。然而，从长远来看，这是可以抵消的。工作流自动化软件可以帮助企业在更短的时间内完成更多的工作，并减少对数据输入工作的需求。建立自动化软件程序的成本远低于全职员工的工资和福利。

使用会计库存管理，甚至员工入职软件为了节省在这些流程的广泛培训上花费的时间。自动化会大大减少错误，这也降低了错误管理的成本。

更好的客户关系

在这个快节奏的世界里，客户服务自动化是前进的有效途径。近年来，客户的行为和期望发生了根本性的变化。他们期待更好、更快、更有效的支持和解决方案。为了满足日益增长的需求，您需要工作流自动化来充分利用数字化客户服务功能。

例如，将所有通信平台集成到统一的界面中，以更好地管理客户交互。您还可以同步票务平台和客户关系管理系统(crm)自动分配门票，管理客户查询，并跟踪每个关键方面，无需太多干预。

这种新发现的效率将允许你探索客户参与策略，以加强关系，推动更高的销售和收入。

更好的内部协作

工作流自动化软件减少了微观管理，使任务委派更加方便。您可以更好地控制数据，并更好地管理团队或工作角色之间的信息共享。

工作流自动化工具与各种业务应用程序集成，简化了数据交换和协作。例如，用报告软件，您可以自动创建包含关键见解的详细报告，并在团队之间共享，以确保每个人都在同一页面上。

如果你使用Microsoft Teams或Slack等协作工具进行远程工作，你可以轻松地将它们与你的工作同步任务管理软件．这使您能够根据收到的消息自动创建任务并安排会议。容易,对吧?

更大的可伸缩性和扩展空间

因为工作流自动化处理您的大部分日常任务，它可以更好地简化和组织您的工作，鼓励员工探索他们的技能并产生高质量的结果。

更好的组织成为你工作文化中不可分割的一部分，所以你可以更快地实现你的业务目标，为更多的发展机会做好准备。随着工作量的增加，你将拥有一支熟练的员工队伍，可以高效地完成工作。由于自动化减少了雇佣资源的需要，您可以用最少的资源顺利地扩展业务。

工作流自动化软件的类型

您可以基于特定的目标自动化业务的不同方面。这里有一些自动化工具可以帮助你入门。

营销自动化

营销自动化工具简化和自动化各种销售和营销活动，包括潜在客户的产生、培养和转换。

例如，您可以设置一个自动化的工作流，通过门控内容获得更多的线索。用户将更愿意分享他们的详细信息和联系信息，以更多地了解您提供的见解。合理设计的工作流程可以帮助您获得自动生成潜在客户的好处。

另一种使用营销自动化的方法是创建一个与CRM或数据库集成的登录页面。当有人填写表单来访问你的内容时，比如电子书，他们会自动添加到电子邮件列表中，这就触发了你可能已经设置的其他工作流程。

您的CRM工具可以进一步细分这些联系人，并运行有针对性的活动来限定潜在客户。一旦合格，您的销售团队就可以接管并将这些潜在客户转化为客户。

人力资源流程自动化

人力资源管理繁琐、耗时，容易导致效率低下和生产力下降。使用过程自动化软件在美国，你可以将人力资源的许多方面自动化，包括招聘信息、简历筛选、后续跟进等等。

例如，当新员工入职时，您可以轻松地设置一个自动工作流，发送带有入职材料的欢迎或其他个性化电子邮件。这使您可以更好地控制和查看您的任务。自动化还可以使假期和工资管理更容易。

电子商务自动化

经营电子商务业务意味着同时身兼数职，管理几项大大小小的任务。电子商务自动化拯救了这一天。它可以帮助你自动化最平凡的任务，完成高价值的工作。

自动化库存管理是电子商务自动化的最佳用例之一。当一种流行产品的库存不多时，你可以设置自动通知，提示买家在库存用完之前下订单。您可以自动从您的网站上删除脱销的商品，并在新的库存到达时触发它们的返回。

通过在现有基础设施中添加自动化软件，您可以加快运输和物流，更快更有效地完成订单。

客户支持自动化

如果您跨多个平台与客户交互和沟通，请使用客户服务软件将所有交互功能整合到一个统一的平台上，并将相关数据直接输入crm。

您还可以共享自动消息、通知、电子邮件和其他重要更新。只需将社交媒体和电子邮件平台与您的CRM连接起来，并立即通知客户。

使用客户服务软件，您还可以在您的网站或移动应用程序上设置聊天机器人，根据您设置的触发关键字引导用户到自助资源，如知识库、常见问题解答、教程视频等。

您可以进一步同步所有客户服务应用程序，以改进数据共享和管理。通过自动化实现更好的数据可视化，使您能够做出数据驱动的决策并制定更好的策略。

为什么工作流自动化是前进的方向

提高生产力、时间效率和降低成本会对您的业务产生积极的影响。更高的生产力意味着员工能够提供更好、更高质量的结果。

时间效率可以帮助您更快地实现业务目标，在更短的时间内完成更多的工作。通过降低成本和提高性能，您可以扩大您的利润率，为您的企业创造更多的收入。

工作流自动化有能力帮助世界满足不断变化的挑战和消费者需求。通过更好的结果和更快的服务，它使公司比竞争对手更有优势。数字化还为新的机会打开了大门，鼓励创新，并帮助您扩大客户基础。好处是无穷无尽的!

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