让我们面对现实吧，即使是最完美的员工也会在某些时候错过工作。
不管他们是感冒了，家里有紧急情况，还是有重要的快递要送回家，从不缺勤一天的员工是非常罕见的，也不是完全健康的。
当一个员工挂断电话或错过了一个工作日，你如何跟踪这些缺勤?为了确保你的团队始终如一地出勤，你的人力资源部门必须有一个缺勤管理计划。
缺勤管理是指组织如何通过实施政策和程序减少员工缺勤，不包括生病或受伤。它还可以指对缺勤的实际管理，以及如何简化员工请假的方式。
使这些政策和程序有效的最好方法是人力资源部门确保它们正确地传达给员工和经理。缺勤管理有时也被称为考勤管理，是一种更积极地看待和奖励员工出勤的方式。
从本质上讲，人力资源部门应该制定一套政策和程序计划，在员工因生病、受伤或其他不可预见的情况缺勤时给予他们支持，并知道何时对频繁、可疑或过度缺勤的员工进行纪律处分。
无论您的组织或行业的规模如何，制定与公司需求相关且一致的缺勤政策以及支持该政策的程序都非常重要。这可以确保员工总是知道他们的出勤率是多少，以及他们什么时候需要请病假。
当出现意外缺勤时，公司应使用缺勤管理软件跟踪所有员工的数据。如果不跟踪这些信息，您的公司可能会经历高昂的运营和财务成本。拥有正确的软件可以降低员工缺勤的情况，同时提高员工的工作效率。
当你的员工因计划内或计划外的缺勤而不在办公室时，你的公司都会为此花钱。
有一种跟踪和监控员工缺勤率的方法可以确保你的团队的缺勤不是你预算赤字的原因。
此外，缺勤管理可以保护你的团队不受生产力下降的影响。当员工缺席工作时，会对那些正在工作的人造成干扰。这是因为员工在为缺席的团队成员补班或加班。付出额外的努力可能会导致效率降低、员工敬业度降低和倦怠。
如果同一名员工总是缺勤，那么整个员工的疲劳就会成为一个问题。有一个有效的方法来跟踪员工休假可以帮助减少这种疲劳发生的可能性。在缺阵前和缺阵后设定预期，有助于你的团队更快地恢复，从而帮助每个人取得成功。
每个公司的缺勤管理政策和程序都是不同的。不管政策中的规则和规定是什么，都需要在员工入职的第一天就正确地与他们沟通。
无论你的公司决定采取什么措施，它都应该是公平的，一致的，并考虑到可能导致员工旷工的不可预见的情况。无论是像汽车故障这样的小问题，还是像医疗诊断这样的大问题，所有的事情都应该在保单中列出。
为了确保旷工政策尽可能全面，它应该概述一些员工可能旷工的可能原因。员工可能需要缺勤的情况包括:
该政策应该概述员工缺席时应该通知谁，以及如何通知，何时通知。员工也应该了解缺勤数据、测量和记录，以及他们在一段时间后返回工作岗位时可能发生的任何行为。这可以包括面试，讨论，或者跟进如何弥补错过的工作或任务，以及如何加入在他们缺席期间开始的项目。你也可以讨论一下对员工休假时间的期望，比如为他们检查电子邮件的频率设定一个指导方针。
如果适用，保险还应包括缺勤天数的支付细节。这将解释一名员工可以请多少天病假或事假，然后他们就不再有资格领取了带薪休假．如果缺勤成为员工持续存在的问题，该政策还必须规定任何纪律处分的细节。
当你的人力资源部门准备好制定缺勤管理政策时，他们可以遵循以下几个步骤，使其成为一个无缝衔接的过程。
这第一步似乎是显而易见的，但你首先要明确什么是缺勤或迟到，以及什么是可以接受的，什么是不能接受的。这取决于你公司对员工的独特要求。
一旦你的团队根据需要选择了正确的缺勤管理软件，向你的员工解释他们将在该程序中记录缺勤的位置。您还需要指出他们的过去、现在和未来缺席信息在系统中的存储位置。
然后确保员工理解软件是如何工作的，以及他们应该如何使用它。这也意味着他们知道政策中定义了什么类型的休假，休假余额是如何合计的，以及什么类型的休假会影响他们以及如何影响他们。
其次，确保员工了解如何以及何时申请休假。举个例子，你的公司告诉员工，他们必须在休假第一天之前至少14天申请休假。
此外，最好列出请假申请可能被拒绝的原因。
一旦您编写了策略和要遵循的过程，请考虑以下最佳实践，以确保在整个组织中无缝部署。
虽然有效的缺勤管理被认为是人力资源团队的职责，但这不仅仅是他们的工作。个别部门经理也应该拥有政策和程序的所有权，他们也应该接受培训，以沟通如何跟踪缺勤和迟到。
管理人员应了解有关缺勤管理的具体引证，例如:
不幸的是，我们经常会经历一个有害的工作环境的现象．这是指员工强迫自己去上班，即使他们感觉不舒服，也怕受到影响。因此，即使员工在工作，他们的生产力水平也会受到影响，因为他们感觉自己不是最有效率的自己。除了害怕被训斥之外，这也可能是因为他们对工作的真正奉献和享受。
不管是什么原因，经理都应该让员工知道这样做会导致压力、倦怠，并导致低效行为。另外，当一个员工感觉不舒服，但还是来上班时，很可能会让其他员工看不起这个工作环境。
一些组织使用布拉德福德因子或布拉德福德公式来根据员工的缺勤模式计算他们的得分。它的名字来源于布拉德福德大学管理学院(Bradford University School of Management)，该学院在上世纪80年代研究了短期缺勤对企业的影响。
如果定期向员工展示他们的分数，布拉德福德因子可以降低员工缺勤的可能性。
要计算每个员工的得分，公式如下:
sxsxd = B
年代一名员工一年缺勤的总次数是多少
D该员工一年的总缺勤天数是多少
B布拉德福德因子分数是多少
要使用这个公式，假设你的员工Matt在一年内有三次缺勤10天的情况。第一个例子是请一天假去车管所。下一个例子是由于食物中毒请了三天假。最后一个例子是由于流感休学6天。
公式是:
3 × 3 × 10 = 90分
如果您的组织选择实施布拉德福德因素，请考虑设置与布拉德福德点相关的特定触发点。各组织常用的分表分类如下:
重返工作岗位的面试是你的公司减少缺席的好方法劳动力管理策略．当员工离开公司超过一周的时候，这些面试最适合用来重新设定目标，讨论新目标，并确保所有团队成员都拥有成功所需的工具。
另一个减少员工旷工的最佳实践是提供灵活的工作时间和健全的远程工作政策。
考虑一下员工有多少次请了一整天的假去做一件重要的差事，一次不能错过的送货到家，或者一些与家人有关的事情。在家工作或提供灵活的工作时间可以确保他们无缝地处理个人任务和专业工作。
当然，提供一种或另一种或两者都取决于您组织的行业。有些工作显然需要员工亲自工作，但即便如此，也要考虑为你的团队实施灵活的工作时间。
虽然只有少数员工的公司可能可以使用电子表格来跟踪缺勤情况，但利用缺勤管理软件总是很好的，它可以为人力资源部门做一些艰苦的工作。这样，你需要跟踪和管理员工缺勤的所有东西都可以在一个地方找到。
当一个组织希望管理、跟踪和计划员工缺勤时，它应该利用缺勤管理软件。这包括假期、病假等等。公司可以使用缺勤管理系统来定义公司的缺勤情况，同时还可以跟踪经理的所有请求和批准。
要被列入此软件类别，产品必须:
*此列表基于2021年4月14日收集的G2数据和个人G2分数。为了清晰起见，一些评论可能被编辑过。
对于需要人力资源软件的员工人数不超过2000人的中小型公司来说，没有比这更好的方法了Personio．该应用程序旨在使人力资源流程更快、更清晰、更高效，同时让人力资源经理有更多时间专注于员工。从招聘流程、员工管理到工资单，所有的一切都包含在一个系统中，客户喜欢Personio。
“这给了我们这个快速增长的公司所需要的机会和灵活性。这里有很多挑战，比如不断增加的员工数量和等级等级。随着新功能和API的不断开发，我们有信心应对未来的挑战。除此之外，我们还通过Personio进行整个招聘。”
-Personio审查，简·L
当然，并不是所有的功能都是完美的，但Personio似乎在不断地完善这款软件。例如，仪表板已经非常适合小型人力资源团队，但如果您与几个人力资源经理一起工作，仪表板中的任务列表还不够成熟。我们还缺少一些功能，但希望它们很快就会加入。基本功能的可用性很简单，但是你必须考虑到一些角色/假期/工作时间的设置，以确保最终一切设置正确。”
-Personio审查，马丁·B。
顾名思义，247年人力资源管理自动化大量的人力资源功能，再加上它是为智能手机使用而设计的，使员工可以轻松地从任何地方访问该平台。247HRM拥有人才和绩效管理、离职管理、带薪休假、时间和考勤管理等功能。
“我用过很多人力资源软件，但我还没有遇到过一款人力资源软件可以在不需要人工干预或上传津贴的情况下提供无错误的工资单。但是有了247HRM，你就可以了自动化整个工资单从员工考勤记录到休假管理、工资和法定合规。根据我们的要求，它还具有易于使用、不言自明和准确的报告。”
-247年人力资源管理审查，贝莎·K。
“它必须改进外观和用户界面，并解决反复出现的错误。”
-247年人力资源管理审查——普拉文·K
复制子PSA为公司提供端到端的时间管理软件和服务，这使得人力资源团队能够捕捉、分析和优化员工的休假请求。这使得组织能够提高盈利能力、生产力和员工满意度。受薪和小时工都发现Replicon PSA易于用于记录休假、假期、费用信息等。
“客户服务体验是无与伦比的，软件的功能可以满足我所有的公司时间表和费用跟踪需求。”
-Replicon PSA综述，肖恩·G。
“用于手机和云时钟的工作时钟系统显然可以与Replicon平台集成，但这样做，不可能通过使用GPS工具获得稳定的跟踪，因此不建议远程工作。”
-Replicon PRA评审，丽塔P。
几十年来,ADP Vantage HCM一直是企业为未来做准备的首选。该软件解决方案可以提高员工敬业度，帮助您的团队发现、招聘和培养顶尖人才，同时还简化了新员工的入职过程。当涉及到工资、时间和劳动力时，它也减轻了人力资源团队的负担。
“虽然这是一款很棒的软件，但对于像我们这样非常复杂的公司来说可能并不理想。Vantage是一个一体化的套件，所有的部件都连接在一起，因此，这是Vantage的突出品质之一。它确实有一个测试网站，这是一个不错的选择，但它需要频繁更新，这一点没有讨论很多。人力资源方面非常好，非常友好。招聘变得很简单，I-9让事情变得容易得多。”
-ADP Vantage HCM评论，布里安娜B。
“门户的设计和感觉可以更好。此外，终端用户可以选择管理其仪表板，这将使其变得更好。该工具中的某些地方在提交税务细节时没有显示详细的弹出消息，会让人很困惑。”
-ADP Vantage HCM评论萨比克·A。
盖亚WFM套房为组织提供全面的基于云的劳动力管理解决方案，并管理员工的时间和出勤。它还包括实时数据报告和度量的劳动力分析，这可以提高劳动力效率。此外，智能调度程序功能可以帮助企业通过实现预测和调度算法来创建精简的团队计划。
“这个应用程序有一个简单而清晰的显示界面，加上它是一个整体上好的产品和良好的服务。我们的大部分要求都可以实现。此外，劳动力仪表板使日常工作更加高效和方便。我们还在网上推出了电子合同模块，这是实现无纸化办公的一大进步。”
-盖亚WFM套房审查，凯瑟琳·G。
“盖亚WFM可以在标准设置上有更大的灵活性，以满足不同的需求，这将是伟大的。”
-盖亚WFM套房审查化学事务主任
只要他们不滥用休假政策就行。
在一天结束的时候，你付钱给员工，让他们出现并投入工作，所以你需要知道谁取消了工作，多久取消一次。适当的缺勤管理政策和程序可以帮助简化这一计划。
一旦你对你的缺勤管理政策感到满意，一定要把它们纳入你的工作招聘营销策略以此来吸引顶尖人才。
Mara Calvello是G2的内容营销经理，专注于设计、人力资源和SaaS管理。她毕业于埃尔姆赫斯特学院(现在的埃尔姆赫斯特大学)，获得文学学士学位。除了在G2工作，Mara还是一些中小型科技公司的自由撰稿人。在业余时间，玛拉要么在健身房，要么和她的救援犬齐克一起探索户外，要么享受意大利美食，要么就在哈利波特的狂欢中。
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