与世界更多的拥抱远程工作,虚拟会议正在成为常态。
世界各地的公司开始认识到一个灵活的好处在家工作政策。尽管世界上大部分的劳动力不是100%虚拟的,它永远不会伤害将新工具和软件集成到您的团队的阿森纳,让每个人都协作和远程工作的信心。
这就是神奇的虚拟会议。
虚拟会议是一个收集的员工或团队成员通过视频会议工具和软件。参与者可以坐落在世界任何地方,通过视频相互通信,音频和文本聊天。
参与者只需要几件事能够从事虚拟会议:一个连接互联网,网络摄像头和麦克风(通过他们的电脑音箱或电话)。这使得举办和参与虚拟会议方便任何人,无论他们的工作水平。
在这篇文章中,我们将讨论虚拟会议的优缺点,最佳实践,您可以使用它们进行有效的工具。
随着世界继续适应远程工作的生活方式,虚拟连接绝大多数公司的新标准。会议与其他团队成员在应用程序像Skype和变焦可以帮助企业保持正轨,继续生产。
许多公司多年来一直使用视频会议软件,已经习惯于每天使用虚拟会议工具。如果你的团队、部门或公司过渡到一个偏远的生活方式,这是不可避免的,你必须熟悉各种各样的新工具来帮助你。
愿意学习的基础如何运行一个虚拟会议或如何有效地合作仅仅是开始。
虚拟会议有几个好处,特别是当涉及到时间和缓解。许多视频会议工具可以快速集成和都可以连接5000个参与者。
此外,会见你的团队在一个视频通话能帮助每个人保持社交技巧夏普和阅读身体语言,不翻译音频电话。
使用虚拟会议的其他优点包括:
辩论是否虚拟会议软件是必要的或“可有可无”礼仪对企业仍在进行中。虽然许多行业过渡提供更灵活远程工作的政策,仍有一些人在后面。它可能不是必需的所有行业,但可以产生很大的影响你的员工的生产力和心理健康。
而带来的好处进行虚拟会议很高,仍有缺点,你应该考虑。简单方便是伟大的但在瞬间,你可能会经历视频/音频滞后或不祥的通话掉线。这些东西的领土在虚拟团队工作但如果这个问题会变得非常烦人。
额外的虚拟会议的挑战包括:
尽管你可能已经在虚拟会议之前,它仍然是容易屈服于会议禁忌。主持和参与远程会议是完全不同于面对面的说话,所以确保你事先温习你的礼仪。
在你的会议上,将会让每个人都知道的基本规则。这将引导所有参与者的行为,帮助会议顺利进行。基本规则可以从每个人都静音麦克风的初始你好早点签约后提示开始。
另一个常见的问(特别是自成一派或不同的团队会议)的调用是请大家自我介绍,以便参与者知道谁是在直线上。总是帮助了解你的听众之前你把思想或想法。
似乎是常识,但要求所有参与者将全部注意力放在调用可以欠佳的区别和一个伟大的虚拟会议。任何背景噪音或干扰可以打断会议的流程确保要求参与者找到一个安静的地方接电话。
是的,它可能是最古老的伎俩,但破冰船可以让人们谈论和精力充沛的前一个会议。如果你的团队是偏远,很少遇到面对面,他们很快就会感到孤立的从他们的同事。问一个有趣的问题,会议将谈话的开始,促进团队凝聚力。
破冰船可以这样的问题“这个周末都做什么?”或者“你现在期待的是什么?“他们可能是陈词滥调,但他们可以生气一个无聊的会议。
如果你举办一个长会议,旨在细分成不同的块。指定某些话题并组织会议发言者到10 - 20分钟长的部分。
你的大脑很快就变得疲劳,尤其是会议运行了一个多小时。分段会议可以帮助每个人都集中精力,期间参与。
此外,有多个人出席。一个不同的声音可以吸引别人的注意分区。
一些虚拟会议礼仪是简单的常识。这包括:
无论如果你在一个虚拟的面对面的会议,总是尊重你和周围的人的目标是使一个积极的态度。
现在你已经准备好每个人在会议之前,是时候谈论一些最佳实践可以把。从结构来参与会议,以下六个实践将给你的视频会议,额外的动力。
调用一个会议之前,确保有一个明确的目标。考虑在会议期间你想发生什么事。你需要人们一起头脑风暴吗?你需要为团队提供重要的信息?
什么需要讨论,以什么顺序?多少时间你需要估计现在的一切吗?这些都是问题,你应该问自己举办一个虚拟会议之前。
注意:通常难领导一个比一个面对面的虚拟会议。由于这个原因,考虑分配需要谈到某些话题团队的关键成员。这可以减少单调的一位发言者的全部会议。
它可以震动立即参加一个会议,直接进入讨论。相反,慢慢打开会议,让每个人都打招呼,询问每个人的一天。
当你遇到几乎,你错过了团队结合,会发生在办公室。让人们聊天前几分钟的会议。这将使每个人舒适和放松的议程开始前。
没有人喜欢浪费时间。会见前,一定要设定一个明确的议程并将其发送给所有的参与者。这可以简单地将它添加到谷歌日历事件。
会议期间,请参阅议程和坚持下去。很多时候,一个小时的会议可能已经半个小时,所以继续话题,最后确定可行的下一步所以参与者知道之后对他们的期望是什么。
接触应该是一个目标每次你会见你的团队,但很难得到正确的。如果参与者感到兴奋并开始讨论,思想可以迷失在噪音和挫折可能出现。另外,如果有些害羞,他们可能不说话。这与控制接触都可以解决。
随着会议的进行,定期停下来问集团是否有问题或想法分享。你的工作是确保每个人都有平等机会说话,提醒每个人,毫无疑问是一个愚蠢的问题。另外,暂停演讲要求输入能帮助每个人保持关注和参与。
提示:有调查工具您可以使用,让参与者在会议开始前提交问题。如果有人内向,这可能是一个方便的办法所有的想法。
它可能是有用的在会议期间任命某人去做笔记(特别是如果会议是一个头脑风暴)。这个人可以把笔记会后的所以每个人都有一个记录在会议上发生了什么,接下来的步骤是什么。
如果你想获得一个脉冲的会议参与者的感觉,您还可以使用一个调查工具,实时收集信息。调查工具可以给你了解关于每个人都对一个项目的感觉,想法,或创新。如果你真的希望他们诚实的意见,允许他们匿名回答。
虽然远程工作只需要一个网络连接和贫乏的软件栈,它仍然需要大量的考虑当决定哪些工具和软件你会付诸行动。
简单的视频会议的设置,让事情变得简单而不是复杂。尽量只使用所需要的技术。这可以防止重大头痛。
注:培训团队领导和管理如何使用软件来减少会议延迟。确保每个人都有相应的软件和工具在会议前加载到他们的电脑。
有无尽的选择时,选择正确的视频会议软件为你的业务。每个团队作品不同,这就是为什么重要的是要观察每个人的需求,这样您就可以创建最佳的压力(最小)虚拟会议体验成为可能。
*以下十大视频会议软件解决方案从G2的2020年春季电网®报告。一些评论可能被编辑语法和清晰。
变焦结合云视频会议,简单的在线会议,组织传递到一个易于使用的平台。放大提供了最好的视频、音频和分享自己电脑屏幕的经验在Windows, Mac, iOS、Android,黑莓,变焦房间,房间和H.323 / SIP系统。
“缩放允许用户快速连接到视频会议平台没有多个步骤的麻烦,登录、认证、或弹出窗口。它是非常方便的,我打开一个变焦链接,可以采取即时聊天“房间”没有进一步的麻烦。我也欣赏,变焦的默认设置不允许视频或麦克风音频访问直到你手动允许软件使用它们。”
- - - - - -变焦审查凯蒂·K。
“变焦,像所有的网络课程学习平台是非常依赖于无线连接两端。如果教师和学生有一个高速无线连接,然后课的质量是好的。如果不是,音频和/或视频丢失或他们不保持well-synced。”
- - - - - -变焦审查马克·P。
Skype是一个电信应用程序,专业提供视频聊天和语音通话之间电脑、平板电脑、移动设备、Xbox游戏机,smartwatches在互联网上。Skype还提供了即时消息服务。用户可以发送文本,视频,音频,图像。
“我爱在办公室里使用这个软件。我只使用Skype因个人原因在此之前的工作,感到我从未使用的所有功能。视频会议是如此简单,几乎没有任何延迟。简单的静音功能有助于保持电话会议顺利,没有中断。Skype是至关重要的对我们与客户保持沟通和远程工作人员和至今还没有失败的我在任何情况下。”
- - - - - -Skype审查,Kimani M。
“有一件事我不喜欢Skype是这个应用程序不支持功能分享电脑屏幕,屏幕可以被所有的人参加会议。所以因为这个限制,我需要下载Skype的其他变体和我要我的系统上运行两个应用程序在同一时间。”
- - - - - -Skype审查阿里•哈斯奈英B。
思科网讯会议带给你一个简单的、一致的、现代的视频体验在你所有的设备和集成工具和视频设备您已经在使用。参与者可以在只有一个点击加入会议,访问视频、音频、轮询,和分享功能,而不需要下载一个插件。思科网讯视频设备很容易设置和简单的管理,提供更少的管理比竞争平台接触点。
“思科网讯会议是最好的应用程序在市场上,因为我可以用它在我的桌面,手机,或任何便携式设备而不用担心质量损失或可靠性。也很容易向同事展示如何使用它。这是一个非常直观和person-friendly应用程序,使其舒适体验。我相信这个视频会议工具在这些社会距离的时候是最好的。”
- - - - - -思科网讯会议审查弗雷德D。
“移动应用似乎缓慢相比桌面应用。有音频和视频的问题,而网络薄弱或缓慢。使用第三方软件可以提高。它浪费很多时间在下降的情况下,重新连接了。”
- - - - - -思科网讯会议审查Kapil G。
进行交流提供了一个快速、简单、可靠的专业在线会议解决方案,使客户能够面对面,分享演讲,并与同事聊天,所有的点击一个按钮。
“能够锁定会议阻止人们加入是有益的。我还说,选择网络或应用程序的能力没有跳过任何步骤是好的。我GTM中最常用的功能是能够分享我的个性化GTM会议链接,这是容易传递。”
- - - - - -GoToMeeting审查,扎克G。
“这程序提供的一个缺点是,当主人开始视频会议不存在,很难改变它。也就是说,如果该集团希望举行一个新的会议和老板没有找到很难做出改变,这样其他用户就可以。另一个缺点是,当每个人都在同一时间说话,程序音频失败。”
- - - - - -GoToMeeting审查卡洛斯·C。
微软团队是一个工作区咨商与咨客间微软365。它汇集了人,对话和内容以及团队需要的工具,所以他们可以很容易地实现更多的合作。
“我认为微软是一个很好的团队内部与同事交流。它允许您发送图片,使演讲视频通话,共享屏幕的解释,等等。此外,它还允许您添加你们公司以外的人,所以你可以在与客户接触。这是一个很好的方式与每个人在远程工作的情况下,它允许您不要错过重要的会议和电话。”
- - - - - -微软团队审查琼,M。
“唯一的问题我遇到过与微软团队是滞后的视频。很多时候,相机冻结但我仍然可以听到另一个人。虽然没什么错说话,没有看到,关键是看到彼此。”
- - - - - -微软团队审查西蒙·D。
思科Jabber是一个统一通信解决方案旨在促进协作和通信业务的需求。它可以被部署在Mac、Windows iOS和Android设备。
“我喜欢使用Jabber是多么简单,和手机应用程序可以轻松地从任何地方对我工作!也很容易找到同事,将它们添加到组,并使用组开会聊天。它还简化了临时会议,允许视频会议在瞬间!我也喜欢,它会自动更新基于我的Outlook日历安排,会议,等等。如果我展示或分享我的屏幕,它会自动更新“呈现”或请勿打扰状态。”
- - - - - -Jabber审查C、优雅。
“免提呼叫建立和理解有点困难。同样,当与Microsoft Outlook,状态更改只有数量有限的选项。例如,当我的会议上说“神志不清”,它将显示在思科Jabber“开会”,这并不准确。这将是更好的,如果会议的细节在前景反映在Jabber的地位。”
- - - - - -Jabber审查,瑞安。
谷歌见面,以前叫谷歌视频群聊见面,是谷歌的企业视频会议软件,提供作为G套件的一部分,以及免费的谷歌用户。满足了功能未见的场所,比如实时字幕和支持多达250个参与者和100000直播观众。
“谷歌场所满足应用程序是一个非常有用的特别是当你使用其他谷歌产品,如Gmail,议程,和聊天。因为每个应用程序连接,您创建的每个会议在Gmail自动接收一个URL使用作为服务如果你需要外部连接。它非常稳定,界面是用户友好。它也有一些默认的“共享屏幕”的功能——这是常见的这些类型的应用程序——但是我想强调,它工作得很好,保持音频会议期间,没有冻结或重大问题。”
- - - - - -谷歌场所满足审查,卢卡斯T。
“虽然很方便,谷歌视频群聊是一个基于web的应用程序,它也有它的毛病。有时,我希望有一个谷歌视频群聊桌面应用程序在Windows和Mac。这样我可以点击图标,直接到我的聊天活动。有时候不方便每次回到web浏览器。我希望有更多的设置选项和其他聊天应用程序。”
- - - - - -谷歌场所满足审查拉胡尔K。
join.meis a web-based collaboration software application for screen-sharing and online meetings. To share a desktop or host a meeting, users must first download and install join.me software. Mobile apps are available for Android and iOS.
“加入。我是最重要的资源之一,在我们的组织提供技术援助。我喜欢,它允许我们记录会议,分享屏幕/请求看到另一个人的屏幕上。它还允许您改变了主持人,这样不同的人可以直接视频通话。”
- - - - - -join.mereview劳尔G。
“有时候电话中断,即使数据覆盖好,软件被冻结。”
- - - - - -join.mereview基肖尔K。
牛仔裤是现代职场会议平台。它将视频、音频、网络会议一起人们每天使用的协作工具。牛仔裤使会议快加入和简单易用,所以人们能够有成效地从事工作,以及他们如何想要的。
“牛仔裤非常易于使用:与日历设置会议链接已经万无一失。简单的点击链接到一个会议如果有人来还没有收到一个初始的邀请真的很方便。它也有助于文章的链接之前提醒我们的虚拟类的学生。虚拟教室/会议空间很容易导航,我爱,任何人都可以快速分享屏幕,继续聊天,或进入一个虚拟聊天室”。
- - - - - -牛仔裤的审查、信仰R。
“有时候,新用户禁用诸如摄像头和麦克风会有问题,但其他应用程序是快速和高效。”
- - - - - -牛仔裤的审查,肯尼迪。
UberConference是一个视音频会议系统,允许调用者看到《阿凡达》的其他参与者的移动浏览器或桌面。
“UberConference明显、直观和易于使用的视频会议应用程序。UberConference界面非常稳定和简单的音频和视频质量。它的多功能性应该注意,因为这个工具不仅可以实现从一个电脑或笔记本电脑,但它也可以用于平板电脑和智能手机,让在家工作和远程站点更容易和更容易。”
- - - - - -UberConference审查何塞•D。
“UberConference的“记录”功能只记录音频和web会议的视频部分。我解决了缺乏录像问题通过使用一个单独的屏幕录制工具,使一个伟大的解决方案,但就好了对内置录像UberConference平台。”
- - - - - -UberConference审查杰夫·C。
无论如果你在家工作多年或只是你远程的生活方式开始,总是有时间重新评估你的软件堆栈。
一切都顺利进行吗?所有员工都知道如何使用这个软件吗?有一些未使用的,烧一个洞在你的预算吗?
如果你想跟踪你的花的软件部门,消除未使用的应用程序,并确定你浪费钱,显而易见的解决方案G2跟踪。今天管理你的花。
Alexa前研究员G2的内容。出生并成长在芝加哥,她去了芝加哥哥伦比亚大学,进入了世界万物的事件营销和社交媒体。在她的空闲时间,她喜欢与她的狗以外,创建播放列表和涉足插画家。(她/她/她的)
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