一种新的方式思考旅行费用管理

费用管理平台和旅游预订平台,或在线预订工具(OBTs),是两个不同的应用程序创建不同的目的。

旅游预订重点是找到最优旅行解决方案在最好的价格。就像网上预订旅行个人假期,商务旅行者越来越能够使用他们公司的旅游平台的选择比较航班,选择合适的酒店,他们需要和安排租车服务。

费用管理侧重于跟踪所有员工的方式花钱,只有其中一个最大的费用,通常一个业务,是旅行。这些费用包括机票,酒店,汽车租赁或地面运输,而且饭菜,会议通过,继续教育课程,或娱乐。也许你的旅行者需要供应销售演示,或有一个意想不到的事件访问期间,该公司将覆盖。

旅行和费用管理平台都很重要对于任何公司派遣人全国或全球参与的业务功能。当旅游项目经理有准确的数据对于所有的支出——不仅旅行,他们能够为公司节省资金,更有效地运作,并为游客提供更大的注意义务。

费用管理可以证明具有挑战性对于许多公司,但也有最佳实践,可以帮助。在本文中,我们将回顾如何让旅客符合政策,规范审批程序,使用自动化来提高生产力,旅游项目经理和找到合适的平台预订旅游和管理费用。

管理费用政策管理旅客

费用管理政策是至关重要的。它们为旅行者提供一个路线图来理解什么是计量,是不允许的。坚实的旅行费用管理政策应该解决所有你经常期望旅行,如机票、地面运输、酒店客房和餐饮,例如。大多数公司都有这些基本准则概述了相当好。

但是你认为非常规费用你可以看到从过去的旅行者吗?公司记录的费用?有行程管理系统到位?您可能想要了解旅游者的经验包括在过去。可能有模式应该被解决,例如当旅行者去世界上特定位置或参加一些会议。

你的政策考虑移动电话服务还是上网?你如何解决医疗费用或紧急情况在路上吗?一个强有力的政策包括沟通这些细节以及其他“标准”项目。

除了该公司将偿还,同样重要的是要有明确的指导方针是不允许的。保持你的当前政策,应对不断变化的技术需求,健康和安全指南,和其他允许费用有助于减少意外的成本为公司,帮助旅行者感到更有信心他们的行程时提交费用报告。

最后,请记住,可能有少数例外规则。如果,例如,你发送到一个会议导致建立更多的业务,但需要改变的计划满足前景,会被允许吗?似乎不合理浪费这个机会,而正确的人已经在这个位置。

保持尽可能有效和明确的政策,确定异常的过程应该是之前你需要使用它。通过这种方式,如果需要做出快速决定,说,马上回答这些销售人员,你会乐于帮助他们。你更有可能被视为一个协作资源比一个路障。如果政策和延迟防止您的销售团队成功制造更多的销售,你的旅行者会不会留在合规。

你的费用审批流程标准化

费用可以看起来像一个移动的标靶。的人都参加了一个商务会议可能知道以后你注册它,越是价格上涨。相反,如果你注册,你可以利用一个“早期鸟类登记”的价格,可以多达几百美元低于正常价格。和我们都经历过价格差异当我们第一次探索假期飞机票价,当我们订了。很明显,时间可以扮演重要角色在我们的支付服务。

这意味着,如果您的程序没有一个有效的,可重复的过程,你的支出可能会改变没有理由拖延批准。意想不到的负面影响可能也会出现不同的原因。延迟偿付你的游客可以摆脱你的会计,使法定财务报告不准确的。和公司员工等待报销,你可能会有一些不开心,和潜在的不情愿,旅行者,因为那些延迟。

什么公司需要多个审批的费用审批流程?似乎可以冗余和低效率,但是,尤其是规模较大的组织可能是必要的。例如,您可能有一个部门的经理需要通过团队成员要去哪里,为什么她可以管理部门预算。之后才完成的是适合旅游经理批准,作为单个单元预算卷起的企业。

是否有需要只有一个或多个审批批准是必要的,一个定义良好的和标准化的批准过程有助于整个组织管理其预算和实施其旅行和费用项目。在过去,旅行和费用管理程序手册,耗时的过程。

有更好的今天,现代的解决方案可以消除繁琐,重复的任务,比如进入个人收入,计算补偿,并追踪旅客失踪的纸质收据。在知道有好处,有一个标准程序,政策以外的任何费用,更容易标记进行进一步审查。而不必手动审查每一个费用,更费时的工作留给例外。

提高成本管理效率与自动化

现代OBTs结合自动化的力量和方便旅客和控制旅游项目经理,谁是最终负责诸如旅行者合规,旅行者健康和安全,和许多其他职责。这些在线预订平台是高度可定制的,所以他们只能限制旅行旅客的选择提供符合公司政策的选项。当员工通过OBT购书,一切都是自动按照——一个巨大的时间节省差旅管理经理无处不在。

为旅行者,不仅必要预订旅行更有效但是创建费用报告变得非常容易。自动允许旅客费用的解决方案扫描纸质收据从移动设备到平台,从那里,直接进入一个费用报告。

费用报告甚至可能部分员工前往机场前完成。报告中创建的平台可供立即审查和批准的差旅管理经理,通常只需要点击几下。整个过程现在可以减少到几分钟,让旅行和旅游经理回到更高价值的工作。

这同样适用于员工在他们的旅行。收集收据时吃饭、娱乐和其他必要的费用,他们可以简单地使用他们的设备的摄像头捕捉数字版本的收据,直接进入他们的费用报告或电子钱包。到他们家的时候,旅行者可以立即提交费用报告批准。

这样,旅行者可以撞到地面运行回到办公室没有延迟发现和记录每一个收到手工——或者更糟的是,处理错误的发票。差旅管理经理可以添加更高的生产率,减少旅客的压力和快乐员工的原因他们的差旅管理项目的提高ROI。

使用一个旅行费用管理平台

近年来,我们已经看到增加强调整合旅行和费用函数。这是有意义的,有价值有两个应用程序之间的无缝连接,在费用报告时自动填充一个旅行者旅行的书。对于旅行者来说,这意味着他们节省时间完成一个部分的费用报告之前他们甚至去旅行。和无缝连接意味着不需要另一个用户名和密码。这些东西节省时间旅行者可以专注于更重要的活动。

方便旅客使用平台平台采用率的一个重要因素,或有多少公司的旅行者利用其旅游预订和费用平台所有的旅行和记录所有相关费用。对于一个公司是很重要的选择旅行和费用尽可能使用直观的解决方案。大多数人,到目前为止,使用在线预订旅行的个人生活。

网络消费平台是相当简单的,真的不需要训练来完成任务。商务旅行者现在预期同样的缓解和选择他们的工作旅行。旅客在控制他们自己的经验,他们可以使用他们的移动设备在他们的旅行,并授权通过平台方便地根据需要进行更改,例如,更有可能采取的平台,因此,在符合公司指导方针。

旅行和费用捆绑到一个平台

对于公司来说,集成意味着改进的数据准确性充电量和谁收费的公司。和集成来增强数据,结合旅行和费用。有更多的旅行和费用数据,公司可以更有效地跟踪游客安全,跟踪政策坚持,和运行分析来评估他们的程序。然而,集成仅仅是值得的如果你能一起包适合你的应用程序。

集成是有价值的,但只有当旅行和费用产品是好产品。问题是,很难做好旅行和费用;它们是两个不同的应用程序有两个不同的任务。旅行是专注于寻找最优旅行解决方案,节省旅行时间和公司的金钱,虽然代价是专注于跟踪所有员工的方式花钱,旅游被他们这么做只有一个方式。最好的费用应用程序提供商专注于他们的核心产品。

而不是考虑集成,我们推荐你认为“捆绑。“每个公司都有独特的需求,应该挑选最好的费用管理平台来解决这些问题。然后,包的旅游产品,最有可能的是,已经集成了你选择的平台。添加一个高质量的旅游产品不应该占用时间,管理或人力资源团队。

只是因为你实现一个旅行和费用综合管理平台并不意味着你可以忘记我们先前讨论的过程。事实上,企业差旅政策需要更加明确。

定期回顾差旅政策帮助解决你的行业趋势和变化,甚至地缘政治环境,这样你自信你的政策是有效的,而不是意想不到的或不合理的旅客无论贵公司商业景观。也建议得到执行发起人或行政支持,特别是当定义的边界处理的程序和过程异常。

省钱用旅行费用管理平台

一旦你的辛勤工作所做的定义企业策略,一个集成的、自动化、在线和移动旅行和费用平台可以节省大量的时间和提高生产力为每个人通过今年剩下的时间,可以使这个过程值得投资的时间和资源。

它还可以帮助保存您的业务很多钱。如果你的在线预订解决方案提供了GDS的集成,你会保证你得到最好的价格以及广泛的选择为您的旅行者。平台提供的数据也可以协助差旅管理经理谈判更好的更受欢迎的航空公司和酒店旅行者倾向于选择。

再一次,你商务旅行政策不应该是一成不变的。明智的重新评估,完善和提高你的政策与当前全球事件,潜在的政治冲突,经济状况的,当然,日常的通货膨胀。通过这样做,您将确保旅行者可以为他们的业务和公司做出最好的决定,无论何时何地他们。