一个系统并不一定要朝着卓越的方向设计。
将你的业务系统化可以消除低效率，让你的员工生活得更轻松。普通的办公室职员收到120封电子邮件每一天。现在，再加上所有其他带有无尽通知的消息传递工具。在一个信息、邮件、会议和待办事项不断流动的世界里，很容易分心和不知所措。
你如何减少干扰，提高效率，同时保持健康?
系统化可能就是你一直在寻找的答案。
系统化这一过程可以帮助你更有效地完成任务，不仅可以改变你的表现，还可以减少精神工作量，减轻压力和压力倦怠．
这意味着你工作得更快更有效，因为你已经建立了一个处理这些任务的系统，而不是每次都单独考虑需要做什么。这些系统可以帮助你自动完成重复性任务，在完成特定任务时节省时间，并教会你的大脑如何更快地完成某些事情。
在这篇文章中，你将了解在商业中养成习惯和系统化任务的三种方法，以提高生产力和幸福感。
什么是系统化?
系统化是创建一个有目的的例行程序的过程，这些例行程序是经过编码的、可重复的任务。你可以将大多数事情系统化:从处理客户投诉到招募顶尖人才，再到组织每周的团队会议。
刚开始创建一个系统可能会让人感到难以承受，但是你的系统越好，你的事业和生活就会越好，也越容易。系统节省时间，让你保持最高效率，生产力和创造力。
以工作日的晚餐为例。想想每天要做什么，冰箱里有什么，真是让人筋疲力尽。当你每周购物一次时，你会更放松，这样你就有了你需要的东西，并准备好为下周做饭。
在商业中也是一样。
每当你需要思考如何做某事时，即使是像给客户写电子邮件这样的小任务，都需要时间。如果没有一个一致的过程，这段时间可能会花在更有成效的任务上，或者和同事喝杯咖啡休息一下。
系统化不仅仅是为了更好时间管理-它是关于利用系统的力量来创造更多的资源。事实证明，不一致不仅是高效的商业和工作计划的敌人;它也不太喜欢你的幸福。
我们大多数人都花了大量的时间一遍又一遍地试图解决同样的问题，而这些任务本可以被系统化，从而为专注于有成果的工作创造空间和能力。
生产力和系统化之间的正相关意味着你系统化的效率越高，你的生产力就越高。大多数成功人士都知道的秘密是，重要的不是他们一次做得有多好;而是一次又一次地把它做好。
你越能始终如一地提供出色的工作，你的企业也会表现出色客户体验以及一流的结果。你不会再去一家衣服尺寸每次都在变化的商店。如果有一件事是顾客喜欢的，那就是总是提供服务的企业。
熟不生巧，但它确实会让你胜算更大;你持续的表现决定了你是达到目标还是没有达到目标。
好吧，系统化增加了特定活动、职业和业务的成功几率，但你知道吗，系统化对你的幸福有重大影响?
通过系统化减少精神负担和倦怠
79%的员工全世界都有轻度、中度或严重的工作倦怠，这会降低工作效率68％．
领英的2021年职场学习报告研究表明，30%的经理倦怠源于工作职责不明确。换句话说，不知道期望什么或缺乏系统化会导致倦怠。
倦怠也会出现在不受控制的、长期的、与工作相关的压力下。在很多情况下，这种压力是由于持续的认知过载导致员工的效率和生产力降低。
认知负荷理论解释了这一现象。它指出，如果人们试图一次性处理太多信息，他们就很难执行任务和学习新事物。此外，人类处理认知负荷的时间越长，就越容易做出糟糕的决定。
“经过长时间的艰苦思考，做出短期内有利于缓解但整体更糟糕的决定，似乎是对抗认知疲劳的生物调节工具。”
玛德琳Holcombe
作家,CNN科学与健康
这和系统化有什么关系?
在最好的情况下，系统化可以减少决策疲劳和认知倦怠，为其他任务提供更多的精神能量。把你的日常工作和你和家人的晚餐安排系统化，你可能会发现自己有精力去做晚上的锻炼或参加你想要开始的课程。
将你的业务系统化，并以你从未想象过的方式扩大规模。
使用系统化来提高生产力的3种方法
当你想要提高你的业务生产力时，系统化是前进的道路。这里有三种解决系统化和提高效率的方法。
1.使您的流程更高效
从正确的心态使您的流程更高效。
想想你早上的例行公事。它可能包括刷牙、洗澡和梳头。这些都是你已经在做的事情。系统化就是要认识到你的日常活动，并对它们进行优化。
“大多数人都不知道自己需要或意识到自己已经拥有了识别模式的天赋。如果我们能将数据转化为一种模式或规则，那么近乎神奇的结果就会随之而来。我们不再需要记住堆积如山的数据;我们只需要回顾一条简单的法则。”
丹尼尔Bor
饥饿的大脑
那么，一旦你有了正确的心态，如何让你的流程更高效呢?
第一步是认识到什么有效，什么无效。花大量时间回复团队成员的邮件或同样的问题?这是一个信号，表明这个过程不起作用。
一旦你确定了什么是无效的，列出识别低效率的步骤。某些步骤可以被消除、合并或自动化吗?整个流程可以重新设计吗?
每个季度甚至一年抽出半天的时间，这可能意味着你可以多休假几天，在更短的时间内实现目标，或者真正享受每个人都在谈论的难以捉摸的工作与生活平衡。想象一下!
2.自动完成重复性任务
麦肯锡一份关于生产力和自动化的报告指出，“大约60%的职业至少有30%的组成活动可以自动化。”这意味着有很多不必要的工作要做。
当你的品牌在媒体上被提及时，就发送一条Slack信息。将一个日历事件复制到另一个日历事件。每当有人点击你网站的某个页面时，就发送一封自动电子邮件。将员工手册设置为自动审查。想法是无穷无尽的。
人们担心工作的自动化会让他们失去工作，但实际上，自动化重复的任务可以提升你的职业生涯，帮助你实现更多。事实是自动化通常不会减少工作．自动化通常会消除繁琐和重复的任务，为战略思考、关系建立、创造力和创新留出空间——这些都是当今职场中最受重视的技能。
谷歌是一个每个人都能接触到的真实世界的例子。
想象一下，如果谷歌仅依靠人类在每天数十亿的搜索查询中搜索相关信息。你得等上几年才能得到正确和相关的信息。
“谷歌质量和速度的关键在于自动化:通过明确定义系统如何运行的规则，搜索引擎程序员能够自动化系统的日常操作。”
乔什·考夫曼
个人MBA
谷歌还需要工程师和其他人员吗?绝对的。他们比以往任何时候都更受欢迎，但自动化任务可以让团队成员自由地从事其他项目。
3.利用技术
46%的员工表示，使用数字工具提高了工作效率，但你必须选择正确的平台。
最重要的是，技术需要为你工作，而不是相反。系统化的全部原因是减少工作量和优化活动。在一段持续的时间内，使用一个需要额外步骤的新工具是没有好处的。
- 使用可用的简单技术，比如日历，进行系统化。
- 选择特定的技术来解决过程挑战。
- 选择能够为您提供无缝实现其工具所需支持的技术提供商。
小改变积少成多
大多数人认为提高生产力、效率或成功意味着彻底改变他们的生活或事业。但小的改变会带来大的结果，创造一种持续改进的商业文化和个人心态比单一的、可能短暂的改革要有效得多。
“能够始终如一地做正确事情的人和组织更有可能保持轻微的优势，并随着时间的推移积累不成比例的回报。”
詹姆斯清楚
1%规则
随着时间的推移，表现上的小差异会演变成一系列的大胜利。
恰当的例子2003年，当英国自行车队(British Cycling)几乎完蛋时，他们聘请了戴夫·布莱斯福德(Dave Brailsford)，这位教练以注重边际收益而闻名。在此之前，英国自行车队的表现一直令人失望，以至于欧洲一家顶级自行车制造商拒绝向该队出售自行车，因为担心这会影响销售。
五年后的2008年，英国自行车队在北京奥运会上获得了令人震惊的60%的奖牌。
如果它对英国自行车队有效，它可能对你也有效。
所以，采用一种持续改进的心态，而不是试图在一周内将你的整个事业或生活系统化。而是每天都做出微小的改变和改进。你的精神负担会减轻，当你看到个人和职业生活的改善时，你会有动力继续采用那些促进小成就的系统。
反思一下，你会发现工作中的小调整意味着大结果。
今天要实现的简单的系统化hack
系统化的完美方法并不存在。这完全取决于你的工作类型、角色、团队规模，以及你的个人喜好。今天你可以做的一些简单的小技巧，明天就会对你的幸福和效率产生巨大的影响。
1.使你的日历系统化
现在看看你的日历。这可能充满了其他人的要求，但它符合你的优先级和目标吗?
通过在日历上标记完成某项特定任务的时间，并将任务与目标联系起来，使你的时间系统化。
可能会发生两件事。你会意识到你花了很多时间在不那么重要的工作上，或者你会开始分配时间给你的优先级，帮助你在特定的日期前集中精力完成任务。两种方式，你都是赢家。
2.管理的通知
你是否每次收到电子邮件或信息都会分心?通过为特定的通知或任务设置Slack频道来系统化你的通知，让你保持专注。或者，设置查看通知的分配时间，或者直接删除你不需要的通知。
3.Templatize
你是否通过每次写一份回复来回应客户的询问?你是否为每次会议创建相同风格的文件?为重复的任务使用模板，以减少创建文档所需的时间。
模板实际上增加了持续改进的机会，而且它们易于更新和管理，在项目或流程中提供一致性。
4.创建流程
考虑一个存在于电子表格、电子邮件或纯粹存在于其他人头脑中的工作流。工作流如何成为对每个人都更有效的业务流程?如果它在工作日的晚餐中起作用，那么它将在专业的能力中起作用。
把这个过程记录下来，在日历上通过模板把它分解成重复的任务，或者在电脑上把特定的任务分解成不同的任务项目管理系统看着你的团队茁壮成长。
5.优先级的任务
按自己的方式对任务进行优先排序——无论是先完成紧急任务，还是先做一些轻松的热身工作。这会让你一整天都精力充沛，减少焦虑。将这种方法与您以前花费数小时完成的自动化任务结合起来，您会发现自己在生产力方面取得了胜利。
6.为更好的产出计划你的一天
人们的个人生活往往以吃饭、睡觉、社交和照顾为中心。但是你可以——也应该——为最佳结果计划你的一天。
如果你是一个早起的人，那就把上午有深度的工作安排好，下午开会安排好。每周需要数小时专注于一项特定的工作?把它从你的日程中划掉，安排一个没有会议的日子。
但请记住，有一个没有效率或糟糕的一天是正常的。不要因此而自责。专注于向前学习。
每天时钟都会重置
当平均61%的工作日是花在没有价值的任务上是时候做出改变了。
人们通常不会意识到自己在花费时间和精力方面有发言权。你一贯的做事方式可能不是最有效的方法。这件事真的需要做吗?
在管理你的时间时，你有几个选择:自己做，委托他人，或者删除它。或者你可以系统化它!
麦当劳在100多个国家拥有38,000多家分店93%的所有权由独立的当地企业主。他们使用系统化来实现一致性、卓越的客户服务和最佳效率。
是不是太势不可挡了?
即使你目前没有系统化，你仍然有一个过程。你仍然需要一系列步骤才能从a点到达b点。只是你的方法可能不是那么有效——绝对无意冒犯。很有可能，你每天都要花费大量的精力和时间来完成你的待办事项清单。
如果你关心的是发挥你的潜力，发挥你的最好水平，并在你的角色中做出贡献，系统化除了给你提供急需的缓解和好处外什么都做不了。
作为博恩崔西他说:“好习惯很难养成，但容易养成。坏习惯容易养成，但很难忍受。”
系统化带来了更好的工作和生活平衡，减少了压力和倦怠，提高了生产力和创造力，并提高了成功的潜力。
在家工作可能会影响日常工作的系统性。这是如何在家工作(来自世界各地)而不影响你的日常生活。
