如果你经营小生意,你应对低生产率的时候。
小企业主和运营商经常有太多的事情在他们的盘子,导致可怜的时间管理和干扰。总有另一个任务或火灾扑灭,他们往往占用时间和注意力从更重要的任务——比如服务客户或战略业务的增长。
研究发现,84%的企业主工作超过40小时一个星期,一个不断在10感觉被他们的责任。研究还发现,时间管理是最大的生产力企业主面临的挑战。
这篇文章的目的是为了突出小企业主所面临的众多干扰以及他们如何可以征服一切的时间管理技能。我们将深入介绍低生产率的常见原因,并提供技术,心态的变化,和工具可以用来免费自己从干扰和完成更重要的事情。
很难硬币的完美定义中小企业生产力因为每一个企业家都有自己的道路。高效和成功的一天为一个企业主可能看起来不同于另一个人的。
话虽这么说,小型企业生产率意味着提高你的业务操作和从你的努力获得最大的输出。对于企业主,小型企业的生产力可以意味着许多不同的事情:
这意味着储蓄足够的时间能够专注于最重要的业务。
这可能意味着更好的控制你的日常工作流程。这可能意味着自动化日常任务和流程的能力。它可以是运行一个高效、功能业务没有障碍。但最重要的是,它意味着避免过度疲劳的能力,尽管恶性竞争。
底线?达到峰值的生产率水平,一个精明的需要时间。但是如何——许多帽子的佩戴者,实现这一庞大的任务,当你被无数的干扰?
值得庆幸的是,我们有一些时间管理方法和工具的建议,可以帮助你达到峰值禅(或相近)在你的工作日。
阅读计划你的一天,周,月有效!
提高你的生产力开始改变你现有的心态和习惯。虽然有大量的工具来帮助你完成更多的事情,您将了解一点),您必须首先检查和改善你的工作实践,这样你就能真正最大限度地提高您的生产力。
有句老话,“如果你每天早上做的第一件事就是吃一只活青蛙,你必须知道你完成的满足感最糟糕的事情你要做一整天。”
在他的书中吃掉那只青蛙》!布莱恩·特蕾西这一概念基础上,教读者如何组织和优先任务每一天。根据他的说法,最具挑战性的项目在你的待办事项列表代表你的青蛙,你需要完成其他任务之前。
解决你的最困难的任务是,根据定义,不容易,这就是决定,纪律,和决心发挥作用。当你制作待办事项列表,你需要做的第一件事就是优先考虑你的任务和决定你要的顺序完成。
特蕾西建议使用中的方法。
当你每天看着你的待办事项列表,每个条目标签一封信和承诺做你的“a”任务之前。
从那里,你需要实践纪律坚持这些任务,不让自己分心,B, C, D, E项目。这也需要决心。解决大,关键工作不是在公园里散步,所以寻找燃料你的决心可以看到这些任务。
有重要的任务和目标是伟大的,但他们也可以导致淹没。当你看着一个看似巨大的任务,你会开始觉得你太多的处理和最终拖延或者放弃这份工作。
如果你发现自己这条路,它有助于你的目标或任务分解成更小的工作。例如,如果任务是建立一个网站,将其分解成小和具体步骤。
而不是建立的网站,你可以写:
构建你的任务列表以这种方式让事情更易于管理的,所以你可以采取行动而不是住在淹没。
它还有助于这个同样的原则适用于你的时间每一天。你一天分解成小块分配若干分钟上班,然后遵循这个短暂的休息。
考虑使用番茄工作法,由弗朗西斯科·Cirillo引入一个时间管理系统涉及到打破你的工作日到25块,然后有五分钟的休息。番茄工作法添加结构,你的一天,鼓励你的焦点。内置的休息确保你不会烧坏。
实现这一技术可以帮助你完成更多的事情。当你到25块包含一个任务,你实际上是调节你的头脑在手头的任务上工作,给定的时间,所以你更容易完成它。
当你开始学习新生产力的技术或工具,它很容易实现一切尽快。但这种做法弊大于利。修改的习惯并不容易,如果你试图改变太多的事情太快,你不太可能坚持你的新实践。
而不是试图改革整个工作生活一举,努力使小的改进。认识到重大变化是由于一贯采取小步骤在正确的方向上。
这是称为“1%规则”。詹姆斯清楚,畅销书的作者原子的习惯,写:“1%规则指出,随着时间的推移,大部分的回报在一个给定的字段将积累的人,团队和组织,维持1%的优势选择。你不需要是两倍好结果的两倍。你只需要稍微更好。”
遵循同样的原则在生产力的旅程。而不是做大,大胆在一夜之间改变,致力于小,长期持续改进。
作为一个小企业主,它太容易陷入的所有任务和家务每一天。作为一个结果,你可能忽略的事情才会真正影响你的生意。
防止通过定期评估你的任务,通过思考你想要达到的结果。
而不是让视野狭窄,你需要做的事情,退一步,问自己,“什么是我想要的结果呢?”
在做这个练习中,你可能意识到的一些东西在你的列表可以被消除或委托。假设你的结果是长脚交通20%。记住这个目标,你会发现一些你清单上的任务,像组织仓库或找到一个新的供应商实际上并不有助于你的主要目标。
记住这一点,你可以决定推迟或委托的其他任务和关注流量活动喜欢打扮你的橱窗或者运行一个推广。
保持组织的好办法是使用优先级矩阵。效率矩阵的有很多,但其中最有效的是艾森豪威尔矩阵。由前总统艾森豪威尔,这个工具能帮助你分类不同的任务根据他们的紧迫性和重要性。
矩阵由四个象限:
紧急和重要的。这些都是重要任务需要立即注意。一个例子可能是,你有一个VIP客户进入第二天,,你需要准备他们的访问。
紧迫和重要。这些任务需要立即关注,但不要对你的结果产生重大影响。这是最好的工作委托给别人。一个例子是清洁和储存维护。
重要但不紧急。这些任务可以极大地影响你的结果,但是他们并没有立即的最后期限。例子是重新设计你的网站或进行竞争对手分析。因为他们不紧急,诱人的推迟这些任务,所以你需要确保他们计划在你的日历上。
不重要和不紧急。这些任务既不重要也不紧急的事情,所以最好完全消除它们。例子包括看电视、迎头赶上在八卦等。
你所有的任务分成4个象限分类给你清晰的工作真正的增值业务。这个矩阵也会让你决定的任务需要你的个人关注和那些你应该委托。
达到峰值小型企业生产率不花费你一只胳膊和腿。这里有四个时间管理工具类型的测试:
如果你运行一个基于服务的业务,客户需要图书预约(例如,你有一个美容院或水疗),然后预约调度任务的紧迫和重要。
然而,预约调度是一个繁琐的过程。当手动完成的,它需要协调,包括来回进入时间和日期。手动预约调度可以无聊,和你将会更好的使用在线预订工具可以自动的过程。
更不用说,很多客户欣赏的在线预订。研究Genbook发现在线预订的优先方法的客户,44%的人说,如果所有的预订选项可用,他们会选择在线安排预约。
所以,装备你的业务和在线调度软件,预约预订为你的客户自助服务过程。
的解决方案在市场上有很多,每个都有自己的特性集,但是一般来说,一个好的在线预订平台:
使用调度软件在您的业务将释放你的时间,所以你不需要手动管理你的日历和任命。这意味着您可以投入更多的精力到高层的任务产生巨大影响的结果你想实现什么样的目标。
代表团是一个小型企业生产力的重要组成部分,它是你必须腾出时间和精力。
但是如果你管理一个团队,然后代表团本身可以是一项非常耗时的任务。分配工作,传达指令,跟踪进展可以占用大量的努力。如果你使用低效的工具上面,你在浪费时间——失败代表团的目的。
防止这种情况使用项目管理工具在一个地方让所有利益相关者和行动计划。这样,你就不用浪费时间去挖掘你的收件箱或手动检查。有了正确的项目管理软件,你可以做任何事在一个平台上。
这里有一些关键特性,寻找在选择你的项目管理工具:
记住,授权应该腾出时间,而不是创造更多的任务。项目管理工具可以帮助你和你的团队保持在相同的页面上,所以每个人都能专注并完成任务。
只要有可能,自动化手动任务在你的业务。的自动化工具你需要将取决于你的日常工作生活,但算出来的一个好方法是识别你正在做的事情。
你还自己把事情写下来吗?你的系统需要您重新输入您的信息从一个数据库到另一个?你的最新金融书?
这些问题可以揭示区域自动在您的业务。
如果你仍然管理你的客户预约,然后采用预约调度软件可以简化这个过程。或者你已经使用大量的业务应用,但发现自己不得不把信息从不同的应用程序。也许你不得不从你的POS系统销售数据导入到你的会计软件。
在这种情况下,你会受益于连接不同的应用程序,这样信息会自动同步。虽然许多软件解决方案可以直接互相连接,其他需要集成工具,这样不同的应用程序就可以开始交谈。
正确的设置取决于你的业务和现有的软件,所以检查你的技术堆栈和找出最好的方法来自动化一切。
市场营销是一个广泛的话题,在市场上有各种各样的工具,可以帮助您为您的业务生成可见性和接触。考虑以下:
社交媒体。如果您的企业有一个出现在网站和应用程序像Instagram, Twitter, Facebook,和Pinterest,帮自己一个忙,臂你的商务社交媒体管理平台,可以自动化任务调度的帖子和添加标签。
这样做将帮助你保持你的概要文件不花太多时间在社交媒体的乏味的组件管理。
电子邮件营销。需要和你的客户或潜在客户保持联系吗?使用电子邮件营销工具。除了简化数据收集,大多数邮件工具允许您基于用户个性化你的消息联系方式和行为。
一些工具甚至可以细分你的用户和优化的调度信息,所以你可以自动发送在正确的时间正确的电子邮件。
搜索引擎优化。如果搜索引擎优化是你的营销战略的一部分,那么你知道所涉及的工作有很多。你需要做关键词研究,评估竞争等等。
有一个可靠的SEO工具可以使这些任务变得更简单。有很多平台,可以自动生成关键字列表和阐明你的竞争对手在做什么,所以你不需要花太多的时间分析搜索量和难度。
操作小型企业是一项艰难的干扰,让企业家远离实现的最高潜力。多任务是伟大的,但不是每天当你不得不这么做。如果你是与时间管理,上述工具和生产力技巧将帮助你做成一笔好交易。
