请求信息(RFI)是一个非常有用的文档。
当正确地精心制作,rfi允许公司收集易消化的潜在供应商信息。他们也鼓励供应商之间的竞争,阐明潜在的新的解决方案,并使公司采取重大步骤实现最具成本效益的,高质量的解决方案。
但是大多数公司得到错误的过程。不管是贫穷的研究,写得很糟糕的文档,或者无效的跟踪,简单的错误往往会导致结果不太理想。
| 提示:阅读RFP响应。 |
所以,如果你准备发送一个射频识别,或如果你想简化公司当前的流程,我们有你覆盖。
我们将概述rfi工艺强大,最重要的步骤定义关键术语和确切地告诉你如何让你的现有的正式流程尽可能高效。
请求信息是一个文档,要求供应商对其产品和/或服务。这是一个初步文档,通常在购买过程的早期,收集有关供应商的一般信息的目的的能力来满足公司的需求,解决独特的问题。
一般来说,RFI用于筛选潜在的候选人(特别是在建筑领域,它,广告)之前发送一个更具体提案申请(RFP)或请求报价(RFQ)。
RFI通常遵循一个标准的格式。发送方的目标是评估潜在供应商是可行的。因此,一定程度的specific-ness要求供应商的反应。然而,具体的提案或引用不提供在这个阶段。
发送一个RFI有很多好处。
首先,它使企业能够显著降低潜在的供应商,这将导致节省了时间和金钱在后期具体的提案需要评估。
其次,因为反应以标准格式发送,RFI反应进行比较是极其有用的。
最后,RFI可以鼓励供应商之间的竞争,特别是当它是共享一个公共平台,邀请大量的反应。
提示:学习最好的RFP软件可以帮助管理RFI RFP, RFQ过程在2019年。
|
RFI之间的根本区别,供应商,和一个RFP的详细级别,每个包括。rfi,询价表,rfp发送采购过程的不同阶段,与供应商或公司时rfp发送验证潜在供应商的名单,准备购买。
RFI代表了购买过程的早期阶段。它的主要目的是收集信息。RFI在更多的情况下,构成初步提案申请前一步或打开发送报价和投标过程。
例如,grant-awarding身体可能发送一个RFI滤波器受者它打算要求列表批准我们的建议。
这里有一个快速的主要差异:
一般的请求信息供应商供应产品或服务的能力——与任何请求公司的独特需求考虑。
征集为一个特定的报价一套标准化的产品。在询价中,公司将提供一个这样的具体服务或产品需要时间交付。请求报价类似于温柔的请求(RFT)、邀请投标的一个项目。
为深入提议为特定项目征集。RFP不同于一个询价表,它寻求非标准问题的具体解决方案,往往一个广泛的项目,而不是引用一组确定的产品规格相同(或相似)无论供应商。在这种情况下,供应商可能是大公司或个人,如请求的情况下自由的建议。
一个询价表,例如,可以用来请求引用特定的服务器数量和台式电脑作为一个IT系统的一部分。RFP,另一方面,将被用于一个更一般的项目,如为客户服务外包解决方案。
提示:G2的团队购买工具更容易识别特定的供应商是最适合你的工作。与您的购买团队协作,收集需求,优先考虑需求,创建一个供应商名单,并评估供应商产品——都在一个地方,都是免费的。
那么,一个好的RFI看起来像什么?
当一家公司发送一个RFI,记住一个非常具体的目标:评估供应商尽可能快速高效地。
为此,一个坚实的RFI几乎总是有以下六大素质:
一个精心制作的RFI将提供明确的答案应该如何格式化的详细信息。最好是一个模板将包括对应于的细节被请求的信息。
连同一个清晰的格式回复,进一步的细节也提供了关于如何回应。这些指导方针包括时间表或提交的最后期限,指导供应商如何寻求进一步澄清,如何包含任何不必要的信息,比如当一个供应商可能会有一个新的解决方案可能更适合公司的需要。
记住,RFI用于获得一般信息。如果一个公司要求特定的产品定价没有使用正确的询价表模板,它将会导致浪费时间的发送方和接收方。
不要试图合并不同的目的在这个阶段。要记住,rfi仅供比较的目的,不是为了做出最终购买决策。
记住一个供应商有耗尽的资源准备响应。使接受者它尽可能简单的整理和发送必要的信息将促进反应的质量和数量。
rfi应该基于模板,在过去的工作。
云建议软件提供所需的分析和文档创建工具集成到现有的软件和建立一个有效的模板智能建议工作流。
(来源:PandaDoc)
研究显示,最好邮件发送晚了早上在工作日和跟进电子邮件应该发送规律后第一个电子邮件。遵循最佳实践,以确保快速反应。
rfi往往有一个类似的结构,密切相关建议格式。尽管每个RFI是独一无二的——基于发送方的独特需求理解这个基本格式在制定有效的RFI会给你一个良好的基础。
RFI中包括以下四个要素:
这里,大纲你正在寻求在一般条款,以及一些介绍性的关于贵公司的信息。
概述不应该超过几段。阅读后,供应商应明白,文档是一种射频识别,知道你是谁,明确你需要什么可交付成果。
在本节中,您应该精心设计的详细关于你需要的产品和/或服务。显式地声明任何确切的规格,如一般定价,交付时间,人员需求,等等——适当的在这个阶段。
你不想过度详细的,但是你应该给足够的信息供应商提供全面的反应符合您的信息需求,使您能够让一个健壮的比较。
包括细节是很重要的收件人应该如何回应。
包括指导方针对接受者应该使用的格式,或者更好的是,一个预制模板。同时,包括反应的最后期限。
任何进一步的细节,不适合其他部分应该放在这里。
您可以包括信息解决方案你不寻找,比如类似,但不必要的替代品,偏好人员,过去的经验(案例研究)的证据,等等。您可能还包括你的评估过程的信息。
rfi在建筑业有两个作用。
一方面,多个rfi——劳动力、施工材料、建筑师的服务,等等——发送工作开始之前,为了衡量项目成本估计和选择供应商。
另一方面,它是常见的rfi在使用建设出现新需求和现有的计划遇到模棱两可。
rfi施工图是至关重要的。例如,他们经常发送到现有的承包商寻求澄清关于材料,设计,规格,等。有标准化的格式要求这类信息,容易使各方协调。
选择一个广告服务,特别是对于一个更大的项目,可以令人生畏。有很多部门,每个都有自己的理念和设计优势。更重要的是,广告通常需要很长时间才能评估建议。这使得过滤候选人在早期阶段非常重要的。
因为广告公司密切与客户的品牌,rfi广告应包括比其他行业更详细的发送者。
同样,因为广告服务往往是相当“开放”,通常是适当的问更一般的问题——关于文化、过去的经历,一般方法等。并寻求近期项目的案例研究。富媒体——如视频和图片——在广告rfi也有一席之地。
rfi IT部门尤其有用,因为公司通常要求长时间的微妙和量身定制的解决方案。这些解决方案是一个公司的运作的基础和总是代表着巨大的投资,因此选择过程是至关重要的。
射频识别是开始接触新供应商的良好方式。评估过程可能会涉及许多步骤在后期——涉及面对面的示威和这样逐一详细的故障,所以这些业务需求应该RFI的明确表示。
更重要的是,因为它的解决方案是主导许多跨部门流程,IT行业的RFI应该清楚所有所需的多种结果,比如工资,管理人力资源,结合现有技术,等等,以确保供应商能够满足他们。
正确使用,rfi非常有利于节省时间和金钱。他们使您能够迅速评估——如果不是几十几百的供应商,获得最好的价格,和形成新的双赢的关系。
关注底层与rfi工艺是成功的真正关键。证明了写作策略的实现是至关重要的。的使用技术,允许您跟踪、测试和改善你的RFI过程绝对是至关重要的。
但不要相信我们的话,让结果不言自明!
准备好学习更多关于不同的提案流程吗?学习最好的采购软件从2019年的真实用户的评论。
