企业远程办公的趋势将持续下去。
远程工作并不是什么新鲜事物，但许多公司都将其作为招聘的新内容。事实上，在家工作的人越来越多自2005年以来的173%美国有超过470万名员工有一半的时间在家工作，甚至更多。
虽然越来越多的公司正在向远程工作过渡，以获得更少的管理费用、更广泛的人才库以及员工更平衡的工作和生活等好处，但这种过渡也带来了一系列挑战。通讯已被列为其中之一远程办公公司面临的最大挑战。事实上,83%的公司2019年，由于沟通问题失去了客户，错过了重要的截止日期，或者解雇了一名员工。
你如何知道人们在做什么，你如何合作，当你看不到彼此的时候，你如何让公司里的每个人都保持一致?
当员工们在同一间办公室工作时，团队沟通与远程工作相比，这种变化更加自然。当你与来自其他部门的同事在午餐时间聊天或在饮水机旁闲聊时，你很容易了解公司的发展方向和面临的主要挑战。对于远程公司来说，让员工了解公司的发展方向和面临的主要挑战需要刻意的努力和重复。
为了帮助保持关于公司发展方向的沟通，每月举行一次全员会议对保持一致性至关重要。一个虚拟的全员会议是一个绝佳的机会，可以把公司的每个人聚集在一起，重复公司的愿景和长期目标，公司面临的主要挑战，以及公司正在努力克服的挑战，以及每个部门和/或团队如何在推动公司前进中发挥作用。
全员会议通常是一个小时的会议，最好把这些会议记录下来，这样任何不能观看的人都可以了解公司的发展方向。全员会议也是一个向团队介绍新员工和分享其他重要的人力资源相关更新和新闻的好机会。
当然，为了方便虚拟会议，您需要有适当的视频会议软件．这个软件有很多选择——有些是免费的，有些是付费的。流行的会议软件包括Skype，谷歌Hangouts, GoToMeeting和Zoom。无论您选择哪一种，都可能取决于特定的功能需求和您的预算。
有些人是听觉型学习者，每月一次的全面学习可以帮助他们消化公司发展方向的信息，而另一些人则通过阅读或视觉上的进步来更好地学习和记住更多的信息。每月的公司通讯可以帮助重复和加强公司的方向，关键优先事项，以及公司为实现这些目标而共同取得的进展。
这有助于让员工在日常工作中牢记公司的发展方向。公司通讯也是重复和强调公司核心价值观的好机会，公司提供的新工作机会，以及分享关键优先事项进展的细节和统计数据。
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关于公司选择优先级和重点的决定应该被记录下来，并与公司共享，以帮助保持一致性。对于在办公室工作的公司来说，这通常是在白板、海报或电视屏幕上的仪表板上完成的，供所有员工看到和跟踪。对于远程公司，这需要通过另一种方法来完成，这样每个人都可以看到，无论他们在哪里。
解决方案?使用虚拟协作空间，或者维基在那里，员工手册和公司流程等内容被记录并共享。公司可以在他们的wiki上创建一个空间，记录公司在本年度和本季度关注的关键优先事项，以及围绕优先事项的重要决策和背景。这样，当员工有问题时，他们可以查看这个空间，大多数wiki工具都允许评论，因此员工可以提出问题来澄清或关注优先级。
对于管理层来说，在wiki上发布的评论和问题可以作为见解，可以在接下来的全员会议或公司通讯中进一步解释，以保持与整个公司的沟通和一致。如果一个人问了一个问题，很可能其他人也在想同样的事情。
虽然每月的全员会议、公司通讯和记录优先事项可以帮助员工了解公司的发展方向，但每周的重复可以帮助员工在日常工作中始终牢记公司的发展方向。
通过在每周的部门会议开始时重复公司的首要任务，经理们能够加强他们的团队在公司优先级中所扮演的角色，并帮助他们的团队专注于最重要的事情，并帮助他们更好地优先考虑自己的任务，以与公司的方向保持一致。为了保持沟通和公司方向一致，重复是关键。
当你与同事密切合作时，你可以更容易地了解项目的进展情况，并就想法进行合作，因为你可以谈论你的进展和下一步计划。为了让项目在远程公司顺利运行，需要结合会议和工具来有效地沟通和协作，以便按时完成工作。
项目很少能完全按计划进行。瓶颈出现，火灾出现，扳手经常被扔进混合。为了按时完成项目，保持沟通是关键，这就是为什么远程团队与每个部门每周举行一次虚拟会议，以及与所有管理人员每周举行一次会议是一个好主意的原因。
这个会议不仅重申了上面提到的公司方向，而且还可以作为一个脉搏检查，以确保项目在正轨上，如果没有，为合作提供机会，做决定，并委派行动项目，以使项目回到正轨。
项目和任务管理软件可以节省团队和公司大量的时间，使跟踪、委派和保持事情的更新比依赖电子表格和电子邮件要顺畅得多。这对于需要协作和委派工作的远程团队来说尤其重要。有许多任务和项目管理软件可供选择的价格范围取决于不同行业和企业所需的特定功能。一些任务和项目管理软件的例子是Asana, Monday, Trello, Daylite和Basecamp。
虽然项目和任务管理软件可以使协作和协调项目和任务更容易，但仍然经常需要进行沟通，讨论可能涉及一个人或一群人。为了促进快速讨论、决策和更新，即时消息软件是关键。的例子商务即时通讯软件Slack, Microsoft Teams, Telegram和谷歌Hangouts Chat。
为了改善围绕项目的沟通和流程，在每个完成的项目之后做一个事后分析是一个好主意。项目事后分析是一个会议，你作为一个团队或部门讨论项目应该发生什么，已经发生了什么，什么进展顺利，什么进展不顺利/什么可以改进。这让员工有机会提出问题和想法，并为未来的项目提出创造性的解决方案和应急计划，从而使沟通顺畅。
对于这些会议，最好记录哪些方面进展顺利，哪些方面可以改进，这样在未来的项目中就不会忘记这些经验教训。这可以使用wiki或在项目管理软件中完成，如果它包含捕获这些信息并将其连接到未来项目的功能。
当你需要知道某人最后一次与客户交谈是什么时候，或者讨论了哪些细节时，在办公室里你可以和坐在你旁边的同事核实。虽然这不是最有效的方法，因为它会引起干扰，但这仍然是一个选择。对于远程公司来说，要保持彼此对客户和潜在客户的了解，需要一个更精简的流程，并在员工之间共享。
通过电子邮件和电子表格管理客户的沟通和详细信息可能会变得麻烦和混乱，导致时间浪费、效率低下和错误。CRM软件当团队需要合作完成交易或执行客户项目时，能够改善与客户和潜在客户的沟通。客户关系管理软件有许多不同的选择，价格不同，适用于不同的行业、平台和业务规模。
每周虚拟会议为再次获胜!为了保持与客户和潜在客户的沟通，每周的会议可以重复客户反馈的共同趋势，阻止人们完成交易的瓶颈，以及客户提出的需要讨论的问题。为了更好地利用每周的部门会议，首先要重复公司的首要任务，这些任务的统计数据和任何瓶颈，讨论客户的反馈，最后以确定行动项目以及谁负责和什么时候负责结束。
远程工作时，公司必须克服的一个常见障碍是信任员工合理利用时间。当员工迟到或在工作时间懈怠的情况在办公室随处可见时，就很容易识别出来。对于远程公司来说，制定流程和工具以确保员工达到绩效预期，并有机会指导表现不佳的员工尤为重要。
当员工的期望和结果没有被清晰地描述出来时，员工和经理之间经常会发生关于期望的误解。为了保持对期望的一致，让员工为成功做好准备，并避免对成功的不必要误解，明确定义关键绩效指标(kpi)每个角色的核心能力都是关键。
通常被称为工作记分卡或绩效记分卡，这份概述预期kpi和核心能力的文件有助于消除对期望的任何误解。记分卡与工作描述有很大的不同。工作描述概述了活动和技能组合，而计分卡概述了特定角色需要达到的预期结果。记分卡是管理者指导员工的工具，也是让员工清楚自己的期望的工具。
一旦员工有了记分卡，就需要对他们的表现进行沟通，并严格要求他们使用记分卡来评估员工的表现。这可以通过视频会议软件促成的月度评估来完成，也可以根据业务的不同，每季度进行一次。
这些虚拟绩效会议的目的是针对员工的kpi的当前状态，赞扬他们所做的出色工作，并讨论他们可以改进的地方。坚持这样做有助于提高围绕员工表现的沟通质量，这对于远程办公的公司尤其重要，因为它们并不总是知道员工白天在做什么。定期检查的记分卡和流程有助于在远程工作环境中建立自主性和信任。
让每位员工每周或每两周与他们的经理进行一次一对一的虚拟对话，这是一个好主意，可以就员工的表现保持沟通，并让员工对自己的承诺负责。与其等到接下来的月度或季度考核，不如每周或每两周检查一次，花费15到30分钟，这可以创造额外的机会，确保员工专注于最重要的事情，从而实现公司的目标。
对于远程公司来说，保持沟通可以归结为拥有正确的工具和流程，这有助于确保信息在组织中流动，每个人都知道公司的发展方向，并可以协作解决问题。通过建立正确的会议节奏和适当的工具，你可以确保你在远程公司中有意识地保持沟通和一致。
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