问任何一个有经验的项目经理，对任何项目来说最重要的时间是什么，你可能会得到相同的答案:在你开始工作之前。
项目计划通常被认为是决定项目成败的最重要的过程。您的性能指标、基本指标，甚至监视技术都依赖于可靠的项目计划。在这个阶段犯了一个错误，你甚至不会意识到，直到为时已晚。
继续阅读，了解项目计划的基本知识，并学习如何以正确的方式进行。此外，学习正确的软件如何帮助您简化流程。
计划是项目生命周期的重要组成部分，可以显著提高团队的效率和效果。项目计划描述了项目的每个阶段将如何进行，通常是所有涉众的参考点。
在计划阶段，项目经理和他们的团队定义范围，建立预算，分配职责，并决定他们的总体方法。
项目计划是一项正式的活动，需要在开始时得到批准，并需要大量的文件。然而，项目计划并不总是固定不变的，因为项目经理和团队可以根据新的发展做出一些更改。
项目计划是一项乏味的任务，你可能会想要马上开始工作。当然!谁喜欢在涉众之间来回奔波，创建时间表，并记录过程?
马上开始工作不是更好吗?事实证明并非如此。项目计划是一个令人厌倦的过程，但从长远来看，它通过简化项目并保持一切正常，节省了你的时间和资源。
由于项目表现不佳，公司浪费了很大一部分投资。失败、延误和预算超支都可以通过适当的计划来避免。无论你在开始时面临多大的压力，或者一个项目看起来多么简单，计划都是值得花时间的。
以当今最大的商用客机空客A380为例。生产像A380这样的庞然大物是前所未有的，制造商投入了大量资源来实现这一目标。
然而，坊间流传甚广空客损失了60亿美元这个项目几乎要失败了。
不完整的计划被广泛认为是造成这种损失的最大原因。该项目没有标准的CAD工具，不同部分的团队使用他们喜欢的工具。航空应用要求精度，而CAD工具之间的公差差不允许飞机的部件装配在一起。这个看似很小的差距导致了两年的延迟，并需要数十亿美元来纠正。
尽管采取了所有的预防措施，许多项目还是失败了。
结果可能不是你所期望的，你可能正在处理成本/时间超支，或者你的老板和利益相关者可能对进展不满意，决定减少损失。项目失败的原因有很多。通过适当的计划，您可以消除项目失败或大大减少它们的机会。
以下是项目失败的六个主要原因。
这是技术行业中普遍存在的问题，因为团队开始专注于添加技术细节，而不是业务案例。例如，你经常在市场上看到许多产品有很好的功能，但没有客户基础。
假设一个开发团队正在创建一个软件工具。现在，如果他们开始专注于添加高级功能，而不是专注于最终用户的需求，项目很可能会失败，因为他们要么耗尽预算，要么面临延迟。
避免这种情况发生的最好方法是制定明确的目标。如果你的团队确切地知道他们想要实现什么，并相应地制定计划，成功的机会就会提高。
项目失败的另一个常见原因是无效的沟通。无效的沟通会导致方法上的不一致，并导致项目杂乱无章地进行。
一些项目经理还必须处理多个变更请求并迎合涉众的需求。这些偏差可能会导致范围蔓延等问题，并可能要求您彻底改变原始计划。结果，你将留下一个困惑的团队和混乱的结构。
在大多数情况下，建立一个有效的沟通计划，让每个人都在同一页面上可以消除这些问题。项目经理还预先制定变更管理计划，以控制范围蔓延。
涉众管理是项目经理最重要的职责之一。您将遇到两种难以管理的关键涉众类型。
第一种人会过多地参与项目。他们会期待定期的报告，会有很多建议，甚至可能会对你的团队有一些不切实际的期望。第二种情况更具挑战性。他们甚至不会费心阅读你的更新，而是期待及时的结果。
一些项目经理不喜欢太多的外部人员参与他们的项目，也不鼓励涉众参与。这可能会对项目造成不利影响并导致失败。
作为项目经理，你的责任是处理硬币的两面，并制定有效的策略，让每个人都在同一页上。您需要在关键时刻让涉众参与进来，并且只在他们批准的情况下进行，以确保成功。
项目经理需要确保他们的团队有动力成功完成项目。你当前的精神状态会对你处理问题的方式产生巨大的影响。单调的工作安排或不被倾听的感觉会对团队生产力产生负面影响。
让你的团队保持动力的最简单的方法就是庆祝重要的里程碑，表彰表现最好的人。这将鼓励你的团队成员发挥最大的能力，并保持势头。
透明度被低估了，因为人们通常不理解项目可见性和成功之间的关系。然而，在现实中，透明度会对团队的表现产生重大影响。相互信任并能看到大局的团队最终会在项目中投入更多。
项目团队是多样化的，成员可以在一个透明的环境中增强彼此的经验并有效地协作。最重要的是，除了与利益相关者共享员工和客户的个人数据之外，几乎没有任何风险，因为共享数据没有任何缺点。
无论是策划一项活动还是一个复杂的工业项目，你都必须确保有效资源分配．大多数初学者在谈论资源分配时只考虑财务方面的错误，这就产生了问题。
高效的管理者知道许多其他资源也同样重要。其中一些如下。
当涉及到项目计划时在美国，没有一种放之四海而皆准的方法能保证结果。所有项目计划都是动态的，需要不同的方法。然而，一些重要的活动将永远是任何活动的一部分协同项目规划的过程。下面的部分将简要介绍它们。
在开始计划过程之前，重要的是先休息一下，了解项目的需求并为其创建业务案例。如果你不知道项目的重要性，指望你能让所有涉众在同一页上是不切实际的。
项目管理协会(PMI)将项目涉众描述为任何能够影响项目或可能被项目影响的人。他们可以是你的团队成员、公司高管、客户，甚至是一些外部团体。根据项目的复杂性和范围，涉众的范围可以从一小群人到人口部分。
作为项目经理，你负责在整个项目中识别和管理涉众。你还必须理解和管理他们的期望，确保不会因为沟通不畅而产生冲突。
确保有效沟通的最佳方式是主动制定量身定制的沟通计划。涉众登记册告诉您任何特定的参与方在项目中的角色、影响和兴趣。这是一个有效的策略，可以帮助您在项目生命周期中管理和处理关键涉众。
这是项目规划过程中最重要的阶段之一。所有项目都围绕它们的范围展开，因为a项目范围提供关于期望从项目中得到什么的最全面的图片。
所有涉众都需要参与范围创建，因为范围声明是每个人的指导方针或参考点。典型的范围声明处理项目的目标、假设、估计和约束条件。在许多项目中，范围声明在最终确定之前需要相当长的时间和谈判。
项目范围说明书本身并没有特定的格式。然而，有一些最佳实践你必须记住，在提出一个。
项目目标是范围陈述的延伸，讨论项目的实际影响。它们定义了长期的技术利益、结果，以及由于项目而对现有总体状况的实际改进。
许多人交替使用“目标”和“目标”。然而，项目目标和目的在项目管理中起着不同的作用。目标定义了项目的高级目标，而目标更具体、更具体，并关注于直接影响。
SMART(具体的、可衡量的、可实现的、现实的、有时间限制的)框架是你可以用来简化目标设定过程的最有效的工具之一。了解更多关于什么聪明的框架以及它对你的帮助。
无论项目周围的情况多么理想，总会有一些风险可能会影响你的进展。风险评估和缓解是任何项目经理工作的重要组成部分，因为尽管存在所有风险，以很少或没有成本/进度超支的情况完成项目是很重要的。
项目管理中一些最常见的风险来源是市场波动、技术故障、法律问题或任何其他极端情况。在计划阶段评估所有可能发生的风险，并根据其可能性的顺序制定应急计划。通过快速思考和积极主动的方法，您可以确保即使在不利条件下也能获得最佳性能。
一旦你确定了你的目标，知道你打算做什么，是时候创建一个时间表了。计划良好的进度表有每个任务的预期开始/结束日期，确定依赖关系，有效地委派任务，表示分配的资源，并说明每个活动的持续时间。
这还不是全部!保持团队的士气是取得进展的关键。你不能指望你的团队从第一天到最后都在全速工作。试着把日程表上的事情混合起来平衡一下。在高强度的活动之后进行小休息，并确保留出一些时间来庆祝重要的里程碑。
任何优秀的项目计划的最后一个特点是，它将有预定义的绩效指标和有效的报告系统。定期报告和更新可以让每个人都了解最新进展。作为一名经理，高效的报告和清晰的kpi可以帮助你对项目保持有效的质量控制，并确保一切都在正轨上。
这取决于您和您的团队来决定规划特定项目的最佳方法。最重要的是你的计划包含了上述所有步骤。一些最常用的计划技术是头脑风暴、因果图、关键路径分析和甘特图。让我们更详细地探讨它们。
这个很简单。对于任何团队来说，头脑风暴都是一项完美的活动，因为团队就像一台运转良好的机器一样工作。矩阵结构的组织从头脑风暴会议中受益最多。项目团队通常由来自不同部门的人组成，他们都有不同的观点和经验。头脑风暴会议是一个完美的工具，可以在这样的团队中积极地利用多样化的环境，并提出独特的想法。
因果图或鱼骨图对于有很多外部影响的项目来说是一个很好的可视化工具。这些图表允许您的团队更多地了解当前问题的深层原因，并有效地对它们进行分类。
即使是那些只与项目管理有远距离联系的人也可能听说过关键路径分析。这种技术最适合于具有大量相关任务的项目。关键路径分析允许您的团队可视化整个项目，并确定成功最重要的任务。与关键路径管理软件tEam成员还可以了解他们的任务对项目的确切影响，这可以极大地激励他们。
甘特图是一种简单的可视化工具，可以封装有关项目的所有必要数据。目前的活动是什么，已经做了什么，下一步计划是什么?甘特图会告诉你你需要知道的一切。
很长一段时间以来，电子表格一直是规划项目的首选工具。然而，他们并不像人们想象的那么完美。电子表格既笨重又无聊，追踪起来简直就是噩梦。如果你仍然依赖他们进行项目管理，那么是时候停止并接受积极的改变了。
项目管理软件工具是电子表格的可行替代品，因为它们可能会彻底改变你处理项目的方式。从有效的协作到报告生成和自动跟踪算法，项目管理工具旨在帮助您简化从摇篮到坟墓的项目。
此外，项目计划软件工具最好的部分是它们的可伸缩性。任何具有市场竞争力的工具都将提供足够直观的功能和数据驱动的方法，以同样的效率和直观来处理最复杂的项目。
越来越多的项目开始在按时和预算内实现最初的目标。这种增长背后有很多原因，但最重要的因素是增加对高质量项目管理软件的可访问性。
计划通常是项目的基础。一个有效利用所有可用资源和简化项目活动的强大计划可以让你的生活更轻松。
本杰明·富兰克林曾经说过:“如果你没有计划，你就是在计划失败。”同样的理念也适用于项目管理。通过有一个有效的计划，你可以始终保持领先，并确保你的项目成功结束，而不管其中涉及的复杂性和风险。
