人类是社会动物。
无论是在工作还是在家里,我们存在于群体。我们需要经常交流和社会交往保持理智。如果大流行教会了我们什么,我们不需要到现场,保持联系。我们只需要会议。
不论好恶,你不能逃避工作会议。它需要很多的准备,比如起草一个议程,发送邀请,和最乏味的任务:以会议纪要。
会议纪要的记录或记录在开会。它包括主题讨论、决策、人出席,和行动项目从这个讨论。会议记录也作为文档备查。
企业投资会议管理软件允许在音频记录会议纪要或文本格式来提高效率。它还支持其他功能,如安排会议和创建议程。
如果你领导会议,错过记笔记,你做了你的团队的伤害。没有会议记录,您的团队将错过头脑风暴创意和其他有价值的见解。
会议纪要的记录会议开始后真相。他们帮助意义的会议讨论和作为一个伟大的分享资源的人不能参加。
会议纪要也至关重要的让每个人都在相同的页面上,增加问责制在工作场所。如果你没有记录你的会议,你会玩游戏世界的电话。例如,而不是猜测谁是应该接触CEO,您可以参考你的会议纪要和合适的人负责。
如果利用得当,会议记录可以帮助提高工作效率,简化流程,并创建可衡量的结果。他们是为了让你的生活更容易管理。
你知道吗?会议纪要被称为“分钟”,因为他们是指的那一刻(my-newt)格式的分钟,不是时间的测量。你的有趣的谐音的一天!
如果你想知道如何写会议纪要,总是提前准备的关键。简单地走进一个会议的时候手边放个记事本不会削减它。必须做大量的准备之前,期间和之后的会议,以确保你捕获了整个画面。
是不够的说他和记录是什么说。因为在一个正式的会议纪要记录在会议上发生的一切,你需要包括超过你的想象。
有几件事你的会议记录应该包括,例如:
不要错误地不把东西写下来,因为你认为它不重要。你的偏见不应该影响到会议纪要至关重要。你的笔记应该代表了什么,不管你同意说。避免形容词和副词和坚持的事实是什么,由谁说。
作为一个经验法则,太多的笔记和编辑东西总是比错过一些东西。它也比回忆更容易清理你的会议纪要在会议结束后发生了什么。
大量的工作需要做在会议开始之前。这个步骤包括从敲定会议议程筹备会议邀请名单。期望管理和让你的队友准备事先将帮助你的会议顺利进行。
一个议程是至关重要的,因为它每个人都在同一页。它给了一个大纲的期望从一个会议所以没有人将加入措手不及或笨,可以节省时间和停止的循环无意义的会议简报。
有一些重要的点,每一个会议议程应该覆盖,包括:
最好创建一个会议议程模板是一个反复进行的会议的所有设置的一部分。它将创建一个模式,熟悉你的团队。他们会从每次会议知道会发生什么。一个模板也将节省时间为每个会话在创建一个新的文档。
你如何做会议笔记是你写下什么一样重要。有两种方法可以做到这一点。根据你的速度和程度的tech-savviness,数字的选择可能是比纸和笔。无论哪种方式,最好是先去探索你的选择。
笔记管理软件结合两个数字和传统最好的方法。它可以让你快速做笔记在你的笔记本电脑,自动保存所有。如果你的电脑崩溃mid-meeting,你不会失去任何东西记录到这一点。
也很适合当多个合作人做会议纪要。然而,大多数这些解决方案的云备份系统,所以你严重依赖于一个稳定的网络连接来赎回全部好处。
最简单的方法,以确保你不要错过任何东西,从你的会议记录。会议记录给你一个精确的记录的逐字说。没有比这更简单的了。
然而,每一个记录音频需要一个转录。除非你使用转录软件,这是一项非常耗时的任务。即使你可以自动转录,得到一个精确的逐字翻译的可能性很小。技术是成熟的,不可靠的。
很少能去了纸和笔。手写笔记,你不必依靠技术,互联网,或云。
许多人选择时使用速记写会议纪要。该方法受法院记者但也适用于商务会议。有效的记笔记的关键是有一个系统,你知道,就像你的手。
然而,这种方法有一些挑战。手写笔记往往低于数字笔记。此外,在一个物理会议记录是有风险的。
最终,你最好的选择总是有一个小学和备份选项。有不止一个选项可以防止问题发生时。
你在会议期间完成大量的工作。会议的流动将取决于你的团队的喜好。给自己的恩典几个交易日在你的腰带和进入节奏。随时提出建议关于如何更有效地运行的东西。
你是否从日历rsvp或卷在会议上,你必须注意他的礼物。一个简单的方法是通过一个考勤表在面对面会议的开始。
你需要知道每个人的名字,如果你需要会议纪要。看起来简单的如果你在一个小团队会议,但董事会会议或会议与客户提出一个问题。
一个好的技巧是在会议开始之前请大家自我介绍。您还可以创建名片。它可以让你看到谁说没有中断的谈话。
不要错误地试图写逐字翻译的一切。你不能写的速度比人交谈,你可能会错过一些重要的如果你试一试。写笔记在广泛的、易于理解的要点。
例子:珍娜建议接触客户端设计重塑。托德提到他伸出上周一没有反应。史蒂夫提出会后跟进。
有一组重复短语可以帮助交流的期望每个人谁读你的会议纪要。这里有一些会议纪要的例子你可以依靠:
一旦会议结束了,是时候整理你的笔记和分发给你的团队。这样做的最佳时间是在会后直接而在头脑中一切都是新鲜的。这减少了错误的机会,让你可以联系会议参与者的问题。
整理会议纪要你是重要的一步。因为你记笔记速记节省时间,你必须为其他与会者拼写出来。你还想从与会者快速得到反馈会议调查从会话来衡量他们的外卖。
最好的方法来存储你的会议纪要在云中。云内容协作软件像DropBox或Google Drive允许你直接上传文件,以方便访问。你不必担心物理拷贝你的会议纪要迷路或者销毁。即使在全公司电脑故障的情况下,你的文件是安全的云。
一旦你上传你的会议纪要,你可以邀请队友查看和访问文件。这意味着没有人会发邮件你要求一份会议纪要。一切都是可用的确切位置。
下面是一个快速预览每周会议记录可以是什么样的团队会议。 |
每周会议——(部门/团队)[日期]/[时间]/[地点] 与会者(所有会议参与者参加的全名) 议程(例子讨论,决定,后续从上次会议,等等。) 笔记(任何提示或信息共享与团队) 行动项目(跟进任务描述和期限) 下次会议议程(需要做任何准备在下次会议之前) |
犯了一个错误在会议纪要是棘手的,因为一旦会议结束了,真的结束了!这里有一些错误,以避免:
董事会会议纪要承担责任的一个全新的水平。这些大规模的会议通常包括组织与会者之外,投票重要的法律和商业问题。董事会会议的法律方面意味着你的会议纪要转换从一个简单的记录了一位官员和法律文件。
公司董事会有法律责任,你的会议记录必须准确地代表会议讨论。出于这个原因,你需要保持语言在你的董事会会议记录简单和直接。
提示:董事会管理软件是理想的创建和存储会议纪要,议程和笔记。
董事会会议记录添加的挑战之一是,他们需要批准。在大多数情况下,必须直接发送会议纪要前董事会主席和签署了循环的董事会。
根据你的董事会结构,从你以前的会议会议纪要可能还需要批准在会议期间。和你的董事会的成员谈论他们喜欢哪个方法。
如果你的公司是国税局审核了,很有可能你的董事会会议记录可能是文档的一部分,你需要。如果你的公司不能提供详细和精确的会议笔记国税局,可能你在热水里。
此外,假设你的公司是一个诉讼的一部分,包括你的董事会。然后,法院可以传唤你的董事会会议记录在程序。再一次,无法提供这些分钟可能会使你的公司。
好处是很明显的,也有一些挑战的会议纪要。
您必须使用工具当主管会议记录数字。如果你的软件是不能胜任这份工作,数字笔记很快就变得沮丧。为了避免在你的笔记的地方,使用最好的会议管理软件,支持音频和文本记录的会议。
许多会议能感觉到混乱一些人抚养议程以外的东西。寻找信息在这样的讨论可以有挑战性的噪音。可能会有一些无关紧要的话题,可以转移你的注意事项的信息。
分钟接受者的工作并不局限于做笔记;他们还必须参与讨论。特别是如果议程涉及到项目领导或密切参与。所以,说话可能会优先于注意的事情,导致他们在会议记录缺失的重要信息。
更大的项目或部门会议,可能有太多的信息在桌子上很容易。不同的团队可能会有不同的方式讨论重要事情和试图占上风的讨论与他们的输入。保持一致性,同时覆盖相关信息在这种情况下可能会非常棘手。
把会议纪要不需要是一个艰巨的任务或马后炮。这是关于理解和沟通的重要的事情。
有效的笔记是建立问责制和提高生产率的关键。这是公司计划的文档和关键决策背后的过程。除了分布,这些官方记录也作为未来资源引用。
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本文最初发表于2020年。它与新信息已经更新。
