有些日子，我去上班，我必须做的所有事情很快就向我袭来。
这种事发生的次数比我愿意承认的还要多。
我有文章要写，还有其他文章要编辑，我还有内容要上传到我们的CMS，还有，等等，我这个月没有付有线电视费吗?!好吧，是时候停止一切，登录我的Xfinity账户了，免得我们无法访问Netflix。
随着工作和生活责任的压力日益逼近，你很容易冻结并逃避所有的待办事项。至少这是我在大学时的策略。我看到一篇法语文章还剩多少页没写完，很快就因为压力而进入梦乡。
因为这些临时的午睡时间在工作场所是不受欢迎的，我们必须起草其他解决方案。
我的同事克莱尔·布伦纳已经为我们的读者提供了大量的建议时间管理减少工作压力。
为任何给定的任务记录步骤可以消除整个过程中的问题和瓶颈。
在检查任务和项目时，还有一件事需要考虑，那就是优先级。
有些任务或步骤比其他任务或步骤更重要。有些步骤不能在它们完成之前的阶段之前完成。这些责任应该放在第一位。
为了帮助您创建一个更知情的待办事项清单的项目或其他-即当要完成的事情除了什么为了完成——我们将讨论一下决定一项任务、项目或责任的重要性。
你不需要成为一个项目经理才能从更好地把握优先级中受益。有效的任务组织是任何专业人士成功的必要条件!
然而，优先级在项目或环境中特别重要项目管理．由于有这么多活动的部分，项目管理员应该能够指导他们的团队和他们自己，什么是首先发生的。
如果您正在管理一个项目，请考虑以下内容作为指导，以帮助您及时有效地完成工作。
这听起来像是所有建议中最基本的，对吧?创建一个待办事项清单。
当然，你已经知道要创建一个待办事项清单;这就是让你发疯的原因!它不断增加长度，并在原始列表的基础上生成新的列表。
但说真的，把这些都写下来。把它写在纸上，或者把它列在你的项目管理解决方案中，这本身就是一种释放。
另外，在接下来的步骤中，把这些都转换成可视格式是必要的。
既然你的任务都安排好了，你就可以开始给它们分配优先级了。如果你纠结于决定哪些任务比其他任务更重要，可以考虑创建一个关键字或标题。键可以是这样的:
5 -最重要的。这项任务必须立即完成。
这项任务很紧迫，应该在最重要的任务之后立即完成。
这项任务很重要，但并不紧迫。完成以下4级和5级任务。
这项任务是必要的，但不是当务之急。
1 -这个任务是必要的，但没有2级任务优先级高。
你的钥匙可以看起来像任何你想要的!你是自己项目的制图师。一种有效的方法可能是用颜色坐标分配任务。许多项目管理软件将允许您为任务分配重要性或指定特定的颜色。
如果你的团队通过视觉效果组织得最好，那就利用这些策略和特点。红色表示任务很紧急，需要立即完成，绿色表示时间不太敏感的任务。
有些解决方案甚至允许颜色随着时间的推移而改变。一项现在不需要匆忙完成的任务最终会在临近到期日时需要匆忙完成。
重要的是要在项目之间保持一致，并诚实地分配优先级。此外，你应该批判性地思考是什么让一项任务变得紧急而不是重要。
给任务分配不同的编号可以帮助你了解首先要完成什么。某件事是否有一个紧迫的截止日期，比如一天结束?这个任务应该是5分。是不是有重要但下周才到期的事情?也许现在这个任务是二。
你总是可以在第二天早上开始工作，重新为任务分配数字。以同样的方式，你每天都开始工作，你也可以每天分配优先级。
确定任务优先级的另一种方法是利用公司战略中的项目里程碑。里程碑是预先确定的成就标记，表示小的成就。
一个里程碑可能是开始任务，而另一个可能是完成第一稿。团队可以从一次完成一个里程碑而不是将注意力扩展到整个项目中获益。
如果你对里程碑感兴趣，你想了解更多关于这个策略的知识，请阅读我的文章什么是项目里程碑(为什么它们很重要)成为你自己的专家来源。
本节与确定任务的优先级有关。在你决定一件事有多重要之前，你应该考虑它是为谁或为什么而做的。如果没有完成会发生什么?
例如，假设你有任务需要为客户完成，但你也有大量的内部工作要完成。考虑每件事的价值和后果。
在附录A中，你没有按时完成客户的项目，但你完成了内部任务。这会激怒你的客户，使他们落后于自己的工作。也许你在一周左右的时间内就把工作交给了他们，但即使是完美的工作，你们的关系已经受到了伤害。你很可能会期待他们下次需要完成工作时去另一家公司。
在附录B中，你完成了所有的对外工作，但没有完成一些内部任务。会发生什么呢?也许你会受到上级的轻微批评，并被告知下次要制定更好的战略。感觉好吗?不，但总比因为迟到或不合格的工作而失去客户要好得多。
简而言之，考虑那些你的责任将会影响到的事情。谁可以等待一个项目，谁需要今天完成一些事情?
如果你不是面向客户的，你仍然可以在工作负载中进行这些类型的争论。同样的问题仍然适用。你的同事和首席营销官是否都在争你的时间?提示,提示:选择你的CMO。
考虑谁任务影响将确保没有大的东西落下。
作为项目经理或任何负责委派和完成任务的人，理想情况下，你很清楚任务需要多长时间。
如果没有，那就在下次会议上和你的团队坐下来谈谈。让你的团队成员根据他们的角色写下他们所做的每一件事——我指的是字面上的每一件事。让他们估计每周花在这项任务、任务或重复责任上的时间。
这将帮助你创建一个详细的时间表，告诉你，作为一个经理，工作量是否在可控范围内。如果在团队会议上完成这项任务太多，请团队成员在自己的时间完成这项任务。
在给任务排序时，把它们按照不同的时间安排进行分类。如果你有优先级冲突的任务，这可能会有帮助。
比如说，你有两个第五级任务需要在一天结束前完成。事先计算他们的预期努力将有助于你清楚地评估情况。如果你知道其中一个任务需要30分钟，而另一个需要3个小时，那就先把时间较长的任务处理掉。
这样你就可以先把较重的任务从你的盘子里卸下来，让你下午的大脑去处理较短的任务。我所说的下午大脑是指下午两点左右，你吃了一顿富含碳水化合物的午餐，又在厨房里吃了太多万圣节剩下的糖果后的感觉。
你也有下午脑吗?我现在就去拿!
如果你喜欢先做简单的事情，然后把它解决掉，试试这个策略，看看是否有效!这里的重点是要了解你的责任，并把它们按适当的顺序排列。
查看我们的内容大纲时间管理策略这可以帮助你度过工作日。
如果你是一个项目经理，同样，你会很好地掌握你分配的任务需要多长时间完成。你也很好地掌握了所有团队成员被分配的任务以及他们负责完成的任务。
精简待办事项清单的一个方法是分配任务。也许你今天没有足够的时间来完成某件事，但是一个助理级别的员工的任务不多了。
如果是这样的话，选择我们讨论过的一级、二级甚至三级任务中的一个，看看它们是否能帮助你在必要的时间内完成它。
虽然每个人都有自己的责任，但你的团队会支持你。你不应该对委派任务感到奇怪，因为在同一家公司的每个人都在为公司的成功而努力。如果授权有助于整个团队的成功，那么员工应该愿意加入。(也就是说，除非你过度授权。记住，你的团队成员有他们自己独特的角色!)
委派任务的一个缺点是，团队成员可能缺乏你想要分享的某些任务的培训。你必须决定培训这些员工所花费的时间是否值得你自己不完成任务所节省的时间。值得记住的是，培训员工现在就做一件小事，可以为你将来和现在节省时间。
你可以做所有你想做的重新安排和委派，但归根结底，一天只是一天。我的意思是，你不能在这个时间框架内安排超过一天的工作。
看看你写下的每件事，以及每件事旁边的时间估计。考虑我们在本文中讨论过的所有不同因素:努力、结果和优先级。
记住这些因素，为自己设计一天的工作。试着做更多只会让你更有压力。还记得我们在开头提到的压力小憩吗?
一旦你决定了一整天的工作，把其他的事情都放到视线之外。是的，这些事情仍然需要完成，但它们不必在今天完成。如果你把这些任务放在你的视野之外，或者使用不同颜色的编码策略来表示这些任务是在不同的一天完成的，这将会有所帮助。
下一步呢?开始做你当天承诺要完成的事情。你已经认真思考过你能做些什么，也已经就那天会带来什么做出了明智的决定。
做清单上的所有事情。如果你有一个难得的高效率的日子，下午3点前完成了所有的事情，拿起你的“待做”任务列表，也开始做吧。
另外，记住没有完成清单上的所有事情也没关系。我知道，这听起来好像有悖于我们一直在谈论的一切。但从根本上说，你是一个人，你必须灵活应对生活抛给你的曲线球。
比如你的孩子生病了，你不得不下班去学校接他们。或者老板叫你参加一个之前没有邀请你参加的会议。或者咖啡直到中午才起作用，整个上午你都在以冰川般的速度移动。
当不可预见的情况出现时，你应该做好适应和重组的准备。如果需要的话，可以把一些事情挪到第二天的清单上。如果你考虑了紧急程度和重要性，你应该能够在有限的时间内完成所有重要的任务!
正如你已经知道的，项目是周期性的。就在你接近一个目标的终点时，你已经准备好开启另一个目标，重新开始朝着一个崇高目标奔跑的整个过程。
知道了这一点，重要的是这些策略不是一次性发生的。你应该为你所从事的每个项目调整和利用相同的优先级划分方法。
如果某个策略第一次对你不起作用，你可以重新组合，尝试一些不同的方法。但总的来说，你应该努力找到一个有效的解决方案。对你和你的团队来说，在处理许多任务和项目时，最好有一个一致的计划。
项目管理并不容易，正如你刚刚读到的，它需要很多的远见。你必须考虑什么是最重要的，谁是最重要的，以及无数的任务可能需要多长时间。
但是这个计划最终是值得的，因为它可以防止你的团队匆忙完成工作，并最终提交一个低于你本可以完成的质量工作的版本。
最重要的是?好的策略让你远离压力打盹。
(再加上吃蔬菜、喝水和有规律的运动。你真的无法打败这些经典的压力斗士。)
如果你不确定从哪里开始你的优先级策略，考虑查看许多免费项目管理软件工具在我们的网站上。真正的用户会提供他们的见解来帮助您确定供应商的产品是否符合他们的承诺。
其中许多解决方案都配备了我们讨论过的优先级策略，可以帮助您将团队带到能力的高度。
想要了解更多关于时间管理的知识，请看这篇文章更聪明地工作，而不是更努力地工作提高工作效率。
