费用管理是一个过程,通常被认为是费时,费力,容易出错,而且令人沮丧。但它起着至关重要的作用在维护你公司的底线。
根据定义,费用管理是一个系统的组织部署进行处理费用报告、批准和员工补偿。
然而,深入阅读,您将看到如何的粗燕麦粉工作费用管理可以使或打破如果放任不管任何规模的企业。本文讨论为什么公司必须密切注意费用管理和它的好处。
费用管理对不同的利益相关者有不同的影响。财务团队,重点是保持准确的记录和财务规划。对员工来说,这是让报销速度更快,以最小的摩擦。业主或管理,对经济增长、生产力、风险管理、节约成本和员工的满意度。
这里有一些津贴支付注意费用管理:
费用管理过程包括以下:
这是一个帮助您可视化过程流程图:
它看起来很简单,但在现实中,有挑战的每一步的过程,对企业的稳定和增长构成严重威胁如果不做正确的。因此,它是至关重要的,理解不了这些挑战,建立一个高效的费用管理系统。
添加到耗时和劳动密集型、费用管理过程充斥着挑战从当你设置政策直到补偿处理。然后一些。这里有三个费用管理中最常见的挑战。
费用报告的周期从员工开始,不清楚费用政策,第一步是麻烦的开始。尤其是因为费用报告总是最后的工作,这是可怕的。
问题员工面对不清楚旅行和费用政策:
在旅行和费用政策的情况下,如果没有良好定义的审批工作流,费用报告可能没有达到正确的人在正确的时间框架。这导致沮丧、困惑和延迟偿付员工为他们花的钱从他们的口袋你的业务。
问题员工和财务团队面对低效率的审批工作流:
费用补偿是一个漫长而无聊的过程。是员工之间的多个回来,等和财务团队或巨大数量的手工数据输入,验证和处理——没有人喜欢费用报告。
此外,延迟雇员费用补偿导致:
延迟、错误、舞弊和痛苦的审计是传统成本管理的特点。这是企业,小型和大型,转向更有效的方法管理费用。
传统的成本管理流程依赖于纸质凭证和记录。画一幅画,这是传统的成本管理系统是什么样子:
从纸质会计是excel的会计升级。然而,两个系统时间和劳动密集型的,完全依赖手工数据输入和验证。这里有一些挑战,传统成本管理的局限性:
自动化的费用管理软件使用专门设计的特性来消除所有平凡的任务参与财务报告。这有助于消除人工费用报告背后的挫败感。
除了费用报告和跟踪微风,以下是一些自动化的费用管理带来的好处:
从论文和excel的费用报告对企业数字可以是一个重大的转变。这里有一些好处自动化管理提供了比传统的费用管理费用。
切换到自动费用管理接管手册,容易出错,且耗时的任务,帮助企业提高财务业绩,员工生产力,优化预算管理。
费用管理软件设计自动化旅行和费用管理相关的流程,包括费用报告、批准、补偿、旅行预订。自动费用管理过程最小化风险,通常是传统的成本管理的特点。这里有一些优点使用费用管理软件组织的利益相关者。
对于员工来说,它提供了:
大多数费用管理软件提供简单业务收到跟踪选项来减少员工的时间和精力投资费用报告。最突出的费用报告特性是光学字符识别(OCR)扫描仪发现在几乎所有费用管理移动应用程序。
这个特性允许员工只是拍照的纸使用OCR扫描收据。然后软件填写费用从捕获的图像细节,所有准备报告。这将确保一个真正的一键式体验代替了繁琐的手工费用报告过程。
自动化的旅行和费用管理软件使它容易对员工提交的费用报告。它还消除了利益相关者之间需要恒回来,来确保及时提交费用报告,批准,员工费用补偿。
对于审批人,它提供了:
费用管理软件,不需要经理或审批人员应对“请点我的合适人选”邮件。一旦输入系统和工作流策略集,你甚至可以设置自动报告提交提醒和auto-approve报告和费用审批流程完全消除瓶颈。
经理、部门主管或财务部门,有更好的和更重要的事情你必须做验证费用索赔政策。费用管理软件自动化政策检查和提醒你任何侵犯。这使您能够采取适当的行动,没有浪费生产时间验证。
对于财务团队来说,它提供了:
一段时间前,当企业卡都是愤怒,他们觉得最终的解决方案来管理业务费用。只有财务团队知道匹配的痛苦信用卡声明账单,然后为合规审计。
费用管理软件可以是一个真正的福音时信用卡和解。软件自动匹配费用收据和事务,消除人工干预的方程。它还集成了信用卡提供者直接订阅费用管理仪表板。这有助于财务团队得到实时洞察完全花在哪里发生,而不只是花正在发生的信息。
费用管理软件维护的详细数字审计跟踪每个费用和所有利益相关者的相应动作。这使得财务团队更容易处理补偿前审计费用报告。这也不需要存储栈的纸质收据和担心他们的安全。
费用管理软件集成了现有ERP、会计、,8经系统,和银行门户网站。这允许您将所有员工和费用数据到一个平台和发起支付从你的费用管理仪表板。此外,它将使您能够跟踪付款进度,确保你总是不在。
所有费用收据附在报销费用都存储在一个安全的和可搜索的云。这使得财务团队更容易搜索任何费用,收据,或报告使用过滤器。下次你参加审计,不会有一个小时的你和审计师之间尴尬的沉默当你整理成堆的报告发现审计人员的要求。
一个费用管理软件提供实时可见性和洞察员工支出整个组织或多个组织。这些见解可用费用管理仪表板,您可以查看花由部门、项目、类别等等。
实时费用数据的见解将帮助您优化必要花随时随地。这也保证了你坚持预测/预算分配。此外,洞察历史数据可以分析你的组织的财务需要更好的数据驱动决策。
数据安全是一个巨大的关注任何涉及软件。一个好的业务费用管理软件遵循行业标准的安全措施,以确保您的数据总是安全的。他们还提供功能,如基于角色的访问,基于IP的访问,auditor-access确保不同利益相关者不同的角色只有你决定让他们看到访问数据。
整个费用支出管理软件可以帮助您自动化管理系统,节省时间和成本。它还有助于减少风险和欺诈行为,同时提高员工士气和整体盈利能力。如果你想检查,严格的钱,RoI的费用管理软件,这是免费的投资回报率计算器您可以使用。
如果你使用投资回报率计算器我们只是谈论,你可能相信费用管理软件是值得投资的。
但自动化您的费用报告不仅仅是ROI。你必须选择一个费用报告软件,适合您的业务需求。帮助你通过这个过程,我们编译一个方便的清单来帮助你选择最好的费用软件选项为您的业务:
你选择的费用管理软件供应商应提供以下功能,以确保您可以自动化费用管理过程的每一个步骤:
你必须了解组织的客户支持名单之前供应商的要求。如果你有经常出差的员工,你可能需要一个高评级供应商与快速反应,积极生活聊天,和及时的客户支持。
如果你喜欢有详细的视频教程、文档和其他资源,确保供应商能使这些资源容易为你的团队。这样可以确保更快、更容易采用更新的技术。
评论从客户使用软件提供洞察他们的经验实现后。这些评论起到至关重要的作用在理解是否一个特定的软件是一个可行的产品为您的业务。
软件评审平台G2简化和系的过程评价软件在各种平台上基于真实用户评论。他们速度软件根据不同的标准,如易用性,支持质量,易于实现,等等。这提供了一个可信的捷径让你的手最好的费用报告软件实现你想要的业务目标。
主要成分为一个组织的成功是团队之间无缝协作的不断上升,金融和员工生产力。这可以通过简化你的费用管理过程节省时间,精力,确保准确性和安全性,提供有价值的见解费用数据。
