这就是为什么,无论经验水平,事件营销专业会很快告诉你,第一个步骤之一是选择你的事件的位置。
我采购活动场馆事件在整个中西部地区和澳大利亚,澳大利亚最资深营销人员包括会议品牌,如美国运通、麦当劳、丰田、20世纪福克斯和维珍移动。
获得正确的事件的压力总是开始的地点。
你不需要一个事件经理告诉你事件开始的位置。回想一下你的十岁生日聚会。兴奋的计划你的聚会,你的父母问的第一个问题是什么?
“你想要你的生日聚会在哪里?”
从那里,谈判开始(“但是妈妈,我想邀请整个篮球队!),但是这一切始于会场。
B2B和B2C,“成人”事件也不例外!
事件分解为最简单的形式中,一群人聚集在一起。
很难把人们团结在一起没有告诉他们的时间和地点!之前,你需要确保你可以邀请他们。
好消息是这也可以是一个有趣的一步——你要离开办公室,去探索!你甚至可以认为自己是一个侦探或者一个探险家,发现路径和你将使你的客人的地方。你的成功的场地是字面的目的地!
事件策划者知道你的成功是织进会场。这是其中的一个事件营销的基本知识。虽然气氛没有影响的一次性的演讲者的演讲中,我保证位置!
人们下班后很累。我下班后事件我超级兴奋了几个星期,但5:30在事件一天,疲惫。坐在我的沙发Netflix和一杯酒听起来很诱人。关闭位置使得它更容易克服诱惑。
在较大的事件,您需要考虑许多因素除了位置补充道。(尽管这仍然是一个关键因素!)除了物流,您可以使用空间创造一个氛围,并将场地本身变成一个卖点。
例如,在活动网站上MarketingProfs的B2B营销论坛,有一个完整的部分致力于事件地点:
除了位置外,还有许多其他的因素需要考虑。你需要一个地方适合你的预算,和身体可以保存所有的客人,扬声器,和赞助商。
九项清单将包括这些,加上其他因素,我认为自己在评估和决定事件空间!
在这篇文章中,你会发现一个工作表可以使用所有这些因素进行比较。
,让我们从第一个开始,而且往往最大的决定因素——场地的成本!
一些场馆马上被淘汰如果他们不适合你的预算。然而,你确实需要满足最低标准的质量!声明“你得到你支付”的存在是有原因的。你的地点需要之间的平衡是你想要的和你能负担得起。成本可以反映场地的人员活动的一天。他们将与客人交流,如果他们没有令人满意的客户服务技巧,它反映了对你不好。
是有道理的,因为地点是如此重要,它也可以是一个巨大的一部分,你的预算。特别是大型会议等活动。根据2016年的一项研究通过Bizzabo,36%的事件策划者在会场上花大部分的预算。这是最受欢迎的选择之间的受访者(在餐饮、营销和扬声器)。决定你的预算有多少你可以投入到你的活动空间活动策划过程中是一个重要的元素。
当你接触到一个地点,你将接触到一个地点的事件经理。这个人将成为你的联系人。想想多少你喜欢和他们一起工作。是他们在决策过程中响应回答你的问题吗?
场馆的良好关系将很长的一段路要走你需要及时的信息。如果你撞在路上,有一个人是接受你的需求也将降低你的压力水平。(特别是在最后几周之前事件的一天!)
场所通常有许多要求写进合同使用的空间。然而,有时“标准”不适合您的特定需求,和你不想支付任何你不需要!确保你仔细阅读合同。(不要以为任何事! !)
它可能是一个最小的小时数空间出租,或者他们的现场工作人员要求每个活动的参加者的数量,或者当你可以进入空间设置。每个场地都是不同的,但许多人愿意做出调整以适合您的需求。
然后,当你到达约定谈判,让他们在写作,并确保您的合同已经做相应的调整。有一些伟大的中西部地区会议小贴士事件合同谈判。
灵活性也涉及到所需的供应商。一些场馆可能有特定的供应商。
例如,他们可能需要你与他们选择的视听(AV)公司工作。如果是这种情况,你不能为自己的AV货比三家团队,无论多么伟大的服务或者你可以节省多少钱!
优点是AV团队将知道空间,所以你不应该有任何问题。你也不需要花时间采购供应商自己!
说到需求和灵活性…一些场馆需要您使用它们作为食品和饮料供应商。这绝对是一个地方讨论您的需求。(你不需要!)
我父亲强调我的婚礼策划过程中,食物是对一个事件的成功至关重要。确保食品是一个很好的质量,尤其是如果它是一个全天的事件。(你甚至可以取得一些样品过程中!)您还需要确保会场可以处理任何饮食需求。
食品和饮料领带回到灵活性——会场可以创建一个自定义的包吗?做你最好的谈判中,确保你的客人有足够的食物,但不能过量。支付你需要什么,仅此而已。除了伤害你的预算,没有人喜欢浪费食物!
位置通常意味着”的东西,“但是想想客人会到达会场。
有停车吗?在芝加哥,我能保证它不太可能(或者它不会便宜!),但是你可以考虑为客人提供折扣停车。或者,你的地点可能会有一个停车场,可以推荐。
不管停车,如果你在一个大城市,你还需要考虑如何闭事件是公共交通。(大部分在大城市工作的人不要开车上班!)
是容易得多的客人来参加如果很容易到达的地方,尤其是当你的事件之前或之后的工作。如果你的事件是中央位置,这将有助于你的rsvp和实际出席活动当天。
当举办任何活动,你可能有外地客人,您还应该确保你的事件是适应。这就是为什么一些事件策划者选择在酒店举办活动,客人不应该迷失时没有出去!
就像黄金一样,你想要一个场馆将西装出席的客人数量。
考虑有多少客人你认为将出席,以及场地的能力。你不想把客人因为你的房间!“最大容量”是一个问题,你必须问。
当你需要足够的空间,你也不想让你的空间感觉空荡荡的。50人在一个面积为400事件会使你感到乏力,即使你打你出席的目标。
提示:跟踪你事件能力和易于使用的事件管理软件。
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当你看容量数字,记住你还有什么问题需要在空间事件的一天。(你知道,这些东西除了人们和椅子!)你的舞台会有多大呢?你需要任何赞助商显示空间在房间里吗?(更多关于这最后一点额外的领域登记、网络、和更多!)
当事件涉及一个演讲者,觉得你的座位选择。这是特别有价值的考虑为一个事件,客人将会坐着,一整天都在记笔记。你可能想要为你的客人提供表做笔记和吃。
座位是必不可少的,当考虑场地有两个原因:
桌子的座位很好,特别是如果客人将在相同的位置在整个一天。然而,这将大大减少房间的能力。这是表的一个示例座位重置由澳大利亚国家协会的广告:
图片来源:澳大利亚国家协会的广告商
如果你有一个名人演讲者,你想在尽可能多的客人,找出能力当你跳过表。
每当你想要表在你的事件,它是理想的地点提供它们。否则,你将有一个额外的租金成本(以及交付费用),加上你将不得不源供应商——这是另一个人沟通并确认事件之前的一天!
当你到达你的活动空间,注意是否对你很容易导航。注意这个第一次你参加,之前了解的空间。
如果你的空间是一个酒店,可以有多个事件和舞厅,与会者很难找到你的事件吗?他们可以很容易地从一个事件空间移动到另一个?我肯定迷路了在走廊深处不止一个!(虽然我有点左右不分!)
它不是一个阻碍达成协议是否很难找到特定的舞厅。但是,你应该记住,你可能需要额外的标志直接客人。如果是这样的话,您需要确保标识的场所允许!
当你访问一个地点,你将自动思考“主要事件”:你的扬声器提供的房间。但不要忘记其他元素的一天!
我救了本节结束,有很多潜在的领域要牢记。事件可能不需要这些元素,但是最好意识到所有可能的需求。
考虑以下:
每一个元素可能需要额外的空间,这可能意味着你需要分配预算。好消息是,你想租的更多的空间,更多的谈判能力必须降低价格。
在这讨论的项目清单覆盖每一个主要和次要的考虑在选择你的地点。
一旦你看了几个地方,创建你的名单,您可以使用此工作表(检查表的设计,当然!)得分你潜在的场所。
您将创建你的名单一旦发现潜在的活动场地:
现在你的直觉可能有一个“是”或“不”的感觉,这带来了你的最终因素。
得分最高的不会自动成为你的“赢家。“一些因素会对你更重要;考虑到这些。考虑任何元素的嘛,不管一个高分。
例如,如果我爱一个场所,它符合我的预算,但我不认为我的联系人将灵活或健谈,十有八九我通过。
下载此表为有形的方式来测量场所名单。你的总数加起来,看谁排名最高。看看这些数字,记得相信你的直觉,和准备签署合同!
工作表可以作为一个word文档,那么您可以直接输入到模板:
你也可以下载会场工作表作为一个PDF下载并打印;用这种方法,你不会失去任何格式:
如果你有什么想要添加到清单找到我在Twitter上(@AusmericanGirl),让我知道,场地狩猎快乐!
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