你在寻找新的方法来提高你的事件通信驱动早期的门票销售,提供重要的信息,或者收集反馈中心?
计划的时间表和内容事件通信可以是一个巨大的任务,但是这个指南是挤满了大量的可操作的建议适用于你的事件,无论这个行业。
开始,你需要确保你的事件通信。这就是品牌,语气和声音。
开球,让我们讨论你活动品牌。事件是很重要的外观和感觉整个与会者一致的旅程。我们的目标是创建一个遵守口头和视觉结构。
这里有一些问题来帮助你定义事件品牌,语气,和声音:
| 你的事件的个性是什么?体现你的个性特征或属性列表:它是复杂的,迷人的,崎岖的,时髦的,企业、酷,还是健康? |
| 你的事件的语气和声音是什么?这是你的品牌的核心人格,语音、语调,和气质。例子包括社区主导型、创意和乐趣或清晰和简洁。有时,它帮助包括你的品牌的声音“不像”。 |
| 你是谁说话?设置一些为你的目标受众购买资料,确保个性,语气和声音结合这些资料。 |
规划你的事件通讯变成一个时间表相关分布时间和频道是一个成功的关键策略。
首先做一个列表的所有内容需要分布式的、相关的观众,和时间。
大量的内容可以安排较之前。事实上,其中一些内容时极为重要推广你的事件、确保门票销售和维护赞助商,扬声器,和其他利益相关者。
| 公告:让你的联系人知道当事件和位置。 |
| 扬声器或表演者:你精心策划程序是一个潜在的与会者的重要吸引力。介绍扬声器或表演者,包括专业的照片和短的bios。 |
| 计划:业务事件,这可能是一个先睹为快的议程中,高亮显示会话、溪流、研讨会和社会活动。给这一观点可以帮助潜在的与会者决定如果事件是正确的或者说服他们的老板给他们下班的时间。 |
| 注册/门票销售开放:让潜在的参与者知道他们可以购买门票。提供一个优惠折扣,鼓励早期采用。 |
| 购买后确认细节和饮食需求:虽然这看起来小,这种联系的个性化大大增强了用户体验。 |
| 基本事件的细节:包括注册信息,如时间,包括在他们的费用,如果他们需要的书到任何额外的会话或社会功能,等等。 |
| 事件的应用:告诉他们关于事件的应用程序为什么他们应该下载它,以及如何下载它。 |
现在,你有你的列表,你的内容适用于你的分销渠道:电子邮件、网站、社交媒体页面,和你的手机应用程序,并决定什么是最好的渠道为特定的信息,这些都可以通过顶级辅助活动策划软件!
你的活动网站是你的活动推广的基础。在这里,你将驾驶门票销售。
创建一个着陆页亮点和独特的卖点,传达给你的目标受众为什么他们应该参加。保持它的干净和清晰的文字-动作(cta)并确保结账过程是无缝的。监控新注册用户每天测量的流量来自哪里和收集的任何其他数据简化过程。
主要内容包括:
| 事件的视频。这将展示亮点和事件的整体氛围。 |
| 程序和扬声器/表演者bios。这是你的一个最大抽取卡片,应该专业和允许通过社交媒体分享。 |
| 联系信息。如果与会者不能找到他们正在寻找的信息,给他们一个简单的方法来与你联系。例如,一个电话号码或Facebook messenger。 |
社交媒体是一个伟大的方式来宣传你的目标受众,即使你已经有一个联系人列表。它也是一个伟大的渠道发布定期公告,构建预期,并回答问题。
选择你的社交网络和内容分享在每一个。Facebook创建专用的是伟大的活动页面并通过付费推广目标受众。LinkedIn是完美的B2B和网络事件。
创建事件标签,确保你所有的bios。鼓励演讲者,表演者、参展商和赞助商来使用它。
提示:担心同时处理多个事情吗?下载我们的免费社交媒体日历控制一切!
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一起工作有影响力的人并鼓励您的网络、扬声器、赞助商和参展商来分享你的内容。工艺或创建图像他们可以分享消息。
固体的电子邮件活动可以帮助推动门票销售和重要信息分发给与会者。
电子邮件应该效仿事件的外观和感觉的网站创建一个无缝的、专业的经验。
一个电子邮件活动的福利包括:
| 它的移动。手机打开占46%所有的邮件打开 |
| 一个很好的机会赞助商的标志,让他们快乐 |
| 一个确认电子邮件和重要的信息 |
一旦参与者购买一张票,是时候将它们添加到一个自动化的一系列电子邮件,确认他们的出席,共享关键的事件信息,鼓励他们下载应用,构建预期和其他内容。
即时通过事件通知应用程序或通过SMS消息传递可以用来直接用户进一步信息或只是作为公告或提醒。
这些可以发送即时或提前排队发送在未来几天或几周。这些类型的通知可以比其他渠道中断的,所以一定是为重要内容。
在活动期间,你的沟通将会计划和临时的混合物。如果你提前安排计划内容和特别的消息有一个清晰的策略,你会管理你的事件沟通像一个老板。
这里有一些例子的消息您可能需要考虑在活动期间:
以身作则,鼓励与会者和其他利益相关者共享内容在社会标签,如果应用程序页面。促使讨论和发布事件的图片准备将建立兴奋。
通过建立一个欢迎的社会环境,您将创建一个对与会者网络和社交。
让他们知道你在倾听和回应的准备。他们有抱怨空调吗?他们不确定什么时候公共汽车离开社会功能?他们失去他们的笔记本吗?
回应你的与会者的需求是一个简单的方法来把他们的体验更上一层楼。
作为一个事件管理器,你有大量的任务和职责维护,增加强度和在事件之前。
让您的团队通过共享通信计划和时间表,并相应地分配责任,这样每个人都知道谁负责什么。
重要文件的政策、程序、日程安排和简报应该通过移动应用程序或平板电脑提供给员工,这样他们就可以访问了。
事件完成和灰尘,但不要忘记发送这个跟踪信息后不久的事件。
| 感谢赞助商和其他参与的事件发生 |
| 提供基于web的访问演讲者的演讲和其他材料 |
| 分享图片和标记的人如果适用 |
| 收集所有的数据和反馈明年开始规划。决定什么将会在你的赞助商招股说明书和事件突显出视频 |
记住,不要等待太久要求反馈。你想要这个新鲜的与会者的想法。收集反馈的好办法是通过事件应用。发送一个通知关闭后一个链接到一个应用程序的反馈形式,或电子邮件在一些中心问题唤起他们的记忆,而它的新思想。
提前规划和调度事件通信是不可或缺的有效地推广你的事件,它会节省你的头痛的大日子。
有了你的策略,你就可以专注于运行事件与平和的心态,重要信息被分发给出席者当他们需要它。
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