的一个基本项目组织事件事件时的预算。
事件专业负责人必须确保财务管理是定义良好和会议的所有业务需求和期望。帮助你建立一个活动预算,按部就班,在一种实用、有效的方法,本指南事件预算将突出你成功的关键标准。让我们经历正是你需要的最终事件轻松带离地面。
开始计划一个合适的预算,你不得不通过一些预先定义,作为事件的成本取决于一些因素,如规模、持续时间、虚拟/面对面,公众等等。
每个场合都有不同类型的费用,需要从头开始有组织的财务。因此,它是至关重要的总是留意生活必需品,如供应商租赁价格和空间。
在线工具是强烈建议,如果你想避免松电子表格的喧嚣,最终互相隔离。另外,成功预算管理可以被复制和使用大量重复的成功。
一旦你有了一个好主意的事件应该包含,理想的情况是与几个供应商联系为每个特定的需要。如果你没有请求的建议模型,这是一个很好的时间来工作。
一旦你得到了答案,申请人供应商根据其类别和通知他们的价格,付款方式和交货期提供。咨询前至少三种定价选项承包,享受一些优势的谈判。也普遍接受折扣的产品你需要购买散装。
提前支付许多服务提供折扣。因此,调整预算根据事件的优先级。总是优先考虑投资可能会带来更多的回报。
更新和监控所有上面提到的阶段。这是当你开始意识到如果你的预算已经妥善计划或者它将得到控制。包括不可预见的费用,这些将是至关重要的在你的整个投资组合优化财务规划。因此,您将获得信心的工作,有更好的预测费用。
一个事件的预算规模和决定是否定价约束下的事件可以发生。第一,因为只有经过这个分析可以知道如果事件会发生。第二,因为这将是一个初始地图事件规划师需要时不时咨询,必要时重定向他们的努力。所有的这些将会带来很大的影响在解决一个给定的事件的具体挑战,因此,它的性能。
作为创意、活动策划要有足够的钱在帐户推出他们的宏伟的想法,使每个与会者的梦想成真。但不是每一个事件都有这样的财务自由。没有一个一致的计划,财政可以最终迷失在如此多的应付账款,出乎意料的债务,和不必要的费用。
没有适当的监测和控制,想入非非,你已经在你的头脑中充满了技术、颜色、礼物、景点和著名的演讲者将会继续他们的存在只是在你的想象力。不要让无序,缺乏金融知识使你的职业生涯。
有一个好的知识,财务规划是成功的第一个技能对你的事件。有良好的财务计划,你会感觉更少的压力在整个活动策划和执行流程。此外,它会把你可能会找专业的认可。
没有耐心的计划预算吗?认为这是浪费时间,没有什么会改变吗?
以下四个原因将告诉你许多美好的事物,财务计划可以提供你的事件。毕竟,没有事件教授希望被视为一个业余的时候他们有一个绝好的机会,不是吗?
如果所有的输入都是注册在整个过程中,仔细分析,你将知道如何识别瓶颈事件和什么策略可以用来克服它们。
储蓄通常来自这一分析的一个例子是与供应商重新谈判。假设你只是尝试了新的视听公司和他们做了一个好工作。提供中长期合同交换的大幅折扣。如果这是可行的,这种关系是有利的,可以提高业务伙伴关系。
你可以跟踪事件的现金流。毕竟,一个事件是一个项目,项目本身就是一个业务。和企业需要知道他们的钱都花到哪里去了。
事件教授不进行财务控制不能依靠准确的信息对他们的财务状况。这将创建一个巨大的风险,因为品牌、赞助商、与会者和每个涉众都有自己的形象与这种低质量计划。
事件专业必须出现在事件的财务决策。然而,这并不意味着只有你的眼睛可能会带来好结果:继续你的财务和其他依靠分析会计师和律师的帮助下,在可能的情况下。监控业务和使用专门的帮助可以给你真实的信息来预测成功。
记录收入和支出的时候,就可以分析这些资金会做出更有效的决策,降低成本。
你会怎么做当你有一个有限的钱,但是你仍然需要做重大决定的事件吗?例如,让我们说你推出一个新产品。你会雇佣一个著名的演说家和发射实际上这样做,或租一间华丽的场地给贵宾留下深刻印象和雇佣一个鲜为人知的人举办主题会议吗?
理想情况下,每一个决策过程是基于有效的分析。毕竟,在决策上存在很大风险只根据自己的直觉。具有创造性和有创业精神是伟大的,但它也需要平衡与现实。
事件优点计划来控制他们的财政状况可以减少压力下做出决定,因为他们保持他们的基准测试之前决定,以及相应的结果。
这使得一个活动策划最多样化方面的差异。寻找新的供应商或增加订单是否与当前的修改人力资源策略,增加投资在一个关键过程,和降低成本。
证明结果客观地对某些事件的优点是一个真正的噩梦。如果处理数字是不够的在规划和管理阶段,他们还必须解释这些数字为其客户。
事实上,它并不总是简单的组织报告,使会计平衡,申报税,协调员工支付,发票问题。如果这是你找到的工作困难,你绝对需要的人不仅是好的数字,而且官僚主义。
正如上面提到的,如果你计划一个大型事件,不要开始任何没有计数与会计和宣传服务。还,这些报告准备好任何利益相关者参与事件或自己,这些信息集中在一个可靠的平台,连接到其他方面的事件,是至关重要的。
怎么了你,作为事件专家,有商业头脑能够使这些活动更实用,每天组织信息。因此,也不会有在最后一刻需要追重要的数字。
一个事件预算不一定会根据一个人的责任。而将一群人,根据事件的大小。不过,必须有人负责,集团和整个金融方面的事件。
长话短说:虽然计划计划,经理管理。就是这么简单。不难看到相同的人占领这两个角色,但它不是一个最佳实践。
活动策划人深入探究了公司的目的,这样的事件和组织在一个共同的目标是一致的。这是一个更具战略性的作用,因为大多数的计划过程包括分析,如市场分析和消费者洞察。他们创造策略来实现目标。此外,他们安排所有涉及到的利益相关者为了创建一个非常强有力的声音组织的品牌。
同时,他们球场合作当他们看到战略机遇。这是他们的责任创造达到最后的公共方法,定义的交流方式是最有效的为每个类型的受众和渠道。
事件管理器的图是一个二阶矩。是否这事件管理器是一个创建一个战术计划或后一个先前建立的规划者,这个人是负责执行的事件。
此时,活动预算已经分配和这个事件管理器将控制任务。
理想情况下,一个事件经理应该参与一个给定事件的所有阶段,从最初的头脑风暴。然而,它是件司空见惯的事件管理者和生产者参与只有在规划阶段已经结束。
内部或第三方规划是一个非常普通的问题在创业和企业营销团队。
内部招聘是当你公司选择的候选人并选择最优秀的人才是当前团队的一部分。所以你签上你的薪水的工作许可证,你满足某个工作负载。第三方规划意味着你将依靠一个机构进行事件营销。
这里有一些的高点和低点,这个决定是如何影响一个事件预算:
公司活动涉及各种各样的成本需要考虑的组织者在规划阶段。无论你是请求资源或已经预算为客户设置组织一个给定事件,重要的是要理解的局限性和成本应该探索即使计划仍处于初始阶段。
定义的大小事件的主要元素是参与者的数量的预期。快乐的小时或董事会会议,例如,往往是由于小观众。代表大会和商业展览会,另一方面,需求广泛的公众参与,这使得他们大制作。
你的业务打算通过这个事件?推出一个产品?获得意识的基础,增加粉丝吗?或补偿最忠实的顾客和留住?
这些都是最基本的问题需要解决,当你开始计划你的公司活动。开始从一开始,确保您不会错过任何一点,问自己5 Ws和2海关:
你可以开始之前或之后进行表格你的预算请求供应商的报价。考虑以下成本在计划你的预算时:
危机不仅会影响事件本身,而是一个整体的业务。如果这场危机是由一个内部问题,你将如何解决,与利益相关者沟通行为进行减轻风险品牌的声誉?没有所谓的魔法公式扑灭一场危机。但也有最佳实践检测和预测的行动来拯救一个品牌的声誉。
处理一个事件可能不是一样迷人的计划或战略。尽管如此,它是成功的一个关键方面。没有适当的管理预算,执行任何计划或策略可以得到非常困难。
现在你知道如何建立一个完美的活动预算,关注现实和可执行的策略。应用这些步骤我们只是经历,你就会拥有一个详细的事件预算控制费用和增加积极的投资回报的可能性。
投入大量的时间预算计划将避免在项目的每个阶段,问题定位你作为一个完整的事件专业不仅是创造性的,但是也有业务远景。
预算并不需要每个人都使它成为一样困难。学习上面预算建议确保你的财务未来并确保你理解如何预算之间的事件和一切!
