人力资源部门经常藏有包含敏感信息的复杂文件。
这些文件可以杂乱无章地放在塞满了员工记录的文件柜里。或者，多亏了某位员工，它们可以被安全、可靠、井井有条地保存起来文档管理系统。
什么是员工文件管理?
员工文件管理，有时也称为人力资源文件管理，是保留、归档、组织或销毁公司记录和员工信息的过程，同时保持合规。
通过有效的员工文件管理人力资源服务交付软件便于搜索、存储和管理所有员工数据。这样，如果你需要访问一个文件或员工记录，你可以快速找到它，而不用在无尽的文书工作中筛选。
如何建立员工档案管理
一旦知道了必要的步骤，创建员工文档管理策略就很容易了。下面是如何开始的。
1.确定必要的文件
首先，识别文件并记录您的业务收集。这些文件通常与该部门处理的人力资源职能有关。
这些必要的人力资源文件通常是:
- 招聘文件:任何与面试记录，职位描述，申请和简历有关的东西入职前测试结果．
- 安全及事故报告:详细记录医疗记录、工人赔偿和事故报告的文件。
- 招聘文档:新员工的入职记录，雇佣合同和i -9表格。
- 员工记录:签署员工手册、政策变更、竞业禁止协议、人事档案或确定的人力资源政策。
- 培训材料:与员工培训计划相关的记录和资源。
- 工资文件:考勤记录，税单，时间表和工资单。
- 把文档:有关的请求带薪休假休假或带薪育儿假。
- 文档中受益:有关计划、入学文件和各种优惠的信息。
- 残疾记录:请假申请表，残疾信息和特殊住宿要求。
- 员工的文件:任何与绩效评估、薪酬记录、失业记录和晋升文件有关的东西。
2.定义访问限制
一些人力资源文件是机密的，或者需要特定员工有限制地访问。在组织文件时，需要定义访问需求。
要控制对记录的访问，请考虑是否所有员工、经理或只有人力资源部门需要访问这些文档。您还可以根据这些人可能需要这些文件的时间和频率来确定权限。此外，考虑您希望这些人如何访问这些特定的文档。
3.识别信息过期
作为一个忙碌的人力资源专业人员，一次只创建一个文档并完成它会很有帮助。
通常情况下并非如此，因为有时这些文件中的数据有过期日期。此外，有时人力资源团队需要在文档失效之前将其保留一段特定的时间。当你开始设置员工文档管理时，考虑一下哪些文件有过期日期，并设置过期提醒。病例管理还可以帮助确定特定问题的开始和结束。
要识别即将过期的文件，请询问以下问题:
- 法律是否要求该机构保存某些档案?
- 你需要保留这些文件多长时间?
- 是否存在可以触发完全销毁文档的事件?
- 档案过期后是否有保留的法律责任?
4.确定安全级别
当你精简文档管理流程在美国，您会发现一些记录比其他记录需要更多的安全和保护。例如，这些文件中的某些信息可能受法律保护，如医疗和残疾信息需要与员工文件夹分开保存。
此外，如果文档过期或不再由组织保存，如何丢弃它?有些文件，比如过时的培训文件，可以直接扔掉。包含前任或现任员工个人信息的简历应该被销毁。
5.制定存储和归档文件的计划
一旦您对文件所需的安全性有了更好的理解，您就可以继续进行文件管理。你需要确定哪些文件将保留为纸质副本(比如最终需要粉碎的文件)，哪些文件可以以数字方式存储。如果你可以完全无纸化，这可能是最简单的选择。
然后您可以决定如何对文件进行分组。例如，员工可以访问包含保险或税收关键信息的资源库，而经理和团队领导可以访问员工记录。
6.利用软件
当您的组织花时间寻找合适的人力资源服务交付软件时，可以很容易地利用此工具来简化员工文档管理。您需要的所有文件都在一个地方，这样就可以很容易地为最需要的记录设置参数、限制和安全设置。
员工文档管理系统的好处
无论你所在的组织或行业，在人力资源团队中实施员工文档管理系统都有很多好处。
保持兼容
人力资源文件文档管理系统的主要好处之一是它允许组织保持安全和合规。这些系统使人力资源团队可以很容易地查看哪些文档存档、丢失、过期或符合规定。拥有一个全面的文档存储系统有助于确保您的组织符合所有相关的要求。
法律保护
当涉及到您的整体业务需求时，您总是希望保持在法律的约束范围内。由于许多联邦法律要求雇主存储某些员工记录，使用员工文档管理软件是绝对必须的。除了这些联邦要求外，您还必须能够随时访问员工文件，以回答某些诉讼、监管审计和询问以及员工投诉。
例如，如果一名员工对你的组织提出了歧视投诉，那么人力资源部门很可能需要参考过去的绩效评估、薪酬数据和考勤记录。如果投诉演变成法律调查，并涉及到平等就业机会委员会(EEOC)，人力资源团队可以利用这些记录来保护组织免受诉讼。
维护安全和隐私
某些员工记录必须安全地存储，而另一些则有特定的保留期，所以最好将所有这些记录保存在一个地方。法律要求雇主保护员工的敏感数据，比如与医疗信息有关的文件、残疾细节、社会安全号码和其他个人信息。
有了适当的员工文件管理系统，就有了满足这些法律要求的安全协议。
文档系统中与安全和隐私相关的特性通常包括:
- 锁定物理文件
- 确保电脑和其他设备不使用时的安全
- 使用密码和加密设置保护电子数据
提高人力资源效率
当人力资源部门可以轻松地搜索文件并提高员工文件的一致性时，他们的工作效率会更高。他们可以花更少的时间在满是杂乱无章的文件的文件柜或盒子里搜索，而花更多的时间做日常工作，比如管理员工关系．
例如，想象一下管理员工任务(如内部调动或重新安置)所花费的时间和精力。确保他们所有的文件都在一个地方可以帮助移动管理一个更简单的过程。
改善工作流程
将纸质文件转换为电子文档的自动化过程改善了人力资源部门以及其他经理和高管的工作流程。无论什么时候需要重要的员工记录，或者什么时候必须对福利管理政策，这样做可以快速有效地完成。
除了改善人力资源团队和其他经理的工作流程外，将这些文件安全地组织和存储在基于云的文档管理系统中，使员工可以轻松地访问他们所需的文档，而无需向人力资源团队寻求帮助。
员工文档管理系统的挑战
另一方面，实现员工文档管理系统也会带来一些挑战。其中一个主要的挑战是与第一次使用新过程密切相关的培训过程。除了投资于这个新软件之外，您还需要投入时间和精力培训您的员工如何以兼容和安全的方式使用它。
根据您的业务选择的工具，从纸质文件到无纸化文件也需要时间。它需要一些时间来适应，并且在享受好处之前需要完全提高。
迈向数字化工作场所
不要再花时间寻找重要的员工文件，好好利用员工文档管理。你会发现自己在问:“我把那张纸放哪了?”，而是有更多的时间专注于确保成功的正确流程到位。
一旦你的员工文件管理系统中有了所有重要的文件，看看你还能如何改进你的组织人力资源管理合规．
