5个简单的方法告别电子邮件的压力和倦怠

我们正处于“大辞职”时期，离职的员工数量创下了历史新高。

超过2400万人辞职2021年下半年;仅12月份就有430万人死亡。

这一大规模工作外流的主要驱动力是什么?

倦怠！

员工们厌倦了被工作压垮的感觉。因此，如果你想留住顶尖人才，尽你所能帮助你的团队避免这种压力是很重要的——包括管理他们的电子邮件。

但具体要怎么做呢?让我们来看看5个技巧，帮助你的团队控制他们的收件箱，避免倦怠，并提高员工的留存率。

为什么打败电子邮件如此重要?

重要的事情先做。在我们开始讨论如何帮助你的团队克服邮件压力之前，让我们快速接触一下什么是邮件压力，以及为什么帮助你的团队避免它是绝对必须的。

顾名思义，email压倒是指完全被你的收件箱压倒的体验。当你无法再控制收件箱里的邮件流量时，每天收到的邮件就会远远超过你能整理和回复的数量。随着时间的推移，未读、未排序和未回复邮件的数量不断增长，直到数量大到每次打开收件箱时你都感到有压力。

如果这听起来很有压力，那是因为确实如此。当你的团队疲于应付邮件过载时，可能会产生各种不利影响，包括:

• 降低了工作效率。处理邮件会占用你的时间和精力，你的团队可以把这些时间和精力花在更重要的任务上。这会导致整体生产力的降低。
• 丢失重要邮件。当你的团队处理数百封(甚至数千封!)电子邮件时，重要的信息很容易在混乱中丢失，或者他们很难在需要的时候找到重要的电子邮件。这可能会导致许多负面的业务结果，例如失去一个重要的客户或错过一个重要的会议。
• 更高的倦怠风险。这不是无缘无故被邮件淹没。电子邮件压倒性是压倒性的。当你的团队一直处于不堪重负的状态时，他们有更大的崩溃风险，你也有更大的风险失去他们恶劣的工作环境．

让邮件失控会严重影响你的团队。但如果你正确地支持你的团队，帮助他们管理电子邮件，就会有很多积极的影响，包括:

• 增加生产力。当你的团队不担心收件箱里乱七八糟的东西时，他们就能更好地专注于重要的工作。这提高了个人和团队的生产力。
• 更多的时间，更少的精疲力竭的风险。处理杂乱的收件箱很费时。通过消除电子邮件的压力，你把时间还给了你的团队，帮助他们总体上感觉不那么不知所措(也不太可能筋疲力尽)。
• 在一天结束时，更强的注销能力。对于许多人来说，仅仅是知道如何整理和回复数百封电子邮件就很难在工作时间之外放松下来。允许你的团队在工作时间之后停止工作，这样更容易断开联系，这是工作与生活平衡的关键。

避免邮件淹没的5个技巧

如果你想创造一个高效的、支持性的工作环境，并在公司留住顶尖人才，帮助你的团队避免邮件超载是不容商量的。但是你要怎么做呢?

1.为如何使用和何时使用电子邮件设置明确的参数

当员工不知道如何以及何时使用电子邮件时，收件箱很快就会失控。如果没有明确的参数，员工很容易发送过多的电子邮件，过于频繁地发送电子邮件，并将电子邮件发送到错误的联系人。你懂的。

幸运的是，有一个简单直接的解决方案:就如何以及何时使用电子邮件制定明确的政策和程序，然后让团队中的每个人(最好是组织内的每个人)都遵守这些政策和程序。

明确电子邮件的使用参数可以防止你的团队不得不对不必要的、过多的或多余的电子邮件进行分类。这是控制邮件压力的关键。所以，想想你希望你的团队如何使用(和不使用!)电子邮件。然后围绕这些最佳实践为您的团队制定指导方针。

虽然在设计策略和程序时，使用电子邮件的“正确”方式因团队和组织而异，但请考虑以下几点:

• 适当和不适当的电子邮件用例
• 几个小时的邮件操作。在工作时间之外发送邮件可以吗?还是应该等到第二天再发送?
• 预期响应时间
• 适当的邮件跟进节奏。团队成员在发送后续邮件前应该等待多长时间?
• 抄送同事的指南
• 对紧急邮件进行分类或标记外部电子邮件功能用一个特定的主题行

要具体。你越清楚电子邮件应该如何使用，不应该如何使用，你就能更好地帮助你的团队战胜电子邮件的压力。

2.优先考虑组织

当你打开收件箱，发现有1000封未读邮件，却不知道哪些邮件需要回复(非紧急请求邮件或营销邮件)时，即使是最优秀的员工也会感到不知所措。

所以，如果你想帮助你的团队避免邮件淹没，那就帮助他们整理收件箱。

问问他们在收件箱中遇到的最大挑战是什么。然后投资于邮件管理工具帮助他们克服这些挑战，更好地控制他们的收件箱。

你的团队的收件箱越有条理，他们就能更好地管理它们，他们遇到邮件淹没的可能性就越小。

3.留出收发邮件的时间

如果员工每五分钟查看一次邮件，或者觉得他们需要时不时地查看一下邮件，他们就很难完成工作。

与其让你的团队一直保持联系，及时回复邮件，不如帮助你的团队制定更好的邮件边界通过在工作日设置特定的屏蔽时间来管理他们的收件箱。

例如，不要让你的团队每天不停地查看电子邮件，而是让他们每天用30分钟的时间进行不同的活动。

给你的团队专门的时间和空间来管理他们的电子邮件，可以防止电子邮件占用你一天的时间。这有助于提高注意力和工作效率，并控制邮件泛滥。

4.创建电子邮件模板

导致邮件超载的另一个因素是一天中一遍又一遍地写和发送同样的邮件。

但好消息呢?如果这封土拨鼠式的邮件让你的团队被淹没了，有一个简单的解决方案:电子邮件模板构建器．

为你的团队最经常发送和接收的电子邮件类型创建电子邮件模板可以节省时间和精力。你的团队不需要从头开始，每次都要写一封新的电子邮件(根据电子邮件的不同，可能一天多次，甚至一小时多次)，你只需要复制粘贴模板，用收件人的名字或其他相关细节自定义它，然后按提交。电子邮件定制更快，更简单，不那么繁琐，并可以帮助您的团队更好地管理他们的电子邮件。

底线?你的团队每天都会发送大量的电子邮件，其中许多几乎一模一样。创建模板，帮助他们更有效地发送几乎相同的电子邮件，有助于提高工作效率，减少倦怠和沮丧。

5.以身作则

团队向他们的领导者学习他们如何工作，以及在公司文化中哪些行为是可以接受的。所以，如果你一直在为1万封未回复的邮件而烦恼，或者把每封邮件(无论是否相关)都抄送给你的整个团队，他们会照做的。换句话说，如果你自己都忙不过来，你就无法帮助你的团队避免邮件淹没。

为了让你的团队更好地管理他们的电子邮件，树立一个好榜样。模仿你想让他们采取的行为。告诉他们如何处理电子邮件，管理收件箱，保持有条不紊。

如果你想让他们在工作日结束时完全关闭，就不要在晚上10点关闭邮件。如果你想让你的员工组织和管理他们的收件箱，那就组织你自己的收件箱，然后让他们了解你的流程。如果你想让你的员工使用电子邮件模板来节省时间，你自己也可以使用它们，然后与你的团队分享节省时间的好处。

你不能让你的员工做一件事，然后做完全不同的事情。当你想要帮助你的团队解决邮件超载的问题时，你必须首先自己克服它。

避免邮件过载，同时确保最佳工作状态

当你的团队感到不堪重负时，他们就不能把工作做到最好。电子邮件管理让你很难集中注意力、完成工作或放松。所有这些都会导致工作效率降低，参与度降低，以及工作中的整体负面体验。

那你要怎么做才能弥补呢?试试上面的建议来保持专注和有条理。

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