很多人都被电子邮件。
这个词仅能勾起这样一幅画面——一个大胆的三位数的未读邮件,每一个都需要您的关注。
为中心的沟通尤其是在我们的职业生涯中,电子邮件是不可避免的。即使最伟大的尝试摆脱我们的收件箱,电子邮件证明,它不会在任何地方。
就会出现问题,因为我们收到大量的电子邮件。如果任其发展唯一的本地优先级邮件日期是收到了。建立电子邮件的设计并不是为了处理我们目前的体积和很多方面我们与我们的收件箱。值得庆幸的是,技术和最佳实践可以来拯救你。
有效的电子邮件管理需要你积极采取你的收件箱在你自己的手里。这将需要增加电子邮件软件和一些一般规则的最有效的方法处理电子邮件通信。
电子邮件是最强大的商务沟通形式和使用这些有效的策略,它可以成为你真正享受工作。进入有效的电子邮件管理策略,遵循这些简单的电子邮件管理技巧。
之前进入你的收件箱的有效管理,重要的是要优先考虑和删除不需要的信息。促销销售消息应该是第一个去拖拽到促销标签并不有效。这个想法是有一个有组织的收件箱里只有内容,相对于你的工作目标。在大多数情况下销售消息分散注意力从你的优先级。有机会,一些电子邮件垃圾邮件或来自未加密的电子邮件地址。保护自己免受这有助于你避免身份盗窃、数据破坏和保护您的联系详情。
如果你是一个串行通讯用户,这是另一个机会来简化你的收件箱。你可能会创建标签和过滤器,可以处理它们的方式,但是,我们保存这些邮件策略添加你的个人和职业生活的价值。
如果你还没有读过去通讯的两个版本,很有可能你得不到任何价值,所以考虑取消订阅。如果你不能忍受退订,大多数通讯将允许您发送频率降到最低。
类似于通讯你可能已经加入各种组织,适用于你。看第二个他们提供和价值是否与你当前的目标和利益。
组信息可以包括电子邮件从个人接触随机主题或简单地把自己从那些极其长线程“回复所有人”。小外交仍有很长一段路要走,因为你不能只是“退订”或“块”你的朋友和同事。Gmail是提供一种“哑巴”按钮,但其他人你必须表明你的意图。
短消息让他们知道你不再相关的谈话让你顺利退出,会有效地管理电子邮件更近一步的策略。
既然你已经删除了不重要的时间组织电子邮件你真正想要的和标签是一个伟大的方式。
标签可以用来创建一个自定义文件夹系统在你的收件箱。名称的类别、客户机项目,或任何你的欲望。这种粒状组织你的收件箱创建一个系统,你的谈话有自己的合适的位置,使他们容易发现和处理。
是没有限制的电子邮件文件夹,您可以创建你的收件箱。这不是常见的有30或更多的标签和文件夹来组织你的谈话在一个细粒度的水平。
共享收件箱和采取进一步的标签允许您共享的文件夹的概念和管理电子邮件在你的收件箱作为一个团队。G2的类别最佳共享收件箱建立团队,你会发现最好的来源你的团队的列表。
邮件分配是一种共享的组件允许您的收件箱委托邮件清晰。
之前您应该考虑添加额外的工具,与你现在的工作电子邮件客户端。要反弹的收件箱是适得其反保持专注和组织你的收件箱。
为什么不让你的生活更容易一些呢电子邮件自动化工具吗?自动电子邮件响应可以提供清晰的消息没有占用你太多的时间。创建电子邮件过滤器的另一种方法是你可以对传入的电子邮件排序,标记或标记为您根据您的设置标准。
过滤器会安抚你千万不要错过你的账单或重要电子邮件从一个特定的收件人。他们可用于自动组电子邮件的项目或客户名称基于特定的关键字,附件,和主题行。您可以考虑过滤器作为你的私人助理,做一些pre-organizing给你,让你专注于更紧迫的任务。
另一个简单的方法来过滤传入的电子邮件,是创建别名。电子邮件别名是另一个电子邮件地址,还是直接到您的原始邮件。本质上,您将拥有一个新的电子邮件地址的好处没有创建和管理一个新帐户。
例如,您可以订阅通讯与电子邮件别名代替你的主要邮件地址。您可以创建过滤器自动标签或明星的所有电子邮件别名邮箱地址。
Gmail电子邮件别名也给你一个机会来发送电子邮件从一个不同的名称。例如,您可以从一个电子邮件地址发送工作邮件和个人电子邮件别名,反之亦然。
尽管如此,如果你需要创建一个新的帐户,例如,管理你的销售或支持查询,帮助台软件可以无缝集成服务台在你的个人邮箱。这种方式,销售和支持邮件可以治疗票务的风格和分配给特定的代理直接从你的个人邮箱。
足够了解你的同事接收外部邮件,这是好的做法,以避免使用电子邮件进行内部沟通,这包括CC, BCC链。
现代电子邮件管理消除了需要的邮件转发给你的内部团队。最好的电子邮件管理软件将允许您通过电子邮件与你的队友交流笔记通过应用程序消息传递软件。这种双重好处意味着您不需要使用一个外部消息传递平台,并且你也避免大家的收件箱。你的团队会感谢你的!
持续监控你的收件箱可以变成一个有效的时间管理习惯。
调度的战略时机导致有效的电子邮件管理和管理你的邮件最好每天同一时间。这允许您创建槽内,使你关注其他任务没有常数挥之不去的感觉,你应该检查你的邮件。
一旦你管理你的收件箱,你应该跳在你的收件箱,除非是迫在眉睫。甚至你可以设置系统来纪念那些邮件,你不能马上回复。
小睡的电子邮件或电子邮件管理软件包括能力让他们回到您的收件箱在稍后的时间。良好的标记系统支持的过滤器将确保没有被错过,同时允许你收件人有效应对。
甚至重要的邮件总是不能立即回答,但据说有最佳实践时预期的响应时间。
作为一般规则与业务相关的电子邮件应该回答同一个营业日。研究表明,服用超过48小时回复电子邮件将导致损失的潜在客户和他们的不满。
快公司进行了调查电子邮件响应时间他们发现,超过70%的人预计在4小时内响应时间。
再次,电子邮件管理软件可以帮助。至少,您可以设置自动回复让收件人知道他们有你的注意力与更详细的反应,应该是在3 - 5个工作日。
我们都处理大量的各种任务和高容量的日常邮件,但重要的是优先邮件,可以不回答。你是否在等待招聘人员的回复,外部利益相关者的确认,或客户的决定,3 - 5个工作日应该发送一个基线后续的邮件。
可能有情况时可能需要几个跟进。不要忘记添加一到两天之间后续邮件,避免给人留下这样一个印象,你是绝望。
情况下你不能及时跟进,一个自动回复就足以显示你的参与。在这种情况下,如果你是一个Gmail用户,G-Suite通信工具能帮上忙。
代表团是电子邮件管理成功的关键。使用正确的工具,或更确切地说在你的收件箱,你可以简单地把快速内部电子邮件给你的同事,将自动电子邮件与他们分享。你甚至可以把它更进一步,创建自动化的规则自动与一个特定的同事分享特定的电子邮件。内部邮件笔记也可以自动添加为你提供更加清晰和上下文信息。
最受欢迎的电子邮件服务的客户有一个相应的手机应用程序来帮助您管理电子邮件当你不是在你的电脑前。方便地访问你的电子邮件在你的手掌,你可以有一个快速实时传入的电子邮件的概述,并相应地安排你的一天。
花些时间预先结构你的邮件策略可以节省您的时间和提高效率。令人惊讶的邮件签名并不像他们应该经常使用。注意的输入你的名字,标题,和公司信息你可以关注起草和发送有效的邮件快得多。
你的签名过程的帮助下可以进一步简化电子邮件签名软件。电子邮件签名软件不仅能帮你节省时间,也能帮助你和你的团队保持简洁。这是一个简单,但有效的方式来提高你的品牌和营销工作。使用电子邮件签名,可以促进您的业务,接受重定向到你喜欢的网站页面或社交媒体账户,宣布即将来临的事件等等。
如果你使用别名,你甚至可以有不同的签名为每个电子邮件地址。这将帮助你改善你的沟通策略和电子邮件收件人参与目标的方法。
邮件模板的另一种方法节省时间,确保你有一个一致的语调为公司品牌。
大多数邮件服务提供本机将邮件保存为模板的方法。尽管如此,有一个更强大的列表电子邮件模板编辑器软件当集成直接在你的收件箱,可以简化你的许多重复的流程和超负荷与共享你的收件箱邮件模板。可以添加自定义的变量将确保你的收件人收到创建一个定制的反应,给人的印象是特别为他们。
有效地管理你的收件箱可以让你更有效率。电子邮件管理技巧和软件的帮助下,讨论了在这篇文章中,你正在向驯服和交朋友,你的收件箱。
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