电子邮件是当今文化不可分割的一部分，无论是在工作中还是在家庭中。
大多数员工花大量时间阅读、回复和管理电子邮件。普通工人的花费约为28%的时间管理收件箱。
因为你在收件箱上投入了大量的时间和精力，所以充分利用它是很重要的。你发送的电子邮件应该是有效的，高效的，并帮助你得到你想要的结果。让我们来看看你需要知道的电子邮件沟通的最佳实践，以最大限度地利用你的收件箱。
为什么电子邮件沟通的最佳实践很重要
首先，遵循电子邮件沟通的最佳实践是很重要的，以便:
- 加强关系:电子邮件沟通的最佳实践可以帮助你更好地沟通，无论是写更简洁的信息，还是更清楚你在电子邮件中包含的人。改善沟通可以改善你与专业人士的关系。
- 帮助你保持条理:当你的收件箱一片混乱时，当你需要它们的时候，你很难找到你需要的电子邮件，而且很容易就会漏掉一些东西。通过正确的结构和最佳实践，你可以让你的收件箱更好地组织起来，并享受它带来的所有好处(比如更精简的用户体验和更少的时间搜索特定的消息)。
- 提高工作效率:当你没有一个清晰的，明确的，战略性的邮件沟通方法时，你可能会浪费大量的时间来浏览和管理你的收件箱。但是，通过正确的电子邮件沟通最佳实践，你可以确保你花在电子邮件上的时间是有价值的——换句话说，是有成效的时间。
- 结果:开车不管你想通过电子邮件实现什么目的(比如建立更多的联系，完成商业交易，或者宣传你的公司)，拥有一套最佳的电子邮件沟通实践将有助于你取得成果。
提升你的电子邮件游戏的最佳实践
既然你已经理解了为什么电子邮件沟通的最佳实践是如此重要，让我们直接进入你需要的实践来最大化你的电子邮件沟通-并在这个过程中获得回报:
明确你想说什么
如果你想改善你的电子邮件沟通，你要记住的第一个练习实际上发生在你写一个字之前。
明确你的电子邮件的重点——以及你想如何传达这一点——是至关重要的。在你开始写电子邮件之前，花点时间定义一下它的目的，这有很多好处，包括:
- 清晰的消息传递:当你知道你想说什么，想怎么说，以及你这么说的原因时，你就更容易把你的想法更清楚地转化成文字，这就会让你的电子邮件更好、更有效。
- 邮件越少效果越好:当你知道电子邮件的目的时，它会帮助你直击要点——这可以帮助你在更少的邮件中得到你想要的结果(不再是无休止的来回!)
- 减少写邮件的时间:当你对电子邮件的目的和内容有了清晰的认识，你就不必花很多时间思考你想写什么，这可以减少你花在起草电子邮件上的总时间——然后你可以把这些时间用于其他更重要的任务。
确定你想在电子邮件中说什么的最好方法是问自己几个关键问题:
- 我为什么要写这封邮件?
- 我想在这封邮件中传达的核心信息是什么?
- 我希望从这封邮件中得到什么结果?
在你开始写作之前回答这些问题将确保你理解你的电子邮件的重点和目的，以及传达这一点和目的的最佳方式。
根据你的听众调整你的声音
说到电子邮件，并不是所有的信息都是一样的。如果你想有效地沟通，你需要根据你的受众来定制你的电子邮件。
当你写电子邮件时，你需要根据你发送邮件的对象来调整语气和声音。例如，给老板发邮件写给公司CEO或潜在客户的邮件和你发给工作上最好的朋友的邮件会有不同的语气和语调。
当你写电子邮件时，考虑一下你和收件人的关系，并相应地调整你的语气和声音。例如，如果你给一个潜在的客户发邮件，你会想要使用更专业的声音和语气，而给你的同事发邮件可能会更轻松和随意。
现在，这是真的，你会想写一封专业的电子邮件给某些联系人。但重要的是不要走极端。电子邮件太专业或正式都可能给人不真诚或古板的印象。相反，用一种平易近人的、专业的声音来写——类似于你在面对面谈话中与收信人交谈的方式。
一个衡量你的电子邮件的声音和语气是否切题的好方法?大声朗读你的邮件。如果你的电子邮件读起来不像你和你的联系人面对面交谈的方式，那就修改它，直到它看起来像。
利用编辑的优势
在一个完美的世界里，你第一次尝试就能写出一封完美的电子邮件。但我们生活在一个不完美的世界——事实是，如果你想发送有效的电子邮件，你就必须编辑它们。
校对
如果你的邮件充满了标点错误、语法错误和拼写错误，人们可能会认为你粗心大意或不注重细节——这两种情况都会损害你的职业声誉。
这就是为什么在发送之前校对每封邮件是绝对必须的。校对可以确保你的最终草稿(或收件人的收件箱)中没有意外的错误。好消息是什么?你不需要成为语法专家来发送完美校对的电子邮件。有很多工具可以帮你校对，比如ProWritingAid或语法．
请记住，虽然这些工具确实有效，但也有可能出现一些编辑问题，所以一定要在发送邮件前最后检查一遍发送．
格式化
电子邮件的格式几乎和你实际写的内容一样重要。当电子邮件格式不正确时，最终用户可能很难阅读，并且您的信息最终可能会丢失。
那么你应该如何格式化你的电子邮件呢?
- 避免大段文字。大块的文字在视觉上让人感觉不知所措。相反，你应该将文本分解成简短的段落，并确保段落之间有适当的空间。
- 选择正确的字体和字体大小。避免使用难以阅读的字体(如图形字体或草书字体)。相反，坚持使用专业的、易于阅读的字体(如Arial)，并确保选择一个让收件人容易阅读你的文字的字体大小(11或12通常是安全的选择)。
- 使用粗体、斜体和下划线来强调。如果你想在邮件中强调一个特定的点，可以通过改变字体样式来引起注意。例如，您可以加粗、斜体或下划线。
长度
在起草电子邮件时，你要考虑的最后一个编辑元素是什么?长度。
电子邮件应该简短扼要(没有人想读小说!)。尽可能简洁地说出你需要说的话。一旦你起草好了邮件，再读一遍，删除任何多余的单词、填充物或废话。如果你能用更少的语言表达你的观点，那就这样做。
写正确的主题行
在人们阅读你的电子邮件之前，他们会阅读你的主题行，所以你要确保主题行能让他们阅读完整的电子邮件。
但是你怎么写一个增加的主题行收件人打开你邮件的可能性有多大?
- 要具体。像“嘿”或“快速问题”这样宽泛的主题不会吸引人们打开你的电子邮件。相反，用你的主题让别人知道邮件里到底写了什么，比如“中午12点开会有空吗?”或“今天头脑风暴会议的记录”。这样，他们就知道会发生什么——如果是他们关心的事情，或者是时间紧迫的事情，他们就会更倾向于打开它。
- 保持简短。电子邮件的主题行只有这么多空间，如果你的主题行太长，收件人的收件箱会在结尾把它截掉。这就是为什么保持主题行简短很重要。
- 写下来。在匆忙地发送电子邮件时，人们有时会忘记写主题。不要成为那样的人!主题栏中没有主题的电子邮件注定会被放入垃圾文件夹。所以在你发送电子邮件之前，确保你有一个主题行。
只给必要的收件人发邮件
有一种方法可以巩固你糟糕邮件沟通的名声?每封邮件都抄送你认识的每个人。没有人想被不相关的邮件轰炸，所以如果你想改善你的电子邮件沟通，只给那些绝对需要收到它们的人发邮件。
邮件链越小越好(最好只发给几个最重要的、需要认识的人)。在你把邮件抄送给某人之前，问问自己，“这个人是不是实际上需要包含在这封邮件中吗?”如果答案是肯定的，考虑直接给他们发个消息。如果答案是否定的，就不要抄送。就这么简单。
如果你确实需要在电子邮件中抄送别人——尤其是一群人——使用密件抄送。这样，你就不会把每个人的联系方式都分享给其他收件人，也不会把收件人不想要或不需要的电子邮件地址填满。
点击发送前暂停
一旦你发送了一封电子邮件，你通常就无法收回了。所以在你点击之前发送按钮，暂停一下，确保你的电子邮件确实是你想要发送到世界和收件人收件箱的信息。
等着发邮件可能会让你说一些你因为沮丧而不想说的话——尤其是如果这是一封充满情感或专业色彩的邮件，比如指责某人犯了错误。在击球前暂停发送也可以给你一些额外的时间来捕捉你可能在第一轮编辑中错过的任何错误，并在必要时进行更改。
根据你要发送的邮件类型，在你完成写作和编辑后至少等10分钟再发送出去。如果是一封特别情绪化的邮件，考虑给自己更多的时间，比如一个小时甚至一整晚。
你给自己的时间越多，你就越不可能发一封你最终希望收回的邮件——这是值得花的时间。
给收件人回复的时间
当你发送电子邮件时，你可能想要快速回复。但并不是每个人都离不开收件箱。在你跟进之前(或者生气!)，给你的收件人足够的时间来回复你的信息。
多少时间?根据经验，给人们24小时的时间通过电子邮件给你回复。如果你是在周五或周末发邮件，那就把时间安排到下一个工作日。如果你的邮件很紧急或时间紧迫，考虑通过其他方式联系沟通渠道比如在Slack上给他们发信息，或者(啊哈!)给他们打个电话。
如果你给经常联系的人发邮件，你也应该考虑他们一般的邮件回复模式。
例如，如果你知道你的同事通常至少要两到三天才能回复非紧急邮件，那么就不要在24小时后再发后续邮件。另一方面，如果你的老板通常在一个小时左右的时间内回复所有的邮件，如果你在下一个工作日还没有得到回复，请随时跟进。
确保你最重要的邮件交流不会在收件箱里丢失
如果你的邮件经常在收件箱里丢失，你就不可能成为一个有效的电子邮件沟通者，这就是为什么整理(并保持!)是绝对必须的。
收件箱管理——包括将重要邮件分类到易于访问的文件夹中，清除不必要的邮件，确保紧急邮件得到立即处理——提供了许多好处。
- 让你的收件箱更容易浏览。当你优先整理收件箱时，你不必从数百封不必要或不需要的邮件中找到你要找的东西。这让你的收件箱更容易浏览，也不那么难以驾驭。
- 减少你管理邮件的时间。当你的收件箱井然有序时，当你需要的时候，你更容易找到你需要的东西，这可以大大减少你管理收件箱的时间。
- 确保没有重要的电子邮件丢失在洗牌。当你有一个有条理的、精简的收件箱时，重要的邮件就不太可能从缝隙中溜走。
你能手动整理收件箱吗?当然。但邮件管理软件它可以帮助你自动化这个过程，让你的收件箱快速、有效、无痛地组织起来——所以使用它吧!
结论
在当今的职场中，能够通过电子邮件进行有效沟通是绝对必要的。正确的电子邮件管理方法可以帮助加强职业关系，提高你的生产力和效率，并从电子邮件中获得更好的结果。
现在你有了这些最佳实践，你就有了改善电子邮件沟通所需要的一切(并享受随之而来的所有好处)。
不要被电子邮件搞得不知所措。控制你的收件箱，遵循这15个技巧来帮助你掌握电子邮件管理．
