自从软件以光盘形式邮寄以来，软件采购过程已经取得了长足的进步。
今天，千千万万个专业软件即服务(SaaS)产品为几乎所有通过云立即实现的事情提供解决方案。事实上，云计算公司最近出现了破纪录的业绩市值超过2万亿美元，证明了SaaS技术正在快速向前发展。
然而，数字化采购流程并没有以同样的速度发展。许多采购领导者仍然坚持传统的“采购到付款”流程。软件是数字化实现的，但在许多方面，仍然被视为旧的CD方法。
为什么?
这种停滞有几个原因。大多数采购主管表示对他们的变更管理技能信心不足，而其他人只是没有准备好为他们的业务选择和实施正确的技术。
这不能再成为借口了。企业是时候从传统的采购流程向数字化采购过渡了。只有这样，他们才能使用开创性的技术进行主动、预测和自动化采购。
下面将深入探讨买家如何跟上行业的步伐，并成为数字采购的领导者。
传统的采购受到IT环境的影响，产品选择有限，少数供应商主导了市场。企业通常首先选择一个供应商，然后决定购买什么产品，依赖于甲骨文、微软和SAP等少数流行公司的产品套件。
从那以后，采购部门一直落后于其他部门，并且需要最长的时间才能过渡到完全数字化的操作系统。只有15%的公司相信他们在数字化改造采购流程和运营模式时，要么是“同类中最好的”，要么是“行业领导者”。
典型的传统采购流程通常是这样的:
来源:Quolum
这些步骤都是孤立的，而不是完整的。例如，IT团队负责选择供应商。一旦IT部门有了建议，就会将流程移交给采购团队，然后采购团队根据成本和业务需求做出决定。在这个过程中，技术和业务需求很难保持一致。
一旦IT选择了工具，传统的采购团队只关注获得报酬，而不是优化工具的价值。它们也不衡量消费或跟踪投资回报率(ROI)。更糟糕的是，IT团队根本不再参与，甚至可能几个月都不知道购买。
SaaS世界发生了巨大变化，而采购方法却落后了。特别是，向云的迁移颠覆了销售、营销、工程和所有其他部门管理日常工作的方式。超过1.3万亿美元的企业IT到2022年，支出可能会转向云计算——到2025年，这一数字预计将增长到1.8万亿美元。
随着这种转变，公司购买数字工具的方式也在改变，最近，他们购买了很多。在2021年，世界各地的公司使用了一种平均110个SaaS应用程序．与五年前或十年前相比，今天的采购面临着完全不同的挑战。
以下是SaaS帮助缓解采购挑战的三种方式。
购买软件不再是一个集中的IT决策。公司的其他团队都可以轻松地在线研究、测试和购买产品。团队可以选择满足其独特需求的工具，而不是等待IT部门几个月或几年来决定供应商、选择集成合作伙伴并将解决方案实现到他们的技术堆栈中。
去中心化也会带来意想不到的后果，比如它的影子在那里，员工购买IT部门不知道的、现成的、从未使用过的东西。
买家现在不再根据供应商的限制选择额外的工具，而是从数百个(如果不是数千个的话)一流的产品中进行选择，以满足他们的需求。即插即用软件的流行和易于实现导致了SaaS购买和使用的爆炸式增长。
竞争非常激烈，所以供应商不再在网站上隐藏他们的定价计划。他们需要对自己的功能、特性和安全措施非常透明。
数字化采购软件拥有与传统采购完全不同的合同和支付模式。这叫做订阅模式。采购部门可以购买并拥有解决方案，而不是内部解决方案，通常需要签订维护合同。
订阅提供了灵活性。采购部门可以根据供应商提供的价值来决定何时更换供应商，而不是关注沉没成本。这使得公司能够保持灵活，特别是按月订阅协议。公司可以迅速转向另一个平台，而不是退出根深蒂固的遗留系统。
订阅也可能是相当有问题的。任何人都可以创建七天的免费试用，但这并不意味着人们真的会使用这个账户。员工很容易代表他们的公司购买工具，然后退出工具，忘记他们的合同。
我们通常会在免费商业模式中看到这种情况。采购部门应该警惕那些要求买家在激活前输入信用卡信息的“免费”试用。企业可以承诺一个月甚至一年的订阅合同。
现在，采购团队面临着两个选择:要么承认，要么适应数字化采购方法或者坚持旧的传统方法，这已经没有意义了。
以下是如何做出正确选择的方法。
数字化采购补充了新的SaaS购买流程。一个好的数字采购平台会创建一个中心来监控每个应用程序和订阅。
供应商管理降低总体成本，并帮助确定哪些工具提供了正确的价值，可以完全从技术堆栈中删除。它还有助于整合整个组织的数据，以便领导者可以分析跨技术堆栈的工具如何相互交互。
现代采购还看到决策过程月复一月、年复一年地重复。你可以把几乎所有的订阅续订看作是一个自主的采购决策．
结果呢?聪明的买家，他们希望在购买旅程的每个阶段优化他们的支出。数字采购还降低了我们所说的“流氓数字采购”所带来的风险。
虽然购买SaaS工具比以往任何时候都容易，但在没有数字采购平台的情况下，它可能变得有些免费。
员工只需点击一个按钮就可以自己实现SaaS工具——他们所要做的就是接受条款和条件(当然，我们大多数人都阅读了完整的条款和条件，对吧?)这可能会带来安全风险并产生隐藏成本，也称为影子IT和暗计费。
它的影子在没有IT团队参与的情况下购买的软件。由于有如此多的SaaS工具可用，而没有中央SaaS管理系统，影子IT可能会迅速累积，为公司带来重大风险。这意味着资金是非法流出的，这使得组织容易受到安全漏洞的攻击。
分散式SaaS采购进一步使影子it更容易潜入。集中式团队通常会购买谷歌Suite、Slack、Zoom和薪资提供商等工具。但是员工直接购买了数百个其他工具，这些工具在集成到公司的其他部分之前没有经过合规性检查技术堆栈。
这将组织暴露在法规和安全遵从风险中。许多工具不符合数据隐私政策，如系统和组织控制(SOC)、通用数据保护条例(GDPR)和健康保险可携带性和责任(HIPAA)。
即使这些法规与特定的解决方案无关，使用不合规的解决方案也会使公司面临数据泄漏的风险。此外，当员工离开公司时，他们可以留下孤立的应用程序。或者更糟的是，他们仍然可以访问这些应用程序。
所有这些都表明了对数字化采购管理工具的需求。
对于没有集中采购流程和系统的公司来说，SaaS浪费是另一个主要问题。这可能会导致隐藏的费用暗计费模式．由于许多技术供应商坚持积极的年度业务指标，如增加净美元留存率，他们诉诸可疑的计费实践来实现年度目标，包括:
数字采购平台将传统采购与现代SaaS世界联系在一起。它提供了所有购买的概述，跟踪使用情况以确定哪些工具是有价值的以及何时需要削减它们，并为企业团队提供了一个中央位置，以安全地管理和查看所有SaaS工具。
通过数字化采购平台，您可以优化采购流程的各个方面，特别是以下四个方面。
大多数公司为他们的日常工作采用优化的工具或完全切换到它们。正确的采购和成本管理是下一步。过程自动化软件通过跟踪所有成本、采购和供应商，帮助简化您的采购工具堆栈，并减少与订单、批准、发票等相关的手工工作。
大规模采购最混乱的方面之一是支出监督。企业可以通过最新的资金支出和可用预算来优化成本，减少冗余系统和合同。
优化成本最简单的方法之一是跟踪软件消费．现代财务领导者将每一笔支出都视为投资，并衡量使用情况和结果。如果更多的组织开始跟踪每个付费许可证举行了多少次Zoom会议，不要感到惊讶!
集中式采购工具通过提供预测性和前瞻性的采购，使公司在采购时更加灵活。最重要的是，组织可以更好地与供应商合作，为推动业务向前发展的战略投资提供资金，而不是在整个企业中部署点解决方案。
随着业务的发展，集中式采购可能会成为一个障碍，减缓团队购买和实施战略系统的能力。采购管理平台可以在满足政策和预算要求的同时，在采购过程中为团队提供支持。通过解放员工，摆脱繁琐的审批流程，企业可以专注于真正重要的事情——工作本身。
到现在为止，你已经知道现代采购流程是什么样的了。但是从哪里开始，如何开始呢?以下是一些最佳实践，帮助您摆脱传统的CD采购方法，成为数字采购专家。
来源:Quolum
商家可以通过SaaS支出管理平台．这些平台可以支持三个特定领域:
成功的数字化采购的下一步是审计现有技术．通过以下步骤找出你的团队使用的方法:
数字采购不能孤立地进行。在决定购买工具、购买多少以及是否续签协议时，让每个团队的利益相关者参与进来是很重要的。这些利益相关者是:
购买数码产品有两种方式。第一种是点击协议，第二种是合同谈判．点击进入协议不会在价格、费用、付款计划或安全承诺方面提供让步。
通过直接与供应商销售代表谈判合同，组织可以验证合规性需求，获得回扣，并减轻压力数据泄露和赔偿。
传统的采购流程不再与基于云的SaaS世界兼容。有远见的领导者可以从过时的、不受监管的采购转向数字化采购，充分利用最佳的主动和预测技术。
毕竟，我们生活在一个充满无限SaaS解决方案和工具的世界里，这些解决方案和工具在增长和解决问题方面具有惊人的潜力。现在是采购方法迎头赶上的时候了。
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