营销手段意味着规划会议和会议。所有这一切可能会导致头疼,如果你不提前计划。

想象面对一个活页夹的最后期限觉得不知所措。你必须完成一个巨大的功绩当你之前从来没有计划召开一个会议。

你做什么工作?

正如你可能已经猜到,这计划时发生在我身上导致阵营国家会议。幸运的是,我得到一个大的活页夹的信息从过去的事件营销人员的知识供应商、赞助商、参与者、品牌标准,等等。

在本文中,我们将讨论必要的措施妥善计划你的下一个(或第一!)会议。,最后你会发现一个方便,下载清单打印出来作为你开始!

5建议记住当你计划会议

为了不忽视小细节,重要的是要记住以下5个建议当你开始计划你的会议。

1。计划落后

你知道什么使规划一个巨大的事件没那么可怕?住的时候,小量、渐进的最后期限。一旦你设置你的实际事件日期,思考你需要多少时间来完成手头的任务。我们很快就会进入按照概述!

2。将任务委托给其他人

如果你在非营利部门会议或计划总的来说,你是一个超级英雄。但每个超级英雄都有一个伙伴。这就是为什么你应该任命一个或每组负责如果可能的话:

• 与会者
• 志愿者
• 演讲者
• 供应商
• 赞助商

不把一个巨大的事件吗?你不需要每一个组织的人掌舵。记住:如果你开始觉得不知所措,该委托。

3所示。可视化的最终目标

想象自己作为出席者。现在,作为一个赞助商。你希望作为会议的一部分?你想知道当什么信息?确保将所有的沟通和接触点你想如果你是参加活动或赞助。通过使用保持沟通渠道的畅通

4所示。把有趣的生活

增加创新,社会媒体友好活动事件,像一个慢动作视频展台。有时这些有趣的添加没有目的,但他们肯定帮助提高你的社会媒体的存在。确保你的与会者不仅学到很多,而且他们的脸上也有笑容一整天!

如果你的与会者还记得他们神奇的时候,他们会更有可能在未来回来或把它推荐给别人。

5。大事化小

事情会出错。主讲人的航班可能被推迟或取消。你可能无法找到另一种方法让他们会议时间。那么你会怎么做?即兴发挥。

在我们的场景中,我们决定一天把人感兴趣的一个小组讨论,让与会者提出紧迫的问题。这个g大街我们的演讲者更面临时间和观众,让观众参与水平匹配值得会议的报名费。

在你的活动策划清单

读完上面的建议,你可能想知道你应该做什么,当你应该这样做!从开始到结束,请阅读下面的详细版本的清单。

尽快(第一个)

找出你的预算。钱的问题的时候规划一个事件。没有任何?赞助往往由企业想要做他们的部分(和有一个摊位或他们的名字出现在你的事件或宣传材料)。

确定参与的目标。理想现实地讲,有多少人会参加?你与会议的主要目标是什么?如果这不是一个就职会议有多少人参加了前几年?确保使用这些与会者列表和基于他们设定一个现实的目标。

选择一个日期。出于某种原因,这可能是非常伤脑筋的。你会不可避免地经历“如果我忽视了一些大型活动已经举办这一天? !“不要深思,但是做你的研究!你看看其他类型的会议,结合,确保你不安排争夺与会者。

童子军的场所。你理想的主机吗?现在你的# 2选择是什么?最坏的情况是什么?一切的计划。另外,确保发现规格!会场提供餐饮吗?A / V鬼混呢?如何你的主持人能够得到他们的消息吗?空间访问吗?最好的选择将覆盖最轻松地。

巩固品牌。如果这是一个全新的会议上,你需要做大量的品牌可以投入运动中比什么都重要。

10个月前会议

安全的扬声器和赞助商。T他会拿起电话,陌生拜访,来回发邮件。你要早点出发,以确保你有足够的时间来让每个人都回到你。

储备场地空间。当你与婚礼、家庭团聚、甚至更大的会议,你想不留漏洞。这样做至少提前10个月。你需要的空间了,这样你就可以开始广告和让人知道!

开放注册。越快越好!需要帮忙吗?看看事件管理平台软件帮助简化过程!

6个月前会议

巩固议长bios和表现主题。至此,您应该知道扬声器相对较好,他们会说什么,他们的bios。这样,你可以利用这些信息来宣传活动。

推动注册。你应该全面展开。电子邮件营销、社会化媒体营销、从山顶大喊…你懂的。利用列表可用以前的与会者,找到新的人与社交媒体营销目标,和别的你的号码。

3个月前会议

巩固志愿者。做一个强大的推动更多志愿者人员事件。问过早之间存在着微妙的平衡,而不是要求很快。三个月应该给你足够的时间来锁定志愿者。

订单标识。确保将任何标志你要在你的订单。你可以早些时候,更好!

预算办理登机手续。年代ee如何你做预算(如果你需要削减,高档烟机器)。

1个月前会议

发送flash出售。Help推动一些最后的参与者的优势。别忘了把当前的与会者,或者你可能有人敲你的门的低价格。

2周直到会议

让谈话和巴兹。加大与在线对话,文章概述了会是谁,并且可以错过演讲!考虑创建一个#标签的事件在社交媒体平台上分享!

一周的会议

发送提醒。发短信、电子邮件、信鸽…无论你可以提醒你的会议的每一个方面,他们需要的地方,什么时候。

确认最终数据场所和餐饮。他们需要知道最终的裁员事件。这意味着注册也应该被切断。

组装材料。无论是放在一起包或折叠程序,试图把一切组装和之前准备好会场前一晚。这就是志愿者的手。

会议的前一天

走过或者开始设置地点。可能有一个事件前一晚在你的空间,防止你预先设置。或者,你可能会走好运!要么穿过尽可能多设置,或者完全建立第二天是一个微风!

天的会议

提前到达。这一点是不言而喻的。,设置,和燃料与咖啡获得一个伟大的开始!

检查与接触点。如果你准备接受每一个接触点,这应该顺利进行!现在你的工作简单地帮助需要!

会议后(约1周)

发送谢谢你。建立了一个空间事件的参加者离开个性化演讲者笔记。

发送中心调查。明年想要一个更大的成功?问问你的与会者、音箱、赞助商、供应商,和志愿者他们喜欢什么,想要不同,等等。

庆祝!你做到了!说真的,你应该检查这个盒子。不管它是一个正式的聚会上出现泡沫,或一个泡沫浴看书你一直推迟,在你自己的方式庆祝,然后考虑这个列表完成!

作为奖励,确保免费下载整个会议计划清单,打印出来作为规划你的多次会议!