管理好你的沟通从来没有比今天更具有挑战性。
不断增长的平台上的实时反应、随时在线的客户群以及以点击速度移动的在线世界，这些都使保持稳定成为一项独特的挑战。越来越多的接触点很容易把你的交流引向你从未计划过的方向，经常导致缺乏一个连贯的策略来管理如何、在哪里以及与谁一起传递信息。
也许是时候拔掉插头，退后一步，重新评估一下事情。要清楚地知道你想要如何沟通，首先要知道你现在在哪里。这意味着要诚实地列出你的通信工具箱看看你目前的运作方式是否与你未来的道路一致。这就是通信审计的用武之地。
什么是沟通审计?
传播审计包括评估你与所有利益相关者保持品牌传播的情况。它们通过确定你的沟通与你的品牌形象、价值观和商业目标的一致性来阐明你与世界互动的方式。它们还有助于让人们注意到，在不同受众、渠道和背景下，清晰、一致和适当的声音往往被忽视的重要性。
沟通审计是一个识别哪些是有效的，哪些可以改进的机会，认识到应该将更多的资源用于这里，而将更少的资源用于那里。
审核的结果可以揭示你在多大程度上保持了一个统一的品牌印象与不同受众沟通随着时间的推移。就像财务审计或绩效审计一样，沟通审计与各种规模的组织相关，需要定期进行，以保持一切有序并有助于整体成功。
如果您以前从未考虑过通信审计，那么现在可能是时候看看您可以做些什么来进行小的改变，从而在您与他人的联系方式上取得巨大的改进。为了让您开始，我们整理了一个路线图，以帮助您更好地理解你们目前的通讯状态．
进行适当沟通审计的6个步骤
深入研究你过去和现在的沟通策略，并不像你想象的那么难。如果你能把它分解成沟通方式的基本方面，并从不同的角度来看待它，那就特别容易了。这里有六个步骤，将有助于创建自己的通信审计。
1.分析你目前内部和外部沟通的范围
当你开始列出你与各种联系人交流的地方的数量时，你会惊讶的。记住,一切与你的品牌相关。你数过你的邮件页脚了吗?你邮件的主题是什么?你的YouTube频道描述?
无论你的清单是什么，它都远远超出了简单的事情，如网站内容，社交媒体帖子，时事通讯和新闻稿．每一本宣传册，每一个标志或横幅，每一篇媒体报道，甚至是你的标志——它们都有助于提高你沟通方式的整体有效性。
这一步将有助于打开你的眼睛，到底有多少品牌接触点，并认识到建立某种一致性需要一个计划。就像在财务审计中即使是很小的开支也算数一样，你的品牌足迹中有很多小的组成部分会影响你的形象。当确定你当前交流的真实范围时，一定要包括最微小的部分。
2.评估所有过去和现有的沟通
这可能需要更多的时间投资，但从它所提供的见解来看，这是值得的。回顾你的交流历史将使你更容易确定受众、平台和问题，这些问题比其他问题发挥更大的作用。
这种专注是合理的，因为它符合你的业务目标，还是可能会以牺牲其他东西为代价?看看你沟通的结果，它们是否令人满意，或者如果你采取不同的方向，是否可以做得更好?有没有什么特别的错误或胜利?这里的关键是寻找能表明你是否坚持你的沟通策略的要点。
如果你有足够长的时间跨度的材料，你可能会发现你交流中的一种成长或演变。它是如何变化的，为什么?这是一个有意识的决定还是碰巧发生的?现在更好还是以前更好?如果你从过去回顾你的沟通策略的某些方面，并想“我不敢相信我们做了这“这是你在正确的方向上成长的标志，还是你偏离了一些行之有效的东西?”
3.从员工、客户、利益相关者和普通受众那里收集见解
你必须以谦逊和开放的心态来接近这一步。从关键利益相关者那里获得反馈对于任何沟通审计都是绝对必要的，因为主要目标之一是了解什么他们想想你的沟通方式。
你得到的答案可能会有点刺痛，但在强调优点和缺点时，这种反馈是有价值的指南之一。把你的沟通策略想象成亚马逊上的产品。这一步就是直接查看客户评论。
获得反馈的过程在某种程度上取决于组织的规模和沟通活动的范围。所涉及的后勤甚至可能需要第三方的参与来组织一些事情，如焦点小组、调查、与管理层和员工的访谈等等。
关键是要从尽可能多的声音中获取信息，甚至可能扩大到有价值的客户，甚至是你的当地社区。向所有人敞开大门，但要特别重视那些能够根据自己参与创意过程的经验，对你的沟通做出最佳评估的员工。你可能会对同事从未分享过的伟大想法感到惊讶，因为他们会说:你从未问过!
4.进行SWOT分析
首先，给需要的人一个简短的提醒。SWOT分析是一个可视化的表示年代实力,Weaknesses,O机会和T任何策略都不涉及。在这种情况下，它有助于确定你的沟通策略是在推动你实现业务目标还是在阻碍你。
SWOT简单矩阵可以帮助突出需要使用和构建的资产，需要解决和修复的漏洞，将重点放在快速进展的机会上，并提醒您需要避免的危险。
同样，就像财务审计一样，公司的传播绩效状况可以部分基于对大局因素和更大的商业环境的相同战略评估。对一些简单问题的诚实回答可以帮助对你的表现质量进行现实的评估。
你擅长什么?怎样才能变得更好呢?你的重点应该放在哪里?你需要改进你正在做的事情或者完全改变方向吗?把所有东西都写成a的形式SWOT分析可以帮助你组织你的想法，并阐明你思考当前策略的方法。
如果你能更好地了解什么对你有用，你需要改变什么，你面前有什么机会，如果你现在不改正的话，什么会伤害你，那么你就会知道这一步是有用的。
5.为未来的沟通策略创建一个模型
在这一点上，当你转向未来时，你应该开始对事情应该如何看待有一个更好的愿景。您可以在充分理解渠道和受众之间的配对的基础上做出决策。从最小的媒体提及到最大的品牌平台，你了解你的传播范围。
你已经列出了过去和现在的工作清单，并从中挖掘你如何运作的演变。来自各种联系人的广泛反馈让你更深入地了解了你的工作是如何被感知的，你甚至还使用了战略图表来制定未来的行动计划。
为你未来的沟通策略创建一个模型，作为你新课程的行动计划和模板。你实际的未来计划可能并不完全符合它——所有的计划都会改变，但它可以作为你迄今为止从工作中吸取的经验教训的清单。
在这一点上，您还需要分享到目前为止您所学到的知识，并让其他涉众参与必要的更改。为了预算或其他组织目的，与关键员工分享你的计划也是必要的。
6.根据你的发现实施你的新策略
终于到了开启新的沟通策略的时候了。你从上一步的模型提供了方向，你所需要做的就是让它发生。从快速的胜利和唾手可得的果实开始可能是个好主意，这可以让你快速开始，并保持你需要的动力，让事情继续向前发展。
不是所有的事情都能在一夜之间完成，所以根据需要将计划分为短期、中期和长期步骤。请记住，一定程度的灵活性总是必须存在的，并且延迟、障碍和不断变化的环境是不可避免的。
一旦你的计划安全到位，并在实施过程中，你会发现自己更仔细地监控你的通信活动，使未来的审计更容易。说到未来，在你实施了第一个行动计划之后，下一次审计就不会太远了;对于大多数操作来说，一年两次就足够了。
沟通审计问题模板
财务结果要经过审计，费用账目要经过审计，员工业绩要经过审计，甚至办公用品也要进行盘点!虽然对许多人来说这可能是一个新想法，但沟通审计也应该是任何组织评估的标准部分。考虑到在当今这个随时连接、随时通知的世界中，沟通的关键作用，优化你管理别人对你的看法的方式从未像现在这样重要。
作为开始你自己的沟通审计的一部分，考虑从你的客户那里得到一些简单的反馈。直接询问他们的想法通常是了解他们想法的最好方法。
试着问这样的问题:
- 你如何评价我们目前的沟通策略?(1-5个，5个最好)
- 您希望以何种方式接收我们的信息?
- 你希望多久收到我们的通讯?
- 找到你想要的信息有多容易?
- 我们如何更好地改进我们的沟通策略?
总是会有异常值，但这里的平均值肯定会告诉你你的起点是否不错。
预测许多答案可能很容易，但你可能会惊讶地发现你可能不知道的趋势或未被充分利用的媒介。一个很容易被忽视的问题是，如果他们的答案和你想的不一样，记住他们是对的，你是错的。
对你来说看似简单和明显的事情可能对第一次来的人来说并不容易，这是一个很好的机会，可以从你每天处理的事情中获得一些新的视角。你永远不知道你会从开放式的问题中学到什么，很多客户会很乐意接受这个邀请。
结论
沟通策略和实践，就像企业和组织的其他方面一样，可能会过时，效率低下，需要改造。沟通审计是一个对你管理公共关系的方式竖起一面镜子的机会，可以看到哪些部分工作得很好，哪些部分可以重新考虑。
通过盘点你的沟通活动，使其与业务目标一致，并与利益相关者合作，你可以制定一个计划，利用你做对的事情，纠正你做错的事情。一旦重新配置，以适应你的品牌目标和价值观，你的传播策略可以成为一项有价值的资产，同时支持组织的整体绩效。
