尽管会议可能不受欢迎，但在商界是必要的。

最好的会议是简短而高效的。每个人都有所贡献，每个人离开时都知道一些他们不知道的事情，每个人都清楚接下来需要发生什么。

说到糟糕的会议，我们通常在会议开始前就能感觉到。事先准备好的谈话要点会让人觉得多余或毫无意义，虚拟会议室也会显得拖沓，或者当天办公室的情绪也会让人感觉不太好。

糟糕的会议充其量只是浪费时间(和金钱)．在最糟糕的情况下，一个糟糕的会议可能会对整个工作日造成不利影响。通常，我们在会议开始前就不经意地破坏了会议，成为自己最大的敌人。无论你和你的团队是面对面还是远程会议，充分的准备都是关键比人们想象的要简单．

你是怎么破坏会议的

没有人想成为破坏会议的人。通常，这不是一个人能做的事。它可以是一件小事，也可以是一堆方法结合在一起，等于一个真正浪费时间、精力和金钱的会议。

要了解以上每一个方面的更多信息，请继续阅读。

1.你不需要制定议程

未能创建一个清晰和简洁的会议议程或者忘记将议程分发给你的团队，这很快就会保证你的会议偏离轨道。会议应该有一个明确的目的，而不仅仅是一个状态报告，这可以很容易地由在线项目管理软件．

不知道哪一个对你的会议最有利?看看我们列出的市场上最容易使用的项目管理工具。

创建一个议程并将其发送给你的团队，给他们足够的时间来查看并准备好有效地贡献。当你的团队知道对你有什么期待时，他们就会来参加你的会议，配合你的准备和热情。而不是过早地对会议的必要性感到不安。

你的日程应该包括明确的开始和结束时间，以确保准时到达，并防止任何观望和侧目思考:“这还需要多长时间?”此外，如果这些规则还没有提前在全公司范围内建立起来，你的议程应该包括基本规则。不希望有人在会议期间玩手机或笔记本电脑?想在路边聊天?解决问题的最好方法是阻止它的发生。

2.你的会议没有主持人

如果没有一个主持人，你的会议很容易偏离轨道或拖得太长，如果没有一个明确的领导者，被打断或不必要的喋喋不休的机会就会更高。为了避免你自己(和你的团队成员)在嘈杂或停滞的会议上感到头痛，指派一名协调人提前。

会议促进包括一系列的角色和任务。例如，让人们保持话题，仔细倾听每个人在说什么，这样就不会漏掉每个人的观点，提出创造性解决问题的技巧，如果出现冲突，支持团队解决问题。你的主持人需要了解会议的内容(人们在谈论什么)和过程(对话是如何进行的)。这种意识有助于主持人提出有效的想法，以帮助讨论向前推进。

会议主持人对远程或混合团队特别有用，目前有54%远程工作者是会议和头脑风暴会议被排除在外．助推器是非常有用的工具，可以确保远程团队成员被听到，并平等地参与对话。

3.你的会议落在了错误的时间或日期

这似乎是一个微小的细节，但这是一个简单的会议调整，可能会使一切都不一样。你是否提前发出了一份无懈可击的议程，并且有一个世界级的主持人引导你的会议走向成功，但不知怎的，你仍然没有从你的员工那里得到你期望的生产力、创造力或热情?会议的问题可以归结为会议室门上方时钟上的指针的位置。

研究表明周一和周五是最不适合开大型会议的日子因为员工们要么因为上周末的昏昏沉沉而分神，要么因为对周末的期待而分神。

早餐会议，即使你提供了咖啡或食物，也没有上午的会议效率高，所以最好给员工一个小时的额外时间，以确保他们处于最佳状态。

如果提供食物，午餐会议可以非常有成效。否则，你的团队很有可能会专注于如何填满他们隆隆作响的胃。同样地，如果你把会议安排在午饭后，你要准备好面对一屋子人在饭后无精打采的状态下交流时的挫败感。大家都喜欢在周中和下午开会。这就是你，周二下午3点。

4.你没有正确地使用科技

从确保视频链接准备就绪，为远程工作人员工作，到清理幻灯片，出现故障或不理想的技术可能会迅速破坏会议。

虽然技术本身就是不可靠的，但还是有办法保证你的会议不会有任何接口减速带。

1. 如果可行的话，在会议前花时间进行技术预演。特别是如果在会议期间要实现任何新的应用程序或软件。即使在排练过程中没有出现任何故障，花点时间熟悉新技术也会给你带来信心，从而促成无缝的会议。测试你的视频会议摄像机和你的会议工具，以确保一切准备就绪。
2. 事先和你的技术团队商量一下。无论技术预演是否可行，你都应该提前与你的技术团队详细讨论你将在会议中使用的技术。如果你计划在会议中使用的任何技术可能有问题，他们将能够通知你(更新、连接标志)。
3. 准备一个备用计划。这是关键，特别是如果您计划使用的技术是新的或不熟悉的。你的备份计划可以很简单，比如打印出你要在演示中使用的幻灯片的硬拷贝，或者在会议期间为远程团队提供的视频中断时，准备单独的音频备用。当我们的表现处于危险之中时，基于技术的焦虑就会出现，所以准备一个备份计划会让你头脑清醒，只会积极地满足预期。

5.这个会议是不必要的

对于员工来说，没有什么比坐着开完整个会议，等待会议变得相关或必要更令人沮丧的了。特别是在今天，在我们越来越多的科技主导的工作场所，被要求亲自参加或通过远程视频会议，开会的行为感觉像是一个大要求，是一种侵入性的责任和工作日的干扰。因此，雇主或团队领导要确保每次会议都是必要的。

有时候会议组织得不好，或者只是在浪费员工的时间。为了让你的会议成为必要的会议，它应该具备以下所有东西:

• 目的。就像今天的商业活动一样，优先事项也在不断地转移。从会议被安排到实际举行，很多事情都可能发生变化，有时随着这种变化，会议的目的会得到解决，或者因为中间的情况而变得无关紧要。如果你发现为一个你不知道目的的会议创建议程，或者是在处理一个你知道已经解决的问题，那么这个会议是不必要的，是时候给办公室里的人发一封电子邮件，把会议从日历上删除了。
• 利益相关者。最基本的会议实践之一是确保房间里有所有必要的人(而且只有必要的人)，特别是手头上主题的主要利益相关者。有时候，如果你在最后一刻被取消了约会，你可能会忍不住继续前进，但你最终只会碌碌无为。比利益相关者不在场更糟糕的是，他们出席了会议，但由于缺乏音频质量、视频反馈断断续续或耗时的网络会议下载而导致效率低下。确保你在远程会议中使用了最好的工具有效的虚拟会议可能的。
• 新信息。不必要的每日或每周状态更新和计划他人会议是效率的敌人。当然，有时它们实际上是有效的，就像任何实践一样，它的有效性取决于你和你的团队之间的动态。然而，这些通常可以简化为“正常业务”更新。一旦从一项任务或焦点中脱轨，它就会停止25分钟后回到正轨所以要确保这是值得的。如果你的团队没有什么新内容需要汇报，可以让他们跳过这些邮件;如果没有实质性内容需要讨论，可以让他们简单地发送一封邮件。

图片来源:PGi

尽可能安排最好的会议

用一些方法来武装你自己和你的团队，避免疯狂的会议，开始只与正确的人在正确的时间、正确的地点举行富有成效、高效的会议。许多公司已经尝试在每周的某一天“不开会”，让员工有机会赶上工作、写作或娱乐代码不受干扰，专心工作。有了正确的工具和计划，会议就能成为有创意的、有用的分享意见和对话的机会。

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